Conceptos básicos: ¿qué es el aprovisionamiento?

Hoy más que nunca, los equipos de aprovisionamiento tienen asignada la labor de ayudar a sus empresas a tomar decisiones sobre cómo mantener la continuidad del negocio a la vez que planifican para el futuro. Con la ayuda de la tecnología, la función de aprovisionamiento puede pasar de ser una organización táctica a convertirse en partner estratégico de la empresa. 

Cada vez más, las empresas se están dando cuenta de que para prosperar resulta crítico fortalecer la gestión del aprovisionamiento, el abastecimiento estratégico y la cadena de suministro. Con un proceso de aprovisionamiento adecuado, pueden mejorar la eficiencia operativa, reducir los costes, mitigar los riesgos y mejorar la colaboración y la implicación de los proveedores. Para sustentar esas iniciativas cruciales, es preciso empoderar a los equipos de aprovisionamiento con las capacidades cloud idóneas.

En este artículo explicaremos más cosas sobre los tipos de aprovisionamiento, las tecnologías utilizadas para gestionarlo y apoyarlo, y por qué la automatización y la tecnología han adquirido más importancia para el éxito de los procesos de aprovisionamiento y los equipos responsables.

¿Qué es el aprovisionamiento?

El aprovisionamiento es el proceso por el que se consiguen las mercancías y los servicios que necesita una empresa. Hay dos tipos principales: el directo y el indirecto.

Con el aprovisionamiento directo las empresas obtienen componentes o materiales que son parte de los productos finales (generalmente manufacturados). En empresas orientadas a productos, la gestión del abastecimiento y el aprovisionamiento suele ser responsabilidad de los equipos de manufactura u operaciones.

El aprovisionamiento indirecto es más frecuente en empresas orientadas a servicios, que suelen gestionar el abastecimiento en categorías como colaboradores externos, servicios de consultoría, publicidad, servicios de mantenimiento de instalaciones, suministros de oficina u otras categorías relacionadas con el funcionamiento de la empresa. Este gasto "indirecto" suele representar un porcentaje considerable de los gastos de una empresa. En las empresas de servicios, el equipo que gestiona el proceso de adquisición suele encargarse de presentar los informes al departamento de finanzas.

Otro componente clave del aprovisionamiento es el abastecimiento: el proceso de enviar solicitudes de propuesta (RFP), examinar pujas, negociar con los proveedores y gestionar contratos de mercancías y servicios. El abastecimiento es el proceso anterior que ayuda a las empresas a tomar decisiones estratégicas sobre proveedores y costes. El aprovisionamiento es el proceso posterior que facilita la recepción y el pago de mercancías y servicios. 

Actualmente las empresas tienden a incluir en la alta dirección a sus líderes de aprovisionamiento, con el cargo de Chief Procurement Officer (CPO), para la gestión de gastos estratégica en toda la empresa. 

¿Qué es "procure to pay"? 

Procure to pay (P2P) es el proceso por el que las empresas adquieren y pagan mercancías y servicios a través de sus proveedores. Por lo general, comienza en el departamento de aprovisionamiento, que define con qué proveedores tendrá contratos una empresa y qué servicios suministrarán. A continuación, los empleados crean peticiones y seleccionan las mercancías o los servicios necesarios. Tras procesarse las peticiones, el departamento de aprovisionamiento crea órdenes de compra y paga las facturas de las mercancías o los servicios seleccionados. P2P también incluye la gestión de inventarios y catálogos, la realización de compras, la recepción y control de stocks, el procesamiento de facturas y los pagos.

¿Qué es "source to pay"?

Source to pay (S2P) engloba todas las funciones de aprovisionamiento anteriores al proceso P2P. Incluyen el abastecimiento de productos y servicios específicos, con la gestión interna de proyectos de aprovisionamiento y la interacción externa en la fase RFP. Con herramientas como Workday Strategic Sourcing es posible simplificar:

• La creación de proyectos.
• El pipeline de abastecimiento.
• La gestión de contratos y proveedores.
• Las licitaciones (peticiones de información, propuestas o presupuestos).
• Las subastas inversas.

¿Qué es el software de aprovisionamiento?

El software de aprovisionamiento automatiza el proceso de asegurar la obtención de mercancías y servicios. Además, agiliza decisiones más acertadas relacionadas con el análisis de gastos, el abastecimiento estratégico, el aprovisionamiento y el pago. Las herramientas de aprovisionamiento originales eran bolígrafo, papel y calculadoras. Después llegaron las hojas de cálculo, que aún son una herramienta esencial en muchas empresas pequeñas. Pero ahora la tecnología de aprovisionamiento se ha convertido en un componente integral de muchos sistemas de planificación de recursos de empresa (ERP).

Workday ofrece software de abastecimiento y aprovisionamiento que también se integra en nuestro sistema Core Workday Financial Management. Algunos clientes de Workday disfrutan de las capacidades adicionales de Workday Human Capital Management, que conectan sus datos de empleados, finanzas y aprovisionamiento para ofrecer una visión integral de las operaciones de back office. 

Las empresas pueden controlar si se respeta lo acordado en los contratos y con los proveedores preferidos, e identificar oportunidades para crear contratos nuevos o para imponer y reducir gastos no estipulados en los contratos. Un sistema integrado también ofrece insights de gastos desglosados no solo por departamento, sino también por proyecto, proveedor, campaña de marketing e incluso por empleado. 

Ventajas de la automatización del aprovisionamiento en la práctica

La automatización del aprovisionamiento puede mejorar en gran medida el cumplimiento normativo de los procesos. Eso se debe a que los sistemas manuales dispares obligan a los equipos de abastecimiento y compras a dedicar una cantidad de tiempo excesiva para resolver dificultades de datos y procesos. Por esa razón, muchos empleados frustrados omiten el proceso de compra y eso provoca gastos no autorizados y un mayor riesgo para el negocio.

Para la mayoría de las empresas que automatizan el aprovisionamiento, la ventaja principal es el ahorro de costes estratégico y una mayor eficiencia. Al reducir las complicaciones en compras a proveedores aprobados —especialmente si se han negociado descuentos por volumen— el coste de los servicios y las mercancías adquiridos se puede reducir con un mayor uso de proveedores aprobados. Asimismo, al simplificar el proceso de verificación de facturas, las empresas pueden obtener descuentos por pronto pago. Por lo que respecta a la eficiencia, la automatización del aprovisionamiento puede ayudar a reducir el riesgo de errores humanos, al evitar a los empleados tareas manuales como las de introducción de datos. Eso también les deja más tiempo para dedicarse a iniciativas más estratégicas, como la negociación de contratos y la gestión de proveedores.

¿Cómo se transforma el aprovisionamiento mediante el uso de tecnología? 

Al usar software para gestionar el proceso de aprovisionamiento, especialmente para automatizar workflows, aprobaciones y revisiones, a la vez que se asegura el acceso a datos precisos y oportunos, las empresas pueden obtener estas ventajas:

• Simplificación de procesos. La tecnología simplifica el proceso de aprovisionamiento integrando en un solo proceso cohesionado elementos dispares e inconexos. 

• Mayor visibilidad y control de gastos. Con un proceso de abastecimiento mejorado, las empresas pueden optimizar el gasto y lograr la implicación de partes interesadas clave. Los líderes de abastecimiento y aprovisionamiento tienen más éxito con plataformas que permiten a los equipos multifuncionales compartir información, establecer un registro de sus deliberaciones y centralizar los datos en un solo hub. Con esos sistemas, todas las partes interesadas tienen acceso inmediato a información de compra, sin tener que hacer búsquedas en hojas de cálculo y mensajes de correo electrónico dispersos.

• Ahorro de tiempo. Con la solución adecuada, los equipos de abastecimiento y aprovisionamiento pueden automatizar actividades tediosas y proporcionar visibilidad instantánea a partes interesadas y partners de negocio. Las empresas también pueden permitir realizar compras desde ubicaciones no empresariales mediante procesos de gestión en dispositivos móviles. La automatización permite que todos los usuarios trabajen del modo más eficaz posible.

• Mejor toma de decisiones. El software de abastecimiento estratégico centraliza los datos y las capacidades de colaboración que hacen falta para el análisis y la toma de decisiones, incluida la visibilidad de gastos futuros. Con acceso a datos fiables, una empresa puede evaluar mejor la eficacia de sus gastos. Además, al capacitar a los equipos para colaborar usando sus conocimientos de productos, proveedores y mercados, tendrán más probabilidades de seleccionar y conseguir los mejores materiales, productos y servicios de los proveedores más convenientes. Los departamentos de abastecimiento y aprovisionamiento que ya han realizado su transformación digital tienen más insights de los mercados y los proveedores y pueden asesorar mejor a otras partes interesadas de la empresa sobre tendencias de fijación de precios que podrían afectar al coste y la calidad de los productos, entre otras cosas.

• Adopción alta. Con herramientas de abastecimiento y compra intuitivas y fáciles de usar, las empresas pueden incrementar la adopción entre sus integrantes y lograr el cumplimiento de las políticas de aprovisionamiento. 

• Valor incrementado. Al eliminar tareas tediosas y de escaso valor, los expertos en abastecimiento y aprovisionamiento, así como los departamentos de contabilidad, pueden dedicar más tiempo a iniciativas estratégicas y no tener que invertirlo en la gestión de transacciones.

• Escalabilidad mejorada. La tecnología y la automatización son protagonistas para asegurar la escalabilidad de las capacidades de abastecimiento y aprovisionamiento de una empresa cuando esta crece o cuando cambian sus requisitos.

• Más transparencia. Con visibilidad de los procesos, los líderes de abastecimiento estratégico pueden examinar las relaciones con los proveedores y las obligaciones contractuales para facilitar su gestión. Por su parte, los proveedores pueden tener un acceso más transparente a los proyectos y actuar como partners estratégicos de la empresa. Workday Procurement, por ejemplo, pone la experiencia de Workday a disposición de sus proveedores mediante el portal de proveedores, que les permite guardar sus datos personales y especificar sus mercancías y servicios. Los proveedores también podrán consultar sus órdenes de compra, ver y cargar catálogos, consultar y responder a las solicitudes de ofertas, y ver y crear facturas a partir de órdenes de compra. Esto permite a las empresas automatizar el procesamiento de facturas y pagos al mismo tiempo que mejora la gestión de los proveedores. 

Ventajas de conectar Workday Procurement a otros sistemas

Con un sistema integrado, las empresas pueden obtener insights integrales de los gastos y ser más capaces de aplicar parámetros de gastos e identificar ineficiencias. En muchos casos, las empresas que integran Workday Procurement con el resto de sus sistemas de gestión empresarial logran drásticas reducciones de gastos no autorizados y más ahorros en todo su ámbito. Y con más automatización e informes en tiempo real, las empresas tienen una imagen más clara de sus obligaciones contractuales y pueden asignar mejor sus recursos a proyectos futuros. 

Un sistema de gestión de finanzas y aprovisionamiento permite a las empresas:

• Maximizar los resultados. El aprovisionamiento digitalizado empodera a los equipos con visibilidad de los gastos en tiempo real. Al asociar la información de abastecimiento y los analytics de gastos con los análisis y la planificación financiera, las empresas tienen una idea más clara de las tendencias recurrentes, los presupuestos anuales y el mejor modo de utilizar el abastecimiento y el aprovisionamiento para las necesidades empresariales. Con Workday Strategic Sourcing, por ejemplo, las empresas consiguen visibilidad de los gastos desde el principio e insights de los datos de abastecimiento que pueden ponerse en práctica. 

• Tomar decisiones fundamentadas con más rapidez. Al consolidar en un sistema centralizado todos los datos relacionados con el abastecimiento y el aprovisionamiento, los departamentos pueden analizar más fácilmente su rendimiento y tomar decisiones estratégicas. Los equipos de aprovisionamiento deben estar preparados para adaptarse rápidamente a las circunstancias y oportunidades cambiantes. Para eso requieren acceso a los datos e insights a través de esos datos.

• Identificar y reutilizar los ahorros. Workday le ofrece los detalles (quién, qué, cuándo, dónde y por qué) de todas las transacciones. La captura y el análisis de los datos en términos empresariales que le ofrece Workday le permiten comprender mejor el gasto de su empresa. 

Asociación estratégica con la empresa

El aprovisionamiento eficaz impulsa el crecimiento de los ingresos brutos, la eficiencia y la transformación, y hace a las empresas más inteligentes, rápidas y escalables. El acceso en tiempo real a los datos y las tendencias del mercado hacen que el aprovisionamiento sea un aspecto crítico en la toma de decisiones estratégica. El uso de tecnologías como la automatización y los analytics avanzados empoderarán el sector del aprovisionamiento para afrontar mejor retos más complejos y obtener más valor.

¿Quiere saber cómo puede ayudarle Workday a mejorar el aprovisionamiento de su empresa? Descubra cómo usted y su equipo pueden optimizar el proceso procure to pay y ahorrar un tiempo valioso.