Cómo Equiniti remodeló sus finanzas y RRHH con Workday

La transformación digital ya era un tema prioritario para las empresas del sector de los servicios financieros mucho antes de la irrupción de la COVID-19; sin embargo, muchas de ellas han tenido problemas para completarla. 

En el transcurso de Workday Elevate Digital Experience, Robert Bloor, group financial controller de Equiniti,  conversó con Peter Gamble, vicepresidente regional y country leader, UK & Ireland de Workday, sobre cómo su empresa superó la complejidad de los procesos back-office para lograr la agilidad organizacional. Para conseguirlo, fue decisivo que Equiniti  implementara Workday Financial Management y Workday Human Capital Management.  

A continuación presentamos varios de los momentos más destacados de la conversación.

¿Puede explicar un poco qué es Equiniti y a qué se dedica la empresa?

Equiniti es una empresa que cotiza en el índice FTSE. En 2007, fue escindida de Lloyd's Bank. Ofrecemos servicios administrativos a empresas que cotizan en bolsa y les permitimos gestionar los registros de los dividendos de sus accionistas y efectuar pagos. El denominador común es la transmisión de dinero y la gestión de registros, áreas de servicio que son bastante complejas. 

Contamos con una plantilla de unas 5000 personas. Unas 500 se encuentran en Estados Unidos y poco menos de 1000 trabajan en Chennai, India, donde se realiza el soporte de todos nuestros servicios administrativos para TI, finanzas, RRHH y operaciones.

¿Qué motivos llevaron a Equiniti a cambiar su forma de operar?

La transmisión de dinero y la gestión de registros hacen que tengamos un entorno B2B bastante complejo. En este sentido, el componente digital es sumamente importante, ya que la privacidad de los datos y la seguridad son cruciales. Debemos tener muy en cuenta la forma de procesar y gestionar esa información porque la legislación y el cumplimiento normativo cambian constantemente. 

El factor que nos llevó a cambiar nuestra concepción de las finanzas y los RRHH tuvo lugar en 2017, cuando anunciamos la decisión de adquirir una empresa escindida (un carve-out) de Wells Fargo, y esta carecía de sistemas de registros de RRH, finanzas y nóminas. No existía ninguna estructura en ese sentido y la condición para que se realizara la compra era que nosotros debíamos proporcionarla. Resultaba muy lógico, ya que como entidad bancaria, Wells Fargo no quería ofrecer esta clase de servicios que se habrían convertido en una base de terceros. Querían que nos ocupásemos del asunto inmediatamente.

Hablamos de un plazo de unas 16 semanas para implementar Workday en todos los ámbitos de Equiniti, incluida la empresa recién adquirida. Nuestro equipo de TI ya había dedicado gran parte de sus esfuerzos a extraer las operaciones esenciales de la empresa que se separaba de Wells Fargo. Queríamos que los sistemas de finanzas y RRHH fueran off-premise y gestionarlos en el entorno cloud.

Explíquenos el proceso que les llevó a seleccionar la tecnología y el partner adecuados para satisfacer las necesidades de la empresa.

Llevamos a cabo un proceso bastante minucioso para identificar cuál era el proveedor más apropiado. No se trataba solo de ver quién era capaz de ofrecer los servicios en los plazos establecidos, sino también de proporcionarnos el nivel de servicio más alto. Conocíamos Workday por nuestra relación con la división de EE. UU. de la empresa. Teníamos una serie de carencias importantes con el proveedor de entonces. Necesitábamos un partner que nos ayudara a optimizar el entorno de servicios compartidos de Chennai y ser capaces de prestar servicios empresariales realmente globales. Gracias a Workday, hoy día disponemos de la tecnología adecuada para hacerlo.

¿Qué le permitirán hacer en el futuro la transformación y el proceso actuales que antes no era posible?

La pandemia global ha dado más valor a lo que hemos hecho. El entramado del entorno laboral es ahora muy distinto. Ahora somos capaces de ver cómo y dónde trabaja cada persona, las diferencias en la manera de desempeñar las tareas. Todo se basa en la capacidad de colaboración y en la interacción entre las personas que se necesita para resolver problemas. 

Contar con la tecnología necesaria para abordar con decisión estas necesidades y estos desafíos cambia radicalmente las reglas del juego. Por necesidad, estamos superando una gran cantidad de barreras que a priori parecían impenetrables. Debemos buscar soluciones, y si entendemos cómo se encuentran las personas, dónde están las skills y cuáles son los desafíos, podremos afrontar todos estos problemas con mucha más confianza.

Si mira retrospectivamente el proyecto, ¿habría hecho algo de forma distinta?

La tecnología puede llegar a alterar seriamente el ritmo. Pero el ritmo era un aspecto esencial en nuestros proyectos. Llegamos a esa conclusión en 2015 o 2016, cuando queríamos poner en marcha nuestro centro de servicios compartidos. Partimos de la base de que, para poder trabajar con eficiencia y merecer esa credibilidad, teníamos que habituarnos a esa rutina, ese ritmo, que impulsaba el proyecto. Ese fue el objetivo que nos marcamos y que nos permitió culminar el proyecto, así como el hecho de que todas las personas tienen algún tipo de talento, lo único que hay que hacer es ayudarlas a desarrollarlo.

Un proyecto así puede hacer avanzar a las personas. No obstante, también se cometerán errores. En ocasiones, es necesario mantener una cierta distancia, ser humildes y saber rectificar. Un proyecto de esta naturaleza siempre depara sorpresas. En nuestro caso, fueron las pruebas. Nos equivocamos estrepitosamente...  No dejes que un grupo de contables se encargue de probar 8000 situaciones hipotéticas para luego darte cuenta de que no dispones del tiempo necesario en el proyecto para revisarlo.

Aprender de los errores es conveniente y necesario. Sin duda, un liderazgo sólido y eficaz ayuda. Y tuvimos la fortuna de que buena parte de los miembros del equipo principal del proyecto contaran con aptitudes de liderazgo. Plantear preguntas difíciles es importante. Nuestro equipo tenía muchos de los atributos que hacen falta, lo que fue muy útil. Nos planteamos preguntas difíciles y fuimos consecuentes con nuestras decisiones. En resumidas cuentas, así es como logramos los objetivos que nos habíamos marcado.