Workday Podcast: Cómo mejorar la experiencia del empleado con las aplicaciones móviles

Para posibilitar una experiencia del empleado positiva, las empresas deben adoptar una filosofía de trabajo en cualquier momento y lugar. Berea Schaffer, vicepresidenta de experiencia móvil de Workday, comparte insights sobre cómo pueden las empresas aumentar la satisfacción del empleado proporcionando una motivadora experiencia de aplicaciones móviles integral.

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Crear una experiencia del empleado positiva es vital para el éxito de cualquier organización. Y es fundamental que los empleados que trabajan de cara al cliente, que constituyen aproximadamente el 80 % de la fuerza laboral, se sientan informados, conectados e implicados. Por ese motivo, disponer de una interfaz móvil personalizada que ofrezca una experiencia fluida es más importante que nunca. 

En este episodio de Workday Podcast, hablamos con Berea Schaffer, vicepresidenta de experiencia móvil de Workday, sobre cómo pueden las empresas aumentar la satisfacción del empleado proporcionando una motivadora experiencia de aplicaciones móviles integral. 

Estas son algunas de las citas destacadas extraídas de la conversación, que hemos editado para mayor claridad. Encontrará los demás episodios del podcast aquí. No deje de seguirnos en la plataforma que prefiera para escuchar sus podcasts favoritos y no perderse ningún episodio.

  • “Más del 80 % de la fuerza laboral mundial no tiene escritorio; es decir, nunca se sienta a una mesa durante su jornada. Por lo tanto, sus teléfonos móviles son el principal recurso para hacer su trabajo. Necesitan poder acceder a la empresa desde ellos. El móvil es sumamente importante, porque ayuda a los empleados a mantenerse más productivos, implicados e informados. Nuestra dependencia del móvil es enorme y no da señales de reducirse”.

  • “La experiencia del empleado es algo de suma importancia en la actualidad. Es lo que favorece o entorpece nuestra capacidad para atraer y retener el talento. La lucha por el talento es feroz en este momento y las personas exigen una experiencia del empleado excelente que sea fluida y acorde con sus valores y que les ayude a desempeñar las tareas de su puesto con eficacia. En Workday, somos el centro de la experiencia del empleado para la mayor parte de los clientes a los que prestamos servicio”.

  • “Lo prioritario para la mayoría de los CIO es: ‘¿Cómo me aseguro de empoderar a los empleados para que sean productivos y se mantengan implicados, a la vez que protejo la empresa?’ Los CIO deben plantearse con detenimiento las políticas y las medidas de seguridad que implementan. La educación continua es clave para que los empleados sepan a qué pueden acceder y cuándo pueden obtener ese acceso, además de entender a qué es seguro conectarse. Muchas empresas utilizan en la actualidad soluciones de gestión de dispositivos móviles (MDM, por sus siglas en inglés) para delimitar lo que los empleados pueden hacer desde sus dispositivos. Por supuesto, con una política de traer su propio dispositivo, hay aspectos como el cifrado de datos (tanto en reposo como en tránsito) que tienen que pensarse con mucho cuidado. Pues bien, los CIO deben integrar todo ello en la experiencia del empleado para que esta sea fluida y conectada”.

Ghadeer Redler: Crear una experiencia del empleado positiva es vital para el éxito de cualquier organización. Y es fundamental que los empleados que trabajan de cara al cliente, que constituyen aproximadamente el 80 % de la fuerza laboral, se sientan informados, conectados e implicados. Por ese motivo, disponer de una interfaz móvil personalizada que ofrezca una experiencia fluida es más importante que nunca. En este episodio de Workday Podcast, Berea Schaffer, vicepresidenta de experiencia móvil de Workday, comparte insight sobre cómo pueden las empresas aumentar la satisfacción del empleado proporcionando una motivadora experiencia de aplicaciones móviles integral. Soy la presentadora de este podcast, Ghadeer Redler. Gracias por acompañarme hoy, Berea. Antes de empezar, ¿puedes contarnos brevemente tu experiencia anterior y el rol que desempeñas ahora en Workday?

Berea Schaffer: Claro. Como has dicho, soy vicepresidenta de experiencia móvil en Workday. Nuestro equipo consta de unas cien personas. Creamos las aplicaciones iOS y Android para Workday. Antes de incorporarme a Workday, trabajé 17 años en tecnología. Gran parte de ese tiempo me dediqué a la experiencial móvil, sobre todo en empresas de trato directo con el cliente final (B2C), desarrollando soluciones para viajeros, por ejemplo, para Expedia. Pasé bastante tiempo en una startup llamada Armoire, con la que todavía tengo mucha relación, que tiene una gran presencia móvil. Y realicé labores de consultoría y trabajé en Go Daddy y en muchos otros lugares. Pero estoy muy ilusionada de estar en Workday y desarrollar aplicaciones que ayudan a más de 60 millones de empleados de todo el mundo a desempeñar mejor las tareas de su puesto de trabajo cada día.

Ghadeer Redler: Impresionante. Estamos encantados de tenerte aquí, en el estudio de Workday. Antes de entrar en el universo del móvil, vamos a delimitar el escenario. La experiencia del empleado es un término muy amplio. Desde tu punto de vista, ¿cómo defines la experiencia del empleado y por qué es tan importante?

Berea Schaffer: Vamos a ver. La experiencia del empleado es un término amplísimo. En realidad, se trata de cómo crear un entorno que genere empleados más implicados y satisfechos. Y esto abarca, como puedes imaginar, todas las interacciones que estos realizan con su organización y con sus homólogos en el trabajo. La experiencia del empleado es algo de suma importancia en la actualidad. Es lo que favorece o entorpece nuestra capacidad para atraer y retener el talento. Por supuesto, sabemos que la lucha por el talento es feroz en este momento y que las personas exigen una experiencia del empleado excelente que no solo sea fluida y acorde con sus valores, sino que también las ayude a desempeñar las tareas de su puesto con eficacia. En Workday, disfrutamos de una posición única. De hecho, somos el centro de la experiencia del empleado para la mayor parte de los clientes a los que prestamos servicio. Tenemos toda la información acerca de sus empleados. Y también toda la información acerca de la organización y de sus necesidades. Además, somos el espacio al que acuden muchos empleados y mánagers a realizar gran parte de las tareas de los puestos de trabajo que desempeñan en su organización.

Berea Schaffer: Así pues, en términos de nuestras posibilidades, tenemos la oportunidad de mejorar realmente la productividad de los empleados optimizando su experiencia digital. También somos el centro a la hora de ayudar a promover el desarrollo y el crecimiento de las personas. Como sabemos, todos quieren crecer en su carrera profesional. El mundo avanza hacia un marco en el que las carreras profesionales se basan en skills. Y lo cierto es que tenemos la oportunidad de entender en qué sentido quieren crecer las personas y cuáles son sus oportunidades, y de ponerlas en contacto con el aprendizaje y con la formación. Por último, podemos ayudar a las personas a sentirse más conectadas, tanto a sus organizaciones como a sus homólogos. Esto se puede conseguir mediante acciones como asegurarse de que se mantengan al día de lo que sucede en sus empresas, de que dialoguen con sus homólogos y sus mánagers. Además, a través de otros productos nuestros, como Peakon, podemos ayudar a las empresas a tantear continuamente cómo se sienten los empleados cada día y actuar antes de lo que antes habría sido posible.

Ghadeer Redler: Me gustaría hablar un poco sobre el rol que el móvil desempeña en la experiencia del empleado. ¿Puedes compartir insights sobre ello?

Berea Schaffer: Al estudiar el móvil en relación con la experiencia del empleado, creo que lo fundamental es ser conscientes de que utilizamos estos dispositivos continuamente. Por lo tanto, estamos acostumbrados a disfrutar de un acceso estupendo y fabuloso a las personas y a la información en todas partes. Este nivel de comodidad que el móvil ha introducido en nuestras vidas personales se ha convertido también en la expectativa en nuestras vidas profesionales. Por eso, al plantearnos cómo crear la mejor experiencia del empleado, el móvil nos ofrece la oportunidad de contactar con las personas dentro de su proceso de trabajo natural, además de ayudarlas a ser productivas y a mantenerse implicadas tal y como ya están acostumbradas. Ahora, en la mayoría de las fuerzas laborales, las personas utilizan sus teléfonos y la mayoría de los empleados consideran que, sin ellos, no podrían desempeñar las tareas de su puesto de manera eficaz.

Berea Schaffer: Por eso, en Workday intentamos averiguar cómo ofrecer una experiencia realmente increíble en nuestros teléfonos, que mantenga a los empleados implicados, actualizados e informados, pero que también les permita aprobar el informe de gastos mientras están en el transporte público viniendo a trabajar, o fichar a la entrada o a la salida del trabajo con total fluidez, sin tener que acceder a un ordenador. Cuando nos fijamos en cómo trabajan las personas en este momento, hay dos aspectos que destacan. En primer lugar, más del 80 % de la fuerza laboral mundial no tiene escritorio. No pasan el día sentados a una mesa. No tienen el ordenador portátil delante. Por lo tanto, sus teléfonos móviles son el principal recurso para hacer tareas como estas. Además, con la pandemia, las personas están más dispersas que nunca. Ahora, con el teletrabajo, las personas necesitan disponer de acceso a la empresa. No están todo el día sentados en la oficina. Por eso el móvil es tan sumamente importante. Ayuda a los empleados a ser más productivos, a mantenerse más implicados de la forma en la que ya están acostumbrados. Además, nuestra dependencia del móvil es enorme y no da señales de reducirse.

Ghadeer Redler: Efectivamente. Has señalado muchos temas interesantes. Para retomar algo que acabas

de decir, parece que la expectativa de los empleados es tener una experiencia móvil como de consumidor también en el trabajo. En tu opinión, ¿a qué desafíos se enfrentan las empresas a la hora de interactuar con los empleados a través del móvil?

Berea Schaffer: Veamos. Me gustaría agruparlos en dos bloques. El primero son los desafíos de los empleados. En nuestro estudio, hemos descubierto algunas cosas. Una de ellas preocupa mucho, la capacidad para separar el trabajo de la vida personal. Las personas se plantean si quieren utilizar su dispositivo personal con fines profesionales. Asimismo, muchas empresas tienen que proteger esos dispositivos para garantizar que sean seguros y de que su información vital no se filtre al exterior. Y las personas siguen considerando su dispositivo personal como algo que les pertenece. Es importante lograr un equilibrio. Las personas se plantean si quieren que las puedan localizar en todo momento. Por otro lado, está la carga económica que puede conllevar. Si envías notificaciones o las personas consumen muchos datos en el teléfono por motivos profesionales, a menudo esto hace que sus planes de datos no sean suficientes. Esto es otro aspecto que hay que tener en cuenta. Y otra cuestión más que ha surgido recientemente y que resulta muy interesante es que, aunque sabemos que los trabajadores sin escritorio llevan el dispositivo consigo y que este los empodera porque les permite seguir su proceso de trabajo natural, se los sigue estigmatizando por traer el teléfono al trabajo o usarlo delante de los clientes. Es frecuente que los demás no lo consideren un instrumento de trabajo. Piensan que lo usas para holgazanear. Muchos empleados nos dicen que, aunque están realizando tareas de trabajo, la percepción es que están usando el dispositivo para atender sus asuntos personales. Sabemos que todos estos temas están en la mente de los empleados.

Berea Schaffer: En cuanto a las empresas, nuestros clientes, hay bastantes aspectos derivados de la capacitación que aportan los dispositivos móviles. La primera y principal es la seguridad. Tanto si son dispositivos personales o, como sucede en muchas organizaciones, dispositivos de empresa, existe siempre la preocupación por saber si la información y los datos están protegidos. Podríamos dedicar un podcast completo a la seguridad [risas] de los dispositivos, a las políticas de traer dispositivos propios y a sus pros y contras. Pero creo que, en definitiva, cada vez es más frecuente permitir los dispositivos en el lugar de trabajo y las empresas constatan que ayudan a las personas a ser más productivas, así que están adoptando este tipo de iniciativas. El segundo bloque son los desafíos de las empresas. En nuestro estudio, hay algunos aspectos que destacan. Por supuesto, el primero y el más importante para todos los CIO es la seguridad. ¿Cómo me aseguro de que todos los empleados accedan a la información del trabajo desde sus dispositivos, de que mantenemos esa información segura y de que estamos protegidos contra los ataques? Este es un tema muy importante y podríamos extendernos mucho rato hablando sobre las políticas de traer dispositivos propios y sobre las mejores prácticas en este sentido. Pero no vamos a entrar en detalles ahora.

Ghadeer Redler: A lo mejor en otro episodio de Workday Podcast.

Berea Schaffer: Veamos. Claro. La segunda parte, que es muy interesante, se refiere a los empleados por horas. Es decir, si a los empleados por horas se les debe pagar por el tiempo que están trabajando, ¿qué sucede cuando acceden a sus dispositivos fuera del horario laboral? ¿Les tengo que pagar ese tiempo? Esta es una de las principales preocupaciones de los clientes que tienen empleados por horas y es algo que plantean con frecuencia. Es otro de los aspectos en los que hemos visto trabajar a las empresas con sus empleados, para intentar determinar cómo compensarlos por ese tiempo.

Ghadeer Redler: Vamos a ahondar un poco en esto. ¿Qué mejores prácticas deberían tener en cuenta los líderes de TI al implementar una aplicación móvil en el lugar de trabajo?

Berea Schaffer: Veamos. Claro. En relación con la última pregunta, hemos mencionado brevemente la seguridad. Lo que considero que es prioritario para la mayoría de los CIO es: ¿Cómo me aseguro de empoderar a los empleados para que sean productivos y se mantengan implicados, a la vez que protejo la empresa? Y esto pasa por plantearse con detenimiento las políticas y las medidas de seguridad que implementan. Esto lo incluye todo, desde la educación del empleado; es decir, asegurarse, de forma continua, de que sepan cuándo y a qué pueden acceder, y también de que entiendan a qué tipos de redes y recursos es seguro conectarse. Es imprescindible implementar todo esto. Era habitual realizar ese tipo de formación con los ordenadores portátiles. Pues bien, lo mismo ocurre con los dispositivos personales que traemos al trabajo. Por otro lado, como sabes, muchas empresas utilizan soluciones de MDM para protegerse delimitando las cosas que los empleados pueden hacer en sus dispositivos y a qué pueden acceder. Estas son también salvaguardas que pueden implementarse. Por supuesto, con una política de traer su propio dispositivo, hay aspectos como el cifrado de datos (tanto en reposo como en tránsito) que tienen que pensarse con mucho cuidado. Otro aspecto es integrar en todo ello la experiencia del empleado, asegurarse de que todo fluya y esté interconectado. Por ejemplo, si estás rellenando un informe de gastos en el teléfono, en tu dispositivo, pero luego cambias a otro dispositivo, ¿cómo te aseguras de que esté todo conectado, de que puedes continuar en el mismo punto en que lo dejaste? Por eso, es importante crear una experiencia digital totalmente fluida, independientemente del dispositivo que se utilice. Evidentemente, esto es genial en Workday, porque somos un proveedor de software empresarial cloud.

Berea Schaffer: Creo que, por último, es fundamental plantearse la experiencia integral del empleado y entender cuál es la mejor manera de sacar partido de los dispositivos móviles para que las personas sean más productivas al realizar sus tareas cotidianas. Estos dispositivos ofrecen muchísimas oportunidades, con integraciones con la cámara o la geolocalización, y todo tipo de prestaciones únicas que las personas pueden incorporar a las aplicaciones para que sus empresas sean más eficaces.

Ghadeer Redler: Exactamente. Son aspectos muy interesantes que hay que tener en cuenta. Vamos a hablar un momento del futuro de los móviles. Si pudieras mirar una bola de cristal, ¿cómo crees que va a evolucionar la experiencia móvil en los próximos cinco años? Y ¿podrías hablarnos también un poco de los aspectos de esa experiencia móvil en los que Workday está invirtiendo?

Berea Schaffer: Por supuesto. Cuando nos planteamos nuestra experiencia móvil, lo que intentamos es dar un paso atrás y observarla desde dos ángulos diferentes. Uno de ellos es la capacidad de los dispositivos móviles para ayudar a las personas a ser más productivas. Una vez más, se trata de conectar con ellas dentro de su proceso de trabajo natural, de asegurarnos de que puedan acceder a la información que necesitan y hacer las tareas sin importar desde dónde trabajen.

Pero el segundo se refiere a cómo aumentar la implicación de los empleados.

Nuestros dispositivos generan motivación de forma natural. Primero, porque estamos utilizándolos continuamente. Y, segundo, porque puedes usar mecanismos como el envío de notificaciones, entre otros, para atraer a las personas. Así pues, en términos de la experiencia móvil, intentamos averiguar cómo utilizarla para crear un lugar de trabajo que sea más productivo e implicado. También invertimos en otras áreas, como saber qué tipos de tareas son las que realizan los empleados con más frecuencia en nuestras aplicaciones móviles y hacer que esas tareas les resulten realmente fluidas y sencillas. Así que tenemos situaciones en las que, por ejemplo, si estás rellenando un informe de gastos, ¿cómo evitamos las tareas tediosas actuales y las integramos con la funcionalidad nativa, como la cámara, para que puedas cargarlo y enviarlo con la fluidez y facilidad que esperamos de los dispositivos? Aplicamos esta misma lógica a muchas de las tareas más importantes que las personas realizan en los móviles.

Berea Schaffer: En cuanto al segundo ángulo, el relativo a la implicación, tenemos varias oportunidades a nuestra disposición. En primer lugar, hay muchas personas que utilizan los teléfonos móviles para aprender; esto es algo estupendo. Es una tendencia que me sorprendió bastante. En términos de cómo se planifican las personas su carrera profesional, de cómo buscan nuevas oportunidades, actualmente gran parte de esa actividad se lleva a cabo en los dispositivos móviles. Por eso, algo que nos interesa mucho es averiguar cómo hacer posible el crecimiento a través de la experiencia de búsqueda de oportunidades de puestos de trabajo, ya sea dentro de tu propia empresa (por ejemplo, con Career Hub) o en otras empresas distintas. ¿Cómo conseguimos que esta experiencia sea fluida y sencilla, pero motivadora al mismo tiempo? ¿Cómo ayudamos a entender qué expectativas tienen los empleados respecto a su carrera profesional, qué skills desean adquirir, cómo quieren desarrollarse? ¿Y cómo logramos que estas interacciones sean más divertidas y motivadoras? Podemos avisarlos de nuevas oportunidades; por ejemplo, “Esto te podría interesar” o “Acaba de aparecer este curso. Puede ser interesante que lo hagas". Estas son algunas de las iniciativas que podemos tomar para contribuir a que la trayectoria profesional y la experiencia de aprendizaje resulten más divertidas en el móvil.

Berea Schaffer: Y, por último, nos fijamos mucho en el desarrollo de la interconexión y de la pertenencia. Cada vez recibimos más quejas, sobre todo ahora, que las personas están más dispersas que nunca, porque los empleados sienten que no reciben suficiente comunicación de sus empresas. Siempre llevas el teléfono en el bolsillo. Así que es el mejor lugar al que enviar la información necesaria. Por eso, estudiamos la forma de asegurarnos de ayudar a las empresas a comunicar la información necesaria a los empleados, para que estén al día. Pero también pensamos en las conexiones entre los empleados y sus homólogos. Hay muchas comunicaciones que se refieren a asuntos como el calendario o el intercambio de turnos. Intentamos integrar todo eso en la experiencia de la aplicación de una forma muy natural, porque ya estamos acostumbrados a usar los teléfonos para este tipo de cosas. De este modo, ayudaremos a las personas a propiciar las interconexiones, a desarrollar la pertenencia y a crear comunidad en el lugar de trabajo.

Ghadeer Redler: Es una tecnología apasionante para el futuro. Y con tanta tecnología en auge, ¿cuál es la que te apasiona personalmente? ¿Qué es lo que más ilusión te hace que esté disponible en el ámbito de las aplicaciones móviles?

Berea Schaffer: Veamos. Hay dos cosas que me parecen muy innovadoras y estupendas para experimentar con ellas. La primera es la realidad aumentada (AR) en los dispositivos; piensa en cómo podría cambiar la formación y el aprendizaje, que serían mucho más inmersivos que ahora. Se me ocurren dos ejemplos. Imagínate que eres un asociado de retail y que utilizas la formación basada en AR para saber cómo montar un tope de góndola en un supermercado o una muestra de productos. Es alucinante. Y muy potente. O, por ejemplo, la formación para fabricación, porque puedes mirar el dispositivo y ver cómo reparar una pieza. Todo esto me parece increíble y apasionante. Y ya se está empezando a usar en el lugar de trabajo.

Berea Schaffer: La segunda es muy interesante para Workday y para el ámbito de los empleados sin escritorio. Se trata de las notificaciones enriquecidas e interactivas. Un ejemplo de caso de uso sería el de un empleado por horas que tiene que fichar cuando comienza a trabajar. Al pasar por la puerta, podría fichar automáticamente o recibir una notificación que le pregunte “Parece que has llegado al trabajo. ¿Quieres fichar?” Oportunidades como estas también me parecen apasionantes. Además, estamos estudiando elementos como los widgets, que han adquirido mucha popularidad. Residen en la pantalla principal del dispositivo. Ni siquiera tienes que iniciar sesión. Podrían utilizarse, por ejemplo, para mostrar la información del calendario. Todas estas oportunidades me parecen absolutamente increíbles y va a ser muy interesante comprobar lo que conseguimos hacer para facilitar la vida a las personas.

Ghadeer Redler: Exactamente. Me encantan los widgets que llevo en la pantalla de inicio, así que estoy deseando ver cómo se desarrolla todo esto también en el ámbito profesional. En fin, Berea, muchas gracias por haber charlado hoy conmigo. He disfrutado mucho de la conversación y de tenerte en el Workday Podcast. Si los que nos escuchan desean disfrutar de más contenido como este, les recomiendo que se suscriban.

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