Télétravail, recrutements massifs et réorganisation des équipes : depuis le début de la crise sanitaire, Doctolib vit une croissance sans précédent. La licorne française, accompagnée par le cabinet de conseil Mercer, a pu compter sur la solution Workday pour passer ces caps en toute fluidité. Retour d’expérience avec Gwenegan Donsimoni, responsable du SIRH chez Doctolib.
Est-il encore nécessaire de présenter la plateforme Doctolib ? Avec la crise sanitaire, l’application de prise de rendez-vous médicaux fondée en 2013 s’est imposée dans le quotidien des Français : 47 millions d’entre eux détiennent un compte. Mais Doctolib, c’est aussi un outil de téléconsultation et un logiciel de gestion de cabinet pour les praticiens.
Si la croissance était régulière depuis le début de l’aventure, la crise sanitaire a fait passer Doctolib dans une autre dimension. Dès mars 2020, Doctolib enregistre 100 000 téléconsultations par jour contre… 1 000 jusque-là. La start-up devient alors un acteur incontournable de la campagne de vaccination anti-Covid . Dès lors, les connexions de prises de rendez-vous explosent. En particulier lors de l’allocution présidentielle du 12 juillet 2021 qui annonce le lancement du passe sanitaire : plus d’un million de connexions en quelques heures…
Et si Doctolib utilise Workday pour la gestion de ses processus RH depuis 2019, la start-up a pu mesurer la fiabilité de la solution, qui lui a été précieuse pour traverser cette période sans équivalent, à chacune des étapes.
Lorsque le télétravail s’impose à tous en mars 2020 avec le premier confinement, l’entreprise décide de passer sur Slack pour centraliser sa communication interne. « Le fait que Workday s’intègre de façon native à Slack, avec une configuration simple, a été important pour nous car Slack est devenu notre hub de communication interne » explique Gwenegan Donsimoni, responsable du SIRH, Doctolib.
« Que la vie des collaborateurs soit facilitée, en leur permettant d’obtenir des informations et de poser leurs questions à partir des outils du quotidien, comme Slack, est une priorité pour nous », indique Sabine Hagege, Directrice stratégie produits Workday. De nouvelles fonctionnalités utilisables depuis Slack sont donc régulièrement ajoutées à la plateforme SIRH telles que la demande des congés, la possibilité de réaliser des feedbacks à destination d’un collaborateur ou la consultation des postes ouverts en interne.
Depuis la sortie du confinement, un accord de télétravail a été signé chez Doctolib. Workday a aussi contribué à prendre en compte les besoins particuliers de certains collaborateurs via un formulaire intégré. Début août 2021, 300 demandes d’ajustement - entre 100 % home office, 100 % office et travail hybride - ont été traitées en quelques jours seulement.
Workday a été un accélérateur avec lequel nous sommes arrivés à suivre les onboardings de manière précise et détaillée.
Gwenegan Donsimoni
Responsable SIRH
Doctolib
L’explosion de l’activité de Doctolib s’est immanquablement accompagnée de recrutements importants : plus de 700 par an pour atteindre 2 000 employés aujourd’hui. Certains mois, ce sont entre 80 et 100 personnes qui rejoignent l’entreprise et jusqu’à 190 en septembre 2021. La solution Workday a permis d’accompagner de manière efficace ce boom d’embauches.
« Workday est notre porte d’entrée qui alimente automatiquement des systèmes en cascade comme les logiciels d’émission des contrats et de paie, détaille Gwenegan Donsimoni. Le recrutement était central durant cette période et continue à l’être aujourd’hui. Workday a été un accélérateur avec lequel nous sommes arrivés à suivre les onboardings de manière précise et détaillée ».
« L’onboarding est une étape cruciale et une problématique exacerbée chez les clients en hyper-croissance comme Doctolib, renchérit Eric Jean, Sourcing Lead & Delivery Executive chez Mercer, cabinet de conseil en transformation qui accompagne l’entreprise dans la mise en place de ses outils digitaux. Il faut s’employer à offrir une expérience utilisateur optimale ».
Embauches, fins de contrat, mobilités, absences, formations, rémunérations : Workday est un allié précieux de Doctolib pour l’ensemble de ses tâches administratives RH.
Avec l’augmentation exponentielle de l’activité et l’organisation de la campagne de vaccination (2 000 centres à équiper pour la prise de rendez-vous), Doctolib a eu besoin de redéployer rapidement des collaborateurs sans que cela vire au casse-tête. Avec « Org Studio », en quelques heures seulement et quelques « glisser/déplacer » plus tard, les besoins sont couverts avec les bonnes personnes. A partir d’un organigramme existant, les déplacements de personnels sont réalisés depuis l’écran et les changements sont visualisables facilement. « Nous avons dû nous adapter de façon intense à ce moment-là.
Plus globalement pour Gwenegan Donsimoni, « l’accompagnement des équipes Mercer à la mise en place de la solution et au change management a été essentiel dans le cadre d’un projet de cette ampleur », il souligne également que flexibilité de la solution Workday a été un atout. « La solution Workday est très adaptable.»
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