Workday Industry Insights - Europa: crear una base sólida para la gestión de capital humano en el sector retail

En nuestro reciente evento digital, Harrods y Fielmann AG hablaron sobre cómo tener un solo sistema con Workday les ayuda a tener una perspectiva empresarial más clara, a mantenerse conectados con sus empleados y a optimizar los procesos de negocio.

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En el retail, la influencia de la inteligencia artificial, el machine learning y la automatización suele acaparar la atención en todo lo que se refiere a tecnología. Es más interesante hablar de un robot reponedor o de un probador inteligente que del software de gestión de capital humano (HCM). Pero esas otras tecnologías no pueden tener ninguna repercusión si no se cuenta con una infraestructura de recursos humanos y finanzas sólida. Los cimientos deben ser firmes para que la casa no se venga abajo.

En un evento digital reciente que organizamos, Workday Industry Insights Europe, Franziska Wiehoff, directora de TI de RRHH en Fielmann AG, y Nicola Skeels, Systems Manager de RRHH en Harrods, participaron en un panel de clientes dirigido por el Dr. Teo Pham, fundador de Delta School, una escuela de negocios online para comercio electrónico y redes sociales.

Fielmann, con sede en Alemania, es una empresa óptica con 800 tiendas en siete países europeos y Harrods posiblemente sean los grandes almacenes más famosos y más grandes de Europa. Wiehoff y Skeels explicaron qué es lo más importante para ellos en un sistema de recursos humanos, por qué eligieron Workday HCM y las ventajas que tiene.

Una sola fuente de información

Las ventajas de utilizar una sola plataforma fue un tema común para ambas empresas. Los sistemas descentralizados e inconexos, sin integraciones y con decenas de aplicaciones diferentes no funcionaban y, en algunos casos, los empleados no tenían acceso a los sistemas de RRHH o no había forma de llegar a los empleados y mánagers. En algunos casos, la mayor parte de la carga de trabajo recayó en el equipo de servicios compartidos de RRHH; en otros, las tiendas no tenían el personal que necesitaban, lo que hizo que aumentara considerablemente el tiempo de espera de los clientes. Tanto Harrods como Fielmann buscaban un nuevo sistema unificado que les permitiera mejorar la visibilidad de los datos y alcanzar la integración total.

Era importante que el sistema fuera muy fácil de usar, así como que pudiera digitalizar un alto porcentaje de los procesos. También era clave que contara con una aplicación móvil sencilla para los empleados. Como dijo Skeels, "la mayoría de nuestros empleados se encuentra en tiendas o en centros de distribución; no trabajan con un ordenador todos los días, por lo que tener la aplicación móvil y poder actualizar sus datos fue algo muy positivo para nosotros que nos aportó Workday".

Innovar en un clima de disrupción

La pandemia interrumpió las operaciones de retail en todo el mundo y son muchos los retailers que han encontrado maneras de innovar en los tiempos difíciles. Fielmann desarrolló una lista de espera digital para ayudar a gestionar la capacidad de la tienda y también pidió a los clientes que concertaran citas en su sitio web, dijo Wiehoff. Contó cómo la pandemia aceleró la digitalización de Fielmann, haciendo que la necesidad de algunos proyectos pasara del "algún día" al "ahora mismo".

La rápida transición al teletrabajo introdujo un nuevo aspecto en el proceso de implementación de Workday en Fielmann, pero la empresa descubrió que trabajar de forma remota facilitaba la colaboración con los equipos de otros países y la resolución de problemas, todo por la vía rápida.

El aprendizaje también tuvo que seguir a pesar de la distancia física, incluidos los programas de formación y la incorporación de empleados. Skeels contó cómo, debido a la pandemia, Harrods tuvo que trasladar todos sus procesos de incorporación en línea y cómo utilizó los módulos de aprendizaje de Workday Talent Management. Incluso con este cambio en la incorporación, comentó que uno de los nuevos empleados de su equipo opinaba que la experiencia virtual era tan efectiva online como lo hubiera sido en persona.

Aprovechar las ventajas

Con Workday HCM como piedra angular, los retailers pueden sacarle partido al sistema en todos los niveles de la empresa. Para Harrods, la mayor ventaja es tener una sola plataforma para todos sus procesos y datos de recursos humanos, así como una confianza plena en la seguridad y en la precisión de los datos. Además, Skeels explicó que Harrods redujo su proceso de revisión de bonificaciones y salarios de tres meses a una o dos semanas.

En nuestro evento digital de enero, Fielmann se encontraba en el proceso de implementación. Wiehoff dijo que "Workday nos ha cambiado la forma de ver los procesos de gestión" y la empresa basa sus planteamientos en las mejores prácticas de Workday y las aplica en todo el mundo con cambios mínimos.

Cambiar el funcionamiento del retail

Las prioridades y la experiencia de Harrods y Fielmann no son casos aislados. Las tendencias del sector coinciden en la importancia de adoptar un enfoque unificado, centrado en el usuario, para el software empresarial creado en colaboración sobre una sola fuente de información. En una sesión de analistas dentro del evento, Philip Carter, Chief Analyst de IDC en Europa, habló sobre los efectos de la disrupción en el retail y sobre cómo está surgiendo un nuevo modelo operativo.

La esencia de este nuevo modelo es un nuevo roadmap digital, basado en sólidas conexiones entre finanzas, RRHH y otras funciones. Asumiendo la responsabilidad que supone cambiar a esta nueva forma trabajar juntos hay un equipo de la alta dirección en todas las disciplinas que aporta su experiencia. Y, como dijo Carter, "esos responsables deben coincidir para ofrecer esta arquitectura de tecnología integrada que es abierta, inteligente y ampliable".

Vea Workday Industry Insights Europe para saber más sobre nuestros clientes, socios y expertos del sector.

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