Cómo la automatización de servicios profesionales respalda todo el ciclo de vida de los proyectos de cara al cliente

En el mercado actual de servicios profesionales, lo que rige todo es una excelente atención al cliente. La alta competencia, un clima económico en constante cambio, las cambiantes exigencias de los clientes y los nuevos modelos de distribución remota impulsan la necesidad de una experiencia de cliente perfecta. Eso no puede ocurrir sin un proceso simplificado, para todo, desde la gestión de una nueva oportunidad hasta la dotación de recursos, la entrega, el seguimiento, la facturación y los informes de un proyecto. 

Sin embargo, muchas empresas de servicios profesionales tienen problemas para crear una vista centralizada de los proyectos debido a operaciones fragmentadas. Los sistemas inconexos, los procesos incoherentes y los equipos aislados alientan la ineficacia y dificultan la conexión de las personas, los proyectos y los datos financieros con la visibilidad de los proyectos en el día a día. 

Las empresas de servicios profesionales necesitan una perspectiva global de los proyectos, desde el inicio hasta la finalización, para garantizar que las iniciativas de los clientes se cumplan con éxito y aumentar la eficacia, los insights y la satisfacción del cliente. 

Aquí es donde entra en juego una plataforma de automatización de servicios profesionales. En este blog conoceremos en profundidad qué es esta plataforma y cómo las empresas de servicios profesionales pueden beneficiarse de su uso.

¿Qué es una plataforma PSA?

La automatización de servicios profesionales es una plataforma de software que permite a las empresas de prestación de servicios gestionar los principales procesos de gestión front-end y back-end. Una plataforma PSA proporciona a las empresas de servicios profesionales automatización empresarial para gestionar tareas como nuevas oportunidades, gestión de recursos, introducción de horas y gastos, y transacciones financieras, entre muchas otras.

Con el fin de gestionar con éxito estas tareas y satisfacer mejor las exigencias cambiantes, el equipo de ventas, los mánagers de recursos, los responsables de proyectos y los equipos financieros de una empresa necesitan una sola fuente de información para consultar cada tipo de punto de datos. Workday Professional Services Automation (PSA) tiene la capacidad de admitir procesos de front, middle y back office al incluir recursos humanos, operaciones y finanzas, todo en una sola aplicación. 

Workday PSA gestiona todo el ciclo de vida de los proyectos facturables que implican trato directo con el cliente ayudando a vincular a las personas adecuadas con el trabajo adecuado. Además, la aplicación ofrece una visión completa de un proyecto y permite a las empresas tomar decisiones significativas sobre la utilización de recursos, la facturación de proyectos, el reconocimiento de ingresos, el seguimiento del tiempo y el control de gastos.

Veamos cómo Workday PSA apoya los elementos clave del ciclo de vida de un proyecto.

¿Qué ventajas tiene una plataforma PSA para las empresas de prestación de servicios?

Antes de cerrar un trato con un cliente, el departamento de ventas debe colaborar de forma proactiva con los equipos de gestión de operaciones y entrega para garantizar una transición exitosa del cliente. Es fundamental que las empresas puedan dar cuenta de los proyectos actuales junto con la futura cartera de candidatos para planificar con precisión la capacidad y la demanda. Asimismo, las empresas deben poder realizar un seguimiento de los eventos y actividades del proyecto que tienen repercusiones financieras a fin de asegurar su capacidad de ejecutar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. 

Workday PSA y Workday Enterprise Planning permiten a las empresas sincronizar sus planes de la fuerza laboral con sus planes financieros y previsiones de proyectos. Workday realiza un seguimiento de todas las transacciones y actividades del proyecto, mientras que todas las partes interesadas clave, desde responsables de proyectos hasta líderes empresariales, pueden verlo. También permite métodos de facturación flexibles a la hora de presentar estas transacciones en la facturación del cliente. Al añadir toda esta información, las empresas pueden gestionar de manera eficaz la utilización de los trabajadores para atender mejor los intereses de sus clientes, personal y empresa. 

¿Qué es la gestión de recursos y por qué es importante? 

Resulta fundamental que las empresas puedan sopesar las acciones del personal, como el coste, la rentabilidad, la experiencia, la disponibilidad, el riesgo, las skills, las certificaciones, la diversidad de proyectos y las preferencias de los trabajadores, con el fin de tomar decisiones bien fundamentadas para el trabajo de los clientes. Workday PSA conecta abundantes datos de capital humano con oportunidades de proyectos actuales y entrantes, lo que permite a las empresas consultar las necesidades de asignación de personal y la demanda de proyectos desde un tablero de mando centralizado de gestión de recursos inteligente, así como tomar medidas rápidamente.

Cada proyecto es único en su alcance y fluidez, mientras que la agilidad es la esencia de la mayoría de las empresas de servicios profesionales. En Workday PSA, todos los roles que respaldan un proyecto tienen la capacidad de cambiar rápidamente cuando las necesidades de un cliente pasan a ser otras. Los empleados que trabajan en los departamentos de operaciones, gestión de proyectos, facturación y finanzas, y ventas y entrega de cara al cliente pueden realizar los cambios necesarios para la continuidad del negocio. Workday PSA también ofrece a los empleados la posibilidad de ver las asignaciones actuales, las próximas oportunidades e información esencial de los proyectos según sus intereses, lo que les permite asumir su responsabilidad sobre su trabajo, clientes y carrera profesional. 

¿Cómo ayuda una solución PSA con la planificación de la fuerza laboral?

Para una empresa de servicios profesionales, sus empleados son su mayor activo. Con el fin de encontrar el talento adecuado para un proyecto y, al mismo tiempo, ofrecer una experiencia del empleado estimulante, las empresas deben poder contratar talento eventual o a tiempo completo en función de la disponibilidad, el perfil del puesto, las skills, el rendimiento y los intereses, entre otros muchos aspectos. 

Workday PSA le proporciona a los reclutadores, mánagers de recursos y responsables de proyectos una visión completa de su fuerza laboral y cartera de candidatos actuales. El sistema permite a los mánagers de recursos definir roles, encontrar talento y contratar a las personas adecuadas, todo mientras utiliza el machine learning para prever bajas indeseadas, identificar empleados de alto rendimiento en riesgo de abandonar la empresa y tomar medidas para retener los recursos clave. 

Por su parte, Workday Journeys ofrece una experiencia significativa y personalizada a los empleados, lo que maximiza tanto su implicación como su productividad. De este modo, una empresa no solo puede obtener el talento adecuado para un proyecto existente, sino también planificar el crecimiento a largo plazo al mejorar el upskilling de los empleados para las necesidades futuras en función de sus objetivos e intereses individuales.

¿Cómo puede una solución PSA mejorar la elaboración de presupuestos y la facturación de los clientes?

Gracias a Workday PSA, las empresas pueden planificar, ejecutar, analizar y gestionar proyectos y finanzas en un solo lugar, eliminando los silos y fomentando la colaboración. Asimismo, la capacidad de esta herramienta para crear presupuestos con dimensiones y controles granulares les permite gestionar de forma más eficaz los costes del proyecto con respecto al presupuesto. Con todos los cambios que pueden ocurrir durante el ciclo de vida de un proyecto, esa combinación de agilidad y control puede marcar una verdadera diferencia competitiva. 

Los proyectos de asignación de personal y facturación adecuados constituyen una parte clave del éxito de la entrega de proyectos y del fomento de las relaciones con los clientes. Las empresas de servicios profesionales requieren una herramienta de facturación completa que pueda admitir una amplia variedad de tipos de contratos, términos y condiciones de facturación, así como cambios ad hoc masivos que pueden llegar hasta el nivel de la factura. Workday PSA es lo suficientemente flexible como para admitir varias renovaciones de contratos de clientes con distintas construcciones y estructuras de tarifas, lo que contribuye a cumplir con las demandas contractuales complejas y ofrece una experiencia de cliente positiva. 

Conclusión: Workday PSA permite mejorar el personal, los procesos y la tecnología

Workday PSA es una herramienta fundamental que permite que las empresas sean unificadas, ágiles y centradas en el talento. Gracias a ella, las empresas de servicios profesionales pueden disponer de todo el proceso del proyecto en una sola herramienta, que les proporciona información sobre el capital humano, el rendimiento del proyecto y la rentabilidad. La herramienta ofrece una sola fuente de información que conecta datos de forma dinámica y desvela insights en tiempo real. 

Workday PSA permite a las empresas de servicios profesionales aumentar la eficacia en la utilización de recursos, la facturación de proyectos, el reconocimiento de ingresos, el seguimiento del tiempo y el control de gastos. Todos estos analytics y datos interactivos contribuyen a tomar mejores decisiones en los departamentos de RRHH, prestación de servicios y finanzas. En definitiva, la herramienta permite a las empresas comprender mejor la dirección general del negocio y tomar decisiones fundamentadas sobre cómo entrar en nuevos mercados y servicios de venta cruzada, así como lograr objetivos de crecimiento.