HR-Transformation bei Hilti führt zu ganzheitlichen Effizienzvorteilen

Selbst wenn außer Frage steht, dass ein Wandel nötig ist, um sich von einem suboptimalen Status quo zu lösen, kann es eine große Hürde sein, den dafür nötigen Elan und Handlungsdruck aufzubringen. Ganz besonders gilt dies für globale Unternehmen, die es mit komplexen Betriebsumgebungen in verschiedenen Ländern zu tun haben.

Das war auch bei Hilti der Fall. Das Unternehmen aus Liechtenstein, das Produkte für Baugewerbe und Gebäudeinstandhaltung in mehr als 120 Ländern fertigt und vertreibt, führte 2018 Workday Human Capital Management (HCM) ein. Der Wechsel war ein solcher Erfolg, dass das HR-Team schon bald auch die Talentmanagement- und Vergütungslösung zur Unterstützung seiner 32.000 Mitarbeiter weltweit zum Einsatz brachte.

Das Dokumentenmanagement hingegen war sehr fragmentiert – und an manchen Standorten sogar noch analog. Je nach Markt kamen unterschiedliche Systeme zum Einsatz: von SAP über SharePoint bis zu Ausdrucken auf Papier. Aufgrund einer unumstößlichen Deadline ergab sich plötzlich eine Chance: Die Unternehmensführung von Hilti beschloss, ein SAP-HR-Modul außer Betrieb zu nehmen, das von den regionalen Unternehmenseinheiten für die Dokumentenablage verwendet wurde. Das war die Gelegenheit, das Dokumentenmanagement im gesamten Unternehmen zu modernisieren.

„Auf oberste Ebene war immer klar, welche funktionalen Anforderungen das System erfüllen musste“, so Zuzana Rozkosna, HR Global Project Manager bei Hilti. „Die Lösung musste Funktionen für Dokumentenerstellung, elektronische Signaturen und Dokumentenablage bieten. Das alles sollte vernetzt sein: ein einziger, automatisierter Informationsfluss. Außerdem sollte der manuelle Aufwand in Hinblick auf Sicherheit, Datenschutz und Compliance möglichst gering gehalten werden. Letztendlich wollen wir den HR-Teams das Leben leichter machen, nicht schwerer. Dazu wollen wir den Mitarbeitern Zugriff auf ihre eigenen Dokumente bieten, um die Transparenz zu erhöhen.“

Das HR-Transformationsteam war zunächst skeptisch, dass man eine einzige Lösung finden würde, die die lange Liste spezifischer Anforderungen erfüllen könnte. Für die Lösungen externer Anbieter wäre die Implementierung und Verwaltung eines weiteren Softwaresystems erforderlich, was mit gravierenden Nachteilen einherginge, z. B. einer uneinheitlichen Anwenderoberfläche und einer verzögerten Datenintegration. Auf den ersten Blick sah es so aus, als würde Workday Human Capital Management die spezifischen Anforderungen von Hilti, z. B. lokal verwaltete Dokumentvorlagen und maßgeschneiderte Zugriffsrechte für Dokumente, nicht vollständig erfüllen.

Dann jedoch stieß das Team auf die Möglichkeit, diese Funktionen mithilfe von Workday Extend innerhalb der Workday-Plattform zum Einsatz zu bringen. Zur Unterstützung wandte es sich an Kainos, ein führendes Unternehmen in der Entwicklung von Extend-Apps, das von mehreren anderen Kunden von ähnlichen Problemen beim Dokumentenmanagement gehört hatte. Anstatt eine benutzerdefinierte Anwendung speziell für Hilti zu entwickeln, kam man überein, dass Kainos ein robustes, konfigurierbares Dokumentenmanagementsystem innerhalb von Workday entwickeln würde. Mit diesem Ansatz konnte Kainos sowohl die Anforderungen von Hilti erfüllen als auch ein Produkt für andere Kunden mit demselben Problem entwickeln.

Kainos arbeitete Hand in Hand mit dem HR-Transformationsteam von Hilti. Auf Grundlage der Probleme und Herausforderungen des Teams entstand Kainos Employee Document Management, das erste End-to-End-Dokumentenmanagementprodukt seiner Art, das für die Workday-Plattform verfügbar ist und inzwischen von Workday als eigenes Lösungspaket genehmigt wurde.

„Der mögliche Mehrwert durch die Nutzung der bestehenden Lösungen und die einheitliche Anwendererfahrung war nicht zu übersehen“, so Rozkosna.

Lokale Kontrolle, globale Integration

Mit dem Ziel der Transformation vor Augen konzentrierten sich die Teams von Hilti und Kainos auf drei Schlüsselbereiche: Vorlagenmanagement, Dokumentenerstellung und Dokumentenablage.

In Bezug auf das Vorlagenmanagement liegt die Verantwortung und das Management der Lösung beim jeweiligen HR-Team vor Ort. Die globale HR- oder IT-Abteilung muss nicht involviert werden. Bestimmten Teammitgliedern kann der Zugriff auf spezifische Vorlagen für eine Reihe von Dokumentenkategorien, E-Signatur-Typen und Workflows gewährt werden.

Die Lösung umfasst „alle Vorlagen, die HR-Teams im Zuge des Lebenszyklus eines Mitarbeiters benötigen: von der Einstellung über Positionswechsel, Änderungen in der Vergütung, dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses bis hin zu Mitarbeiterbeziehungen – alles, was man sich vorstellen kann“, so Rozkosna.

Da die Vorlagen vollständig in die Datenbanken von Hilti eingebunden sind, erfordert die Dokumentenerstellung jetzt weit weniger Zeit und manuellen Aufwand. „Platzhalter werden mit Workday-Daten befüllt. Der Anwender kann das Ergebnis prüfen und bei Bedarf manuell überschreiben“, erklärt Rozkosna. „Man kann Änderungen in letzter Minute vornehmen und dann geht es mit dem Workflow für E-Signaturen weiter.“

Sobald die Unterzeichnung abgeschlossen ist (dank einer DocuSign-Integration), werden die Dokumente automatisch gespeichert, wobei die Angaben in der Vorlage und der Dokumententyp den Speicherort bestimmen. „Die HR-Teammitglieder müssen nicht in den Prozess eingreifen. Die Dokumente werden gespeichert und auf strukturierte Weise angezeigt“, so Rozkosna. „Wir haben sogar eine spezielle Kategorie nur für die Mitglieder des HR-Teams, sodass ein Dokument beispielsweise für die HR-Abteilung sichtbar ist, nicht jedoch für die Mitarbeiter. Und wir verfügen über sehr detaillierte Sicherheitsvorkehrungen mit Informationen darüber, wer ein bestimmtes Dokument einsehen bzw. bearbeiten kann. Diese Informationen sind sehr detailliert.“

Diese Granularität hilft Hilti auch dabei, Dateien einzufrieren, um Rechts- und HR-Anforderungen zu erfüllen, z. B. in Bezug auf Krankmeldungen, Elternzeit oder Kündigung. Im Falle eines Rechtsstreits „können wir auf einen Button klicken, damit Dokumente nicht versehentlich gelöscht werden. Erst wenn die rechtliche Sperre aufgehoben ist, kann das entsprechende Dokument gelöscht werden“, so Rozkosna.

Die Transformation schreitet weiter voran

Das Transformationsteam von Hilti führt Kainos Employee Document Management in mehreren Phasen ein, beginnend mit den 11 Ländern, die vom Ende der Nutzung des SAP-Dienstes betroffen sind. Die Mitarbeiter in diesen Ländern nutzen die neue Lösung seit Ende 2022. Die Einführung soll innerhalb der nächsten zwei Jahre abgeschlossen werden.

Kainos Employee Document Management ist eine umfassende, effiziente Plattform für HR-Teams. Sie zeigt, was durch Zusammenarbeit und innovatives Denken alles möglich ist. Als eine von Workday zugelassene Lösung kann sie nach Hilti nun auch anderen Unternehmen bei der Bewältigung ihrer Herausforderungen im Bereich Dokumentenmanagement helfen.

Für andere Kunden, die eine ähnliche Umstellung planen, hat Okosun einen Ratschlag: „Bereiten Sie sich gut vor, bevor Sie mit dem Projekt beginnen. Denken Sie an all die Aspekte, die Sie berücksichtigen müssen: rechtliche Anforderungen, Aufbewahrungsfristen für Dokumente, Datenschutz in den verschiedenen Ländern ... Sie sollten sich wirklich die Zeit nehmen, all diese Themen in Ihre Planung einzubeziehen.“

All die Planung und Vorbereitung zahlt sich jetzt aus, da Kainos Employee Document Management unternehmensweit zum Einsatz gebracht wird. Okosun ist sich jedoch darüber im Klaren, dass Hilti erst am Anfang steht, wenn es darum geht, den vollen Nutzen dieser zukunftsweisenden DMS-Lösung auszuschöpfen.

„Im gesamten Unternehmen suchen wir bereits nach weiteren Anwendungsfällen“, erklärt sie. „Diese Dokumentenmanagementlösung ist für unser Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Auf Basis dieses Anwendungsfalls und dieser Erfahrung sind wir jetzt am Überlegen, in welchen Bereichen wir es noch einsetzen können.“