Cómo hacer cierres financieros de forma totalmente remota según el controller de Aon

La pandemia de la COVID-19 ha resaltado la importancia de la continuidad de las actividades empresariales. Millones de empleados en todo el mundo se han visto obligados a trabajar desde casa, y para algunos ha ocurrido literalmente de un día para otro. Garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados ha sido, naturalmente, el primer objetivo. Mientras el mundo se adapta a un nuevo ritmo, también es imprescindible continuar las operaciones empresariales críticas en unas condiciones sin precedentes. 

Hemos tenido la oportunidad de hablar con Mike Neller, vicepresidente sénior, controller financiero global y director de contabilidad en Aon plc. Aon es una empresa internacional de servicios profesionales que ofrece soluciones de riesgos, jubilación y salud, y que cuenta con una plantilla de 50 000 empleados en 120 países. En pleno confinamiento global, Mike y su equipo cerraron el ejercicio financiero de forma remota. Siga leyendo para descubrir cómo llevó a cabo Aon su primer cierre financiero en remoto.

¿Cómo suele ser un cierre financiero en Aon?

Tenemos un proceso de cierre de seis días. Los libros mayores se cierran después de cuatro días para la mayoría de los países en los que trabajamos, y luego dedicamos dos días a consolidar y realizar las revisiones finales. Cuando empezamos a trabajar con Workday teníamos un proceso de ocho días, así que hemos logrado reducirlo un par de días. Podríamos reducirlo incluso un día más, pero lo cierto es que por el momento no lo necesitamos. Nos da tiempo para encargarnos de cualquier elemento de conciliación y ofrecer un plus de seguridad en la precisión de nuestras finanzas. 

En nuestras ubicaciones más grandes, llevamos más de un año cerrando los libros con Workday Financial Management. Así que es algo a lo que estamos acostumbrados. No necesitamos un período de aprendizaje. El 95 % de nuestros ingresos actuales pasa por Workday y a finales de año el porcentaje superará el 99 %. 

Parece que el cierre del primer trimestre del ejercicio contable actual no ha sido uno normal. ¿Podría darnos más detalles?

Nuestro primer trimestre terminó el 31 de marzo, pero normalmente empezamos el proceso de cierre unos días antes de la fecha del balance. Como la COVID-19 obligó a los compañeros a trabajar de forma remota desde mediados de marzo, cuando comenzamos el proceso, ya estábamos en un cierre 100 % virtual. Estábamos un poco nerviosos porque no sabíamos qué esperar. No conozco a nadie que haya hecho un cierre virtual. ¿Tendríamos problemas? ¿Se caería el sistema? Y ¿qué haríamos si pasara? ¿Con quién tendríamos que ponernos en contacto y cómo lo haríamos?

¿Cómo fue el proceso de cierre?

Aunque confiábamos en poder cerrar los libros a tiempo, establecimos un plan de contingencia por si el cierre virtual no se desarrollaba tan bien como esperábamos. Al final, no hubo ningún problema. Fue fantástico. Se realizó de forma rápida y eficiente. Hay que tener en cuenta que estamos en más de 120 países, por lo que había muchísimas personas trabajando en el cierre de varios conjuntos de libros. Todos lo lograron sin ningún tipo de retraso y sin fallos. El equipo se coordinó de forma excelente para entregar a tiempo y no se tuvo que usar el plan de contingencia.    

No habría habido manera de lograrlo si hubiésemos tenido diez sistemas diferentes; si hubiésemos tenido sistemas que no fueran tan fiables y eficaces como Workday. Workday fue un pilar importantísimo y una pieza esencial para que pudiéramos llevar a cabo un cierre tan eficaz; algo que creo que todo nuestro equipo sabe y aprecia. 

¿Hubo algún contratiempo inesperado?

A pesar de todos los cambios —trabajar a distancia o la gran cantidad de llamadas de Zoom y WebEx— no hubo ningún problema. De hecho, Latinoamérica cerró antes que nunca. Terminaron el cierre un día antes. Es la primera vez que ha ocurrido.

Como decía, todo se debe a la tecnología y a que nuestros compañeros sabían cómo usarla. Si la tecnología no funciona, el cierre se acaba retrasando. Si la tecnología no hubiera funcionado, habríamos tenido un gran problema.

Antes de Workday, se utilizaba un sistema financiero on-premise. ¿Cree que el haber contado con un sistema único basado en tecnología cloud contribuyó al éxito del cierre de libros de forma remota? ¿Por qué?

Sin duda. Workday nos ofrece múltiples ventajas, entre otras las definiciones de workflow automatizadas para los procesos de aprobación y revisión de asientos, la capacidad de adjuntar en Workday todos los materiales de soporte de los asientos para procesar las aprobaciones eficazmente, una aplicación móvil para gestionar las tareas rápidamente y capacidades de profundización en el sistema que agilizan las investigaciones y los análisis. 

¿Qué aconsejaría a los lectores que afrontan los mismos desafíos?

Nuestra empresa se creo sobre la base de cientos de adquisiciones. Tenemos más de 700 personas jurídicas en 120 países, por lo que no somos una empresa sencilla. Cambiar de varios sistemas legacy a un único sistema puede parecer una tarea abrumadora, tanto desde la perspectiva de la capacidad como del coste. Sin embargo, si se asigna un equipo de proyecto adecuado, este cambio puede ser perfectamente viable desde el punto de vista económico y además con un ROIC muy convincente, toda vez que los sistemas legacy se hayan eliminado y la productividad mejore.  

Y aunque no podríamos estar más satisfechos con el desempeño de nuestro libro mayor de Workday, nuestro punto de inflexión llegará cuando traslademos nuestra planificación actual y las herramientas de consolidación desde nuestros sistemas legacy a Workday. Dicho de otro modo, cuando alcancemos un modelo hub-and-spoke único —una sola fuente de información—, sin la confusión y todo el tiempo y el trabajo que se pierde en un proceso de cierre lineal con múltiples sistemas que no siempre concilian a la primera.  

Será la recta final de un proceso largo y nada sencillo, pero los resultados, tanto económicos como de satisfacción del personal, valdrán realmente la pena.