Podcast Workday : Améliorer l'expérience collaborateur grâce au mobile

Pour offrir une expérience collaborateur positive, les entreprises doivent adopter la philosophie du « partout, tout le temps ». Berea Schaffer, Vice President of Mobile chez Workday, explique comment les entreprises peuvent améliorer la satisfaction de leurs collaborateurs en offrant une expérience intégrale attrayante sur applications mobiles.

Épisode également disponible sur Apple Podcasts, et Spotify.

La création d'une expérience collaborateur positive est indispensable au succès d'une entreprise. Et lorsqu'il s'agit des collaborateurs front-line, soit environ 80 % des effectifs, il est essentiel qu'ils se sentent informés, connectés et engagés. C'est pourquoi il est plus important que jamais de disposer d'une interface mobile fluide et personnalisée. 

Dans cet épisode Workday Podcast, j'aborde avec Berea Schaffer, Vice President of Mobile chez Workday, la manière dont les entreprises peuvent accroître la satisfaction de leurs collaborateurs en proposant une expérience intégrale attrayante sur applications mobiles.

Voici quelques extraits de l'entretien, modifiés pour plus de clarté. Vous trouverez les autres épisodes de notre podcast ici. N'hésitez pas à nous écouter dès que l'occasion se présente pour ne manquer aucun épisode.

  • « Plus de 80 % des effectifs mondiaux n'ont pas de bureau, à savoir, ils ne sont pas assis derrière un bureau toute la journée. Ainsi, leur téléphone est souvent leur meilleur outil de travail. Ils ont besoin que leur entreprise vienne à eux. Le mobile est extrêmement important, car il aide les salariés à être plus productifs, à rester mobilisés et à s'informer. Notre dépendance à l'égard de la technologie mobile est aujourd'hui considérable, et cette tendance ne faiblit pas. »

  • « De nos jours, l'expérience collaborateur s'avère véritablement cruciale. C'est ce qui favorise ou entrave notre capacité à attirer et à fidéliser les talents. La guerre des talents fait rage. Chacun exige une excellente expérience collaborateur, une expérience alignée sur ses valeurs, fluide et qui favorise les performances. Et Workday est au centre de l'expérience collaborateur de la plupart de nos clients. »

  • « La plupart des DSI se demandent comment garantir la productivité et l'engagement des collaborateurs tout en sécurisant leur entreprise. » Les DSI doivent soigneusement réfléchir aux politiques et aux mesures de sécurité qu'ils mettent en place. La formation continue est essentielle pour permettre aux salariés de savoir à quoi ils peuvent accéder et quand, et qu'ils comprennent à partir de quel appareil ils peuvent se connecter en toute sécurité. De nombreux employeurs utilisent désormais des solutions de gestion des appareils mobiles (MDM) pour protéger ce que les collaborateurs peuvent réellement faire à partir de leurs appareils. Et bien sûr, des éléments tels que le chiffrement des données, tant au repos que lors de leur transfert, doivent être bien pensés dans le cadre d'une politique de « bring-your-own-device » (l'utilisation d'appareils personnels dans un cadre professionnel). Surtout, les DSI doivent prendre tout cela en compte dans l'expérience collaborateur pour la rendre fluide et connectée. »

Ghadeer Redler : La création d'une expérience collaborateur positive est indispensable au succès d'une entreprise. Et lorsqu'on parle des collaborateurs front-line, soit environ 80 % des effectifs, il est essentiel qu'ils se sentent informés, connectés et engagés. C'est pourquoi il est plus important que jamais de disposer d'une interface mobile fluide et personnalisée. Dans cet épisode Workday Podcast, Berea Schaffer, Vice President of Mobile chez Workday, partage sa vision sur la manière dont les entreprises peuvent accroître la satisfaction de leurs collaborateurs en proposant une expérience intégrale attrayante sur leurs applications mobiles. Je suis Ghadeer Redler et je suis ravie de vous accueillir. Merci de me rejoindre aujourd'hui, Berea. Avant de commencer, pouvez-vous nous parler un peu de votre parcours et de votre rôle actuel chez Workday ?

Berea Schaffer : Bien sûr. Donc, comme vous l'avez dit, je suis Vice President de la division Mobile chez Workday. Notre équipe est composée d'environ 100 personnes. Nous sommes chargés du développement des applications IOS et Android pour Workday. Avant de rejoindre Workday, j'ai passé 17 ans dans la Tech. Une grande partie de cette expérience a été acquise dans le domaine de la mobilité, en particulier au sein d'entreprises B2C, pour lesquelles j'ai créé des solutions dédiées aux voyageurs, par exemple, pour le compte d'Expedia. J'ai passé pas mal de temps dans une startup appelée Armoire, dans laquelle je suis toujours très impliquée, qui a une énorme présence mobile. Et j'ai fait du consulting, j'ai travaillé chez Go Daddy et dans plein d'autres entreprises. Mais je suis très heureuse d'être ici, chez Workday, et de créer des applications qui aident plus de 60 millions de salariés dans le monde à mieux faire leur travail chaque jour.

Ghadeer Redler : Formidable. Eh bien, nous sommes ravis de vous avoir ici dans le studio de Workday. Avant de nous plonger dans l'univers de la technologie mobile, plantons le décor. L'expérience collaborateur est un terme particulièrement vaste. De votre point de vue, qu'est-ce que l'expérience collaborateur et pourquoi est-elle si importante ?

Berea Schaffer : L'expérience collaborateur est un terme très large. Il s'agit en fait de savoir comment créer un environnement favorisant l'engagement et la satisfaction des collaborateurs. Et cela s'étend, comme vous pouvez l'imaginer, à toutes les interactions entre les salariés et leur entreprise, ainsi qu'avec leurs collègues de travail. L'expérience collaborateur est tellement essentielle de nos jours. C'est ce qui favorise ou entrave notre capacité à attirer et à fidéliser les talents. Nous savons tous que la guerre des talents fait rage. Chacun exige une excellente expérience collaborateur, une expérience alignée sur ses valeurs, fluide et qui favorise les performances. Chez Workday, nous avons une position vraiment privilégiée. Nous sommes en fait au centre de l'expérience collaborateur pour la plupart de nos clients. Nous avons toutes les informations sur leurs salariés. Nous disposons de toutes les informations sur l'entreprise et ses besoins. Et nous sommes le lieu où de nombreux collaborateurs et responsables viennent effectuer une grande partie de leurs tâches pour le compte de leur entreprise.

Berea Schaffer : Ainsi, lorsque nous réfléchissons à ce que nous pouvons faire, nous avons la possibilité d'améliorer réellement la productivité des collaborateurs en rationalisant leur expérience digitale. Nous sommes également au centre de l'aide à l'évolution et au perfectionnement des collaborateurs. C'est évident, chacun souhaite faire évoluer sa carrière. Le monde s'oriente de plus en plus vers un schéma de carrière basé sur les compétences. Et nous avons vraiment la possibilité de comprendre dans quel cadre les collaborateurs veulent évoluer et quelles sont leurs opportunités, mais aussi de les orienter vers l'apprentissage et la formation adaptés. Enfin, nous pouvons les aider à se sentir davantage connectés à leur entreprise et à leurs collègues. C'est possible par exemple, en veillant à ce qu'ils soient tenus informés de ce qui se passe dans leur entreprise, qu'ils aient des échanges avec leurs collègues et leurs responsables. Grâce à d'autres de nos produits, comme Peakon, nous pouvons réellement aider les entreprises à prendre le pouls de ce que ressentent les collaborateurs au quotidien et à agir plus tôt qu'elles ne l'auraient fait autrement.

Ghadeer Redler : Maintenant, parlons un peu du rôle de la technologie mobile dans l'expérience collaborateur. Pouvez-vous nous en dire plus à ce sujet ?

Berea Schaffer : Lorsque nous pensons à la technologie mobile pour l'expérience collaborateur, il faut tenir compte d'un point essentiel : nous sommes tous pendus à nos appareils mobiles à longueur de journée. Et nous sommes habitués à avoir un accès aussi génial qu'incroyable tant aux personnes qu'aux informations, où que nous soyons. Ce niveau de commodité introduit dans nos vies par la technologie mobile est devenu une attente dans nos vies professionnelles. Ainsi, lorsque nous réfléchissons à la manière de créer la meilleure expérience collaborateur, la technologie nous offre vraiment la possibilité de ne pas perturber le travail quotidien des collaborateurs et de les aider à être productifs et engagés de la façon dont ils sont habitués. Dans la majorité des entreprises, les collaborateurs utilisent leur téléphone, et la plupart estiment qu'ils ne peuvent plus sans passer pour être efficaces.

Berea Schaffer : Et donc, chez Workday, nous essayons vraiment de comprendre comment nous pouvons offrir une expérience réellement exceptionnelle sur nos téléphones pour permettre aux salariés de rester engagés et informés, mais aussi d'approuver une note de frais pendant leur trajet domicile-travail ou de pointer en arrivant et en partant de leur lieu de travail de manière fluide, sans passer par un ordinateur. Deux choses ressortent vraiment lorsque nous analysons la façon dont les personnes travaillent aujourd'hui. Premièrement, plus de 80 % des collaborateurs dans le monde n'ont pas de bureau. Ils ne sont pas assis derrière un bureau toute la journée. Ils n'ont pas d'ordinateurs portables devant eux. Aussi, leurs téléphones sont vraiment, souvent, le meilleur moyen de leur permettre de travailler. Et surtout, le personnel est plus dispersé que jamais depuis la pandémie. Désormais, les télétravailleurs ont besoin que leur entreprise vienne à eux. Ils ne sont pas assis à leur bureau toute la journée. Au final, l'extrême importance de la technologie mobile apparaît clairement. Elle aide les collaborateurs à être plus productifs, à rester engagés de la façon dont ils sont habitués. Notre dépendance à l'égard de la technologie mobile est aujourd'hui considérable, et cette tendance ne faiblit pas.

Ghadeer Redler : Effectivement. Vous soulevez beaucoup de points importants. Et pour revenir sur une chose que vous venez

de dire, il semble que les collaborateurs souhaitent une expérience mobile professionnelle proche de celle grand public. Quels sont, selon vous, les défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'il s'agit de communiquer avec leurs salariés sur mobile ?

Berea Schaffer : Je les regrouperais en deux catégories. La première concerne les collaborateurs. Nous avons vu apparaître quelques éléments dans nos recherches. L'un d'eux concerne la capacité à tracer une ligne entre le travail et la vie privée. Et il y a toujours cette question : est-ce que je suis prêt à utiliser mon appareil personnel à des fins professionnelles ? De nombreux employeurs doivent ensuite sécuriser ces appareils pour s'assurer qu'ils sont sûrs et que leurs données critiques ne sont pas divulguées. Les personnes considèrent toujours leur appareil personnel comme quelque chose qui leur est propre. Donc créer cet équilibre, est-ce que je veux être joignable tout le temps, c'est quelque chose d'important pour les collaborateurs. Une autre chose est la charge financière qui peut en résulter. Ainsi, si vous envoyez des notifications ou si les collaborateurs consomment beaucoup de données à des fins professionnelles sur leur téléphone, il arrive souvent qu'ils utilisent la totalité de leur forfait de données. Il s'agit donc d'un autre élément à prendre en compte. Autre aspect intéressant apparu récemment concernant les collaborateurs sans bureau, même si nous savons qu'ils ont des appareils mobiles qui leur permettent vraiment de travailler normalement, il existe encore un sentiment de gène lié au fait de sortir son téléphone personnel au travail ou de l'utiliser devant les clients. Souvent, ce n'est pas considéré comme du travail. On pense que vous êtes en train de vous amuser. Les collaborateurs nous disent souvent que, même s'ils sont sur leurs appareils mobiles pour le travail, les gens pensent qu'ils sont en train de faire autre chose. Nous sommes conscients que ce sont des questions qui inquiètent les salariés.

Berea Schaffer : Du côté des employeurs, nos clients, pas mal de choses sont apparues avec l'extension du mobile. La première, et la plus importante, est vraiment la sécurité. Ainsi, avec les appareils personnels, voire ceux fournis par de nombreux employeurs, il y a toujours la question de la sécurité des informations et des données. Nous pourrions consacrer tout un épisode sur la sécurité [rires] et les politiques d'utilisation des appareils personnels dans un cadre professionnel, ainsi que les avantages et les inconvénients. Mais je pense qu'en fin de compte, il devient de plus en plus courant d'autoriser les appareils mobiles sur le lieu de travail. Les employeurs constatent leurs avantages pour la productivité des collaborateurs et commencent à les accepter. La deuxième catégorie de défis concerne les employeurs. Deux choses ressortent vraiment de nos recherches. La première, bien sûr, et la plus importante pour tous les DSI, est la sécurité. Comment puis-je m'assurer que si mes salariés accèdent à des informations professionnelles à partir de leurs appareils, ces informations restent sécurisées et que nous sommes protégés des violations ? Il s'agit d'un sujet très important, et nous pourrions consacrer un épisode entier aux politiques et aux bonnes pratiques en matière d'utilisation d'appareils personnels. Mais ce n'est pas le sujet.

Ghadeer Redler : Peut-être dans un autre podcast Workday.

Berea Schaffer : Absolument. La deuxième chose vraiment intéressante concerne les salariés rémunérés à l'heure. S'ils doivent être payés pour le temps qu'ils travaillent, que se passe-t-il lorsqu'ils accèdent à leur appareil en dehors des heures de bureau ? Dois-je payer ces heures ? Il s'agit d'une préoccupation majeure pour un grand nombre de nos clients qui ont des salariés rémunérés à l'heure ; ils nous en parlent souvent. C'est donc un autre point qu'abordent les employeurs avec leurs collaborateurs pour essayer de trouver un moyen de rémunérer ce temps.

Ghadeer Redler : Penchons-nous un peu plus sur ce sujet. Quelles sont les bonnes pratiques à appliquer par les responsables informatiques lors de la mise en œuvre d'une application mobile dans leur entreprise ?

Berea Schaffer : Bonne question. Lors de la question précédente, nous avons brièvement parlé de la sécurité. Pour la plupart des DSI, la chose la plus importante est de savoir comment garantir la productivité et l'engagement des collaborateurs tout en sécurisant leur entreprise. Il s'agit simplement de bien réfléchir aux politiques et aux mesures de sécurité que vous mettez en place. La sensibilisation des collaborateurs est donc indispensable pour s'assurer qu'ils savent à quoi ils peuvent accéder et quand, et qu'ils comprennent à partir de quels types de réseaux et d'appareils ils peuvent se connecter de manière sécurisée. Nous avons tous l'habitude de recevoir ce type de formation pour nos ordinateurs portables. C'est la même chose avec les appareils personnels que vous apportez au travail. Par ailleurs, de nombreux employeurs utilisent désormais des solutions MDM pour aider à protéger les activités des collaborateurs depuis leurs appareils mobiles, ce qu'ils peuvent télécharger et ce à quoi ils peuvent accéder. Ce sont d'autres solutions qu'ils peuvent mettre en place. Bien sûr, des éléments tels que le chiffrement des données, tant au repos que lors de leur transfert, doivent être bien pensés dans le cadre d'une politique de « bring-your-own-device » (l'utilisation d'appareils personnels dans un cadre professionnel). Il s'agit également de commencer à intégrer ces aspects dans l'expérience collaborateur, en veillant à ce qu'elle soit fluide et connectée. Ainsi, si vous remplissez une note de frais à partir de votre téléphone, mais que vous passez ensuite à un autre appareil, comment vous assurer que tout est connecté, que vous pouvez reprendre là où vous vous êtes arrêté ? Il s'agit donc d'offrir une expérience digitale totalement transparente, quel que soit l'appareil utilisé. Et c'est là que Workday excelle, car nous sommes un fournisseur Cloud de logiciels de gestion d'entreprise.

Berea Schaffer : Je pense qu'il faut véritablement se pencher sur l'expérience collaborateur de bout en bout et commencer à comprendre comment vous pouvez tirer le meilleur parti de la technologie mobile pour rendre les salariés plus productifs dans leurs tâches quotidiennes. Ces appareils mobiles offrent de nombreuses possibilités d'intégration, avec l'appareil photo, la géolocalisation et toutes sortes de fonctionnalités exceptionnelles que les utilisateurs peuvent intégrer dans leurs applications pour rendre leurs activités plus efficaces.

Ghadeer Redler : Oui. Ce sont des points importants à prendre en compte. Parlons un instant de l'avenir du mobile. Que vous dit votre boule de cristal sur l'expérience mobile dans les cinq prochaines années ? Pouvez-vous aussi nous parler un peu des investissements de Workday dans l'expérience mobile ?

Berea Schaffer : Avec plaisir. Lorsque nous nous penchons sur notre expérience mobile, nous essayons vraiment de prendre du recul et de la considérer sous deux angles différents. Premièrement, le mobile peut vraiment aider les personnes à être plus productives. Il s'agit, une fois encore, de ne pas perturber leur travail quotidien en veillant à ce qu'elles puissent accéder aux informations dont elles ont besoin et accomplir les tâches, peu importe leur lieu de travail.

Mais deuxièmement, il s'agit vraiment de la manière de renforcer l'engagement des collaborateurs.

Et nos téléphones mobiles sont si naturellement engageants. D'une part, nous sommes dessus tout le temps. D'autre part, vous pouvez utiliser des mécanismes comme les notifications push pour attirer les personnes. Ainsi, lorsque nous envisageons notre expérience mobile, nous essayons de trouver comment créer un lieu de travail à la fois plus productif et plus engagé grâce à elle. L'un des domaines dans lesquels nous investissons est le moyen d'identifier ce que les salariés font le plus sur nos applications mobiles pour rendre ces tâches principales vraiment, vraiment fluides et simples. Reprenons l'exemple des notes de frais. Comment pouvons-nous transformer une tâche assez fastidieuse aujourd'hui et l'intégrer avec des fonctionnalités natives telles que l'appareil photo, des options d'importation et de validation aussi simples que possible, fonctionnalités que vous attendez sur votre appareil. Nous appliquons cette même logique à un grand nombre des tâches importantes réalisées sur mobile.

Berea Schaffer : Deuxième chose concernant l'engagement, nous pouvons faire beaucoup. Tout d'abord, nous constatons que de nombreuses personnes se forment sur leur téléphone portable, ce qui est formidable. C'est une tendance qui a été assez surprenante pour moi. Quand on pense à la façon dont les personnes gèrent leur carrière, dont elles trouvent de nouvelles opportunités, une grande partie se fait désormais sur mobile. Nous travaillons donc vraiment à la manière de favoriser la croissance en facilitant la recherche d'opportunités, que ce soit au sein de votre entreprise actuelle à l'aide de services comme le hub Carrière, ou dans d'autres entreprises. Comment pouvons-nous faire en sorte que cette expérience soit à la fois fluide, facile et attrayante ? Ensuite, comment pouvons-nous vous aider à comprendre ce que vous cherchez à faire dans votre carrière, les compétences que vous cherchez à acquérir, la manière dont vous souhaitez évoluer ? Comment pouvons-nous commencer à rendre ces interactions beaucoup plus agréables, beaucoup plus engageantes ? Ainsi, comment pouvons-nous vous proposer de nouvelles opportunités et vous dire « Bonjour, voici quelque chose qui pourrait vous intéresser » ou « Cette formation est maintenant disponible. N'hésitez pas à la suivre. » Ce sont là quelques-unes des choses que nous pouvons faire pour rendre le parcours professionnel et l'expérience de formation plus amusants sur mobile.

Berea Schaffer : Enfin, nous travaillons beaucoup à la création du lien et du sentiment d'appartenance. Alors que les personnes sont plus dispersées que jamais, nous entendons de plus en plus les collaborateurs dire qu'ils ne reçoivent pas suffisamment de communication de leur entreprise. Vous avez toujours votre téléphone sur vous, donc si vous avez besoin d'informations, il s'agit du meilleur endroit pour les obtenir. C'est pourquoi nous essayons de trouver les moyens d'aider les entreprises à communiquer les informations nécessaires à leurs collaborateurs de manière régulière. Mais nous pensons aussi aux connexions entre les collaborateurs et leurs homologues. Il y a beaucoup de communications autour des horaires ou des échanges d'emplois du temps. Comment pouvons-nous parvenir à intégrer ces éléments dans l'application de manière très naturelle (nous avons déjà l'habitude de faire ce genre de chose sur nos téléphones) et comment aider les personnes à établir ces liens, à créer un sentiment d'appartenance, à créer une communauté avec leur entreprise ?

Ghadeer Redler : C'est une nouvelle technologie très intéressante qui nous attend. Parmi toutes les nouvelles technologies qui se développent, laquelle vous inspire le plus personnellement ? Qu'attendez-vous avec impatience en matière d'applications mobiles ?

Berea Schaffer : Pour moi, il y a deux choses vraiment innovantes et géniales à expérimenter. La première concerne la réalité augmentée sur nos appareils et la façon dont elle pourrait changer la formation et l'apprentissage et les rendre beaucoup plus immersifs qu'aujourd'hui. Quelques exemples me viennent à l'esprit. Si vous travaillez dans la distribution, vous pouvez utiliser la formation basée sur la réalité augmentée pour voir comment vous pouvez monter une tête de gondole ou un présentoir. C'est assez impressionnant. C'est assez puissant. Nous voyons aussi des choses dans le domaine industriel comme la formation à partir de votre appareil pour apprendre à réparer une pièce. Tout cela est vraiment passionnant et impressionnant. Et on trouve déjà cette technologie dans les entreprises.

Berea Schaffer : L'autre aspect qui me semble vraiment intéressant pour Workday et pour les collaborateurs sans bureau, ce sont les notifications push riches et exploitables. Je prends comme exemple un salarié rémunéré à l'heure qui doit pointer en arrivant au travail. Il franchit la porte, et le pointage se fait de manière automatique, ou bien il reçoit une notification qui dit : « Bonjour, il semble que vous êtes au travail. Voulez-vous pointer ? » Ce genre de fonctionnalités est vraiment impressionnant. Et nous nous intéressons aussi à des choses comme les widgets, qui sont devenus très populaires. Ils se trouvent sur l'écran d'accueil de votre appareil. Vous n'avez même pas besoin de vous connecter. Ils pourraient par exemple afficher des informations sur votre emploi du temps. Ces types de fonctionnalités sont vraiment étonnants, et il sera intéressant de voir ce que nous pouvons en faire pour faciliter la vie des collaborateurs.

Ghadeer Redler : Oui. J'adore les widgets de mon écran d'accueil, et j'ai donc hâte de voir ce qu'ils peuvent offrir à l'environnement professionnel. Parfait Berea, merci encore d'être venue aujourd'hui. J'ai beaucoup aimé notre échange et je suis ravie que vous avoir accueillie dans Workday Podcast. Pour ceux qui nous écoutent, si vous voulez en savoir plus, n'hésitez pas à vous abonner.

En lire plus