Ocho formas de potenciar la gestión de contratos de proveedor

En un mundo cada vez más interconectado, el viejo dicho cobra más significado que nunca: ninguna empresa es una isla. Para satisfacer las expectativas cambiantes de los clientes, ofrecer productos de gran calidad y ampliar el negocio, todas las empresas deben confiar en un ecosistema cada vez mayor de partners de suministro. Desde el mantenimiento de los suministros de oficina hasta la implementación de software o la gestión de las instalaciones, los proveedores son vitales para el éxito de la empresa. 

A medida que las empresas necesitan cada vez más proveedores para que el negocio funcione con fluidez, los responsables de aprovisionamiento y abastecimiento estratégico se enfrentan al reto de organizar y gestionar con eficacia los contratos de proveedor. 

Aunque los equipos de aprovisionamiento reconocen que una estrategia integral de gestión de contratos de proveedor permite ahorrar tiempo y dinero, la mayoría de las empresas siguen operando mediante procesos ad hoc y caso por caso. Sin embargo, en el cambiante mundo de la gestión de proveedores, la antigua forma de gestionar los contratos ya no servirá. En este artículo, profundizaremos en la gestión de contratos de proveedor para ofrecerle a usted y a su equipo formas prácticas de potenciar su propia gestión de contratos. 

¿Qué es la gestión de contratos de proveedor? 

La gestión de contratos de proveedor es un elemento esencial de la gestión del ciclo de vida de los contratos y es el proceso mediante el cual los equipos de aprovisionamiento colaboran con los proveedores para cumplir los objetivos de negocio. Aunque muchos creen que la gestión de contratos implica solo la firma de documentos, va mucho más allá de los propios acuerdos. 

Antes incluso de entrar en las negociaciones de los contratos, los responsables de aprovisionamiento y abastecimiento estratégico deben encontrar primero a los mejores proveedores para sus necesidades. Se suele hacer mediante un proceso de solicitud de propuestas (RFP, por sus siglas en inglés), lo que implica evaluar detenidamente distintas opciones para encontrar a los mejores partners. Una vez elegido un proveedor, los equipos iniciarán negociaciones de contrato para definir los productos o servicios que se van a suministrar, la duración del acuerdo, las condiciones de pago y las opciones de renovación, entre otros aspectos.

Tras la firma de cada contrato, los equipos de abastecimiento estratégico deben realizar el seguimiento del rendimiento del proveedor y asegurarse de que este cumple con sus obligaciones contractuales. Asimismo, los equipos de abastecimiento y aprovisionamiento deben estar al tanto de los acuerdos que haya en curso para adelantarse a las renovaciones y los plazos inesperados. Tradicionalmente, la gestión de contratos de proveedor ha sido un proceso manual con contratos almacenados de forma aislada en diferentes ordenadores, unidades compartidas y cajones de escritorio. Este sistema ad hoc suele hacer que los profesionales de aprovisionamiento tengan que lidiar con largas cadenas de correo electrónico y sistemas ineficaces para encontrar información contractual importante. Sin una visibilidad clara de los datos de los contratos, muchos equipos de abastecimiento corren el riesgo de perder su influencia y mucho dinero. 

Ocho mejores prácticas para la gestión de contratos de proveedor 

La gestión estratégica de contratos es un elemento fundamental para los responsables de aprovisionamiento que quieren promover el rol del abastecimiento en la empresa. Cuando los responsables de aprovisionamiento y abastecimiento tienen acceso a los datos de sus contratos pueden identificar mejor las carencias, encontrar oportunidades de ahorro y ampliar las colaboraciones con sus proveedores estratégicos. Estas son algunas de las formas en las que puede hacer que la gestión de contratos de proveedor pase de ser un ejercicio táctico a una oportunidad estratégica:

1. Implíquese de forma proactiva con las principales partes interesadas. A menudo, se recurre a partners como los equipos financieros, jurídicos y tecnológicos cuando el proceso de contratación ya está avanzado, lo que puede provocar que las negociaciones se estanquen o incluso que los acuerdos se rompan. Es fundamental reunirse con estas partes interesadas antes de iniciar las conversaciones con los proveedores para entender los requisitos financieros, de cumplimiento normativo y de privacidad de los datos que deben cumplir estos últimos antes de colaborar con la empresa.  

2. Establezca las expectativas de rendimiento con antelación. Para evitar finalizaciones de contratos anticipadas o colaboraciones poco satisfactorias, sea claro sobre sus expectativas de rendimiento desde el principio. Compartir sus criterios de evaluación durante el proceso de contratación no solo le ayudará a descartar a los proveedores que no puedan cumplir los estándares de su empresa, sino que también contribuirá a establecer la transparencia entre el equipo, los proveedores y las partes interesadas. Este tipo de visibilidad permite crear colaboraciones sólidas y muy eficaces. 

3. Centralice los datos de sus contratos. Uno de los mayores obstáculos de la gestión estratégica de contratos es la falta de visibilidad de los datos de los proveedores. Los responsables de aprovisionamiento deben conocer las próximas renovaciones, las condiciones de pago y las obligaciones contractuales para poder verlo todo y planificar de cara al futuro. Sin una visión clara de cómo se asignan los recursos o cuándo terminan los contratos, los responsables de aprovisionamiento se arriesgan a perder oportunidades de ahorro importantes. Sin embargo, la centralización de los datos proporciona la visibilidad necesaria con la que resolver este problema para tomar mejores decisiones sobre los contratos y reducir la pérdida de gastos. 

4. Cree un centro para la colaboración. Los equipos de aprovisionamiento y abastecimiento son el vínculo entre la empresa y sus proveedores. Por ello, suelen actuar como intermediarios, pasando las comunicaciones de las partes interesadas a los proveedores y viceversa. Sin embargo, el hecho de ser el intermediario resulta ineficaz y aleja a los equipos de aprovisionamiento y abastecimiento de iniciativas más estratégicas, como la identificación de gastos inadecuados y la evaluación del rendimiento de los proveedores. Al ofrecer un centro de comunicación centralizado, el equipo de aprovisionamiento puede conectar directamente a las partes interesadas con los proveedores y garantizar que la información esencial llegue a las personas adecuadas en el momento oportuno. 

5. Establezca workflows de aprobaciones. Los contratos se suelen quedar estancados en el proceso porque las partes interesadas necesarias no los han aprobado o, en algunos casos, ni siquiera los han visto. Los equipos de abastecimiento estratégico que conocen claramente a los aprobadores necesarios pueden ahorrar tiempo con workflows estandarizados que dirigen automáticamente los contratos a través de todas las aprobaciones necesarias. 

6. Desarrolle una revisión periódica de los contratos. Cuando los contratos se dejan sin supervisar, se producen plazos inesperados. Establecer revisiones semanales o mensuales de todos los contratos puede ayudarle a usted y a su equipo a llevar un seguimiento de lo que requiere atención inmediata y a prepararse para las próximas renovaciones y evaluaciones de desempeño. 

7. Conecte la gestión de contratos de proveedor con los objetivos empresariales generales. El abastecimiento puede convertirse en un partner más estratégico para la empresa al demostrar cómo la gestión de contratos de proveedor repercute directamente en los resultados. Los responsables de aprovisionamiento que acceden fácilmente a los datos de los contratos de los proveedores pueden utilizar esta información para tomar decisiones más acertadas sobre la mitigación de riesgos, la asignación de recursos y la priorización de proyectos. Además, al tener más insights sobre el gasto contractual general, los equipos de aprovisionamiento y abastecimiento pueden informar mejor sobre el ahorro total e identificar oportunidades para fortalecer las colaboraciones con los proveedores en toda la empresa. 

8. Dé prioridad a las relaciones sólidas sobre el valor económico. Los responsables de aprovisionamiento de todo el mundo están de acuerdo: el ahorro de costes ya no es el principal objetivo. Para mantener la continuidad del negocio en medio de la volatilidad de las cadenas de suministro y la disrupción causada por la pandemia, muchos equipos de aprovisionamiento y abastecimiento estratégico confían en sus estrechas colaboraciones con los proveedores. En lugar de buscar el mejor acuerdo para la empresa, hay que tener en cuenta las condiciones que beneficien mutuamente para crear relaciones duraderas. 

Cómo las principales empresas pueden impulsar los resultados con la gestión de contratos de proveedor

Cada vez más empresas se dan cuenta de que un proceso de gestión de proveedores es fundamental para sus estrategias empresariales globales. A fin de respaldar mejor su negocio en expansión, una empresa tecnológica líder eligió Workday como su sistema de gestión de contratos. 

Con más de 30 millones de usuarios en todo el mundo, esta empresa innovadora en tecnología gestiona miles de contratos con proveedores para ofrecer un gran servicio y ampliar el negocio. Antes de asociarse con Workday para digitalizar su proceso de contratos, el equipo de aprovisionamiento de la empresa tenía una visión limitada de sus más de 3000 contratos globales. Sin un proceso estándar, al equipo de abastecimiento le resultaba sumamente difícil identificar a los partners estratégicos y evaluar el riesgo en toda la empresa.

La empresa tecnológica finalmente eligió Strategic Sourcing como su sistema de gestión de contratos para centralizar los datos de los contratos, obtener visibilidad del riesgo, permitir la colaboración de las partes interesadas e impulsar el ahorro. Con una sola fuente de información para los contratos, el equipo de aprovisionamiento pudo forjar relaciones más sólidas con los partners de suministro al cumplir siempre con sus obligaciones contractuales. Asimismo, un repositorio de contratos permitió a las partes interesadas internas disponer de la información necesaria en un solo lugar.

Gracias a un sistema de contratos digital, el equipo de aprovisionamiento no solo pudo ahorrar horas de búsqueda de información, sino también reducir costes. Con Workday, también pudo identificar las pérdidas de gastos y comprender qué colaboraciones con proveedores funcionaban y cuáles debían volver a evaluarse. Al usar los datos de los contratos, el equipo de abastecimiento consiguió ahorrar unos 100 millones de dólares. Además, el equipo elaboró una estrategia para reducir el gasto adicional en más de un 50 % mediante la evaluación de proveedores únicos y puntuales. 

La gestión de contratos de proveedor está evolucionando 

Está claro que la gestión convencional de contratos de proveedor ya no será suficiente, ya que las empresas siguen dependiendo de un mayor número de partners proveedores. Para respaldar los objetivos empresariales y mantener la continuidad del negocio, los equipos de aprovisionamiento y abastecimiento deben aprovechar los datos de sus contratos para impulsar el ahorro, llevar un seguimiento de las renovaciones y los plazos y garantizar el cumplimiento de sus obligaciones contractuales. 

Sin una estrategia de gestión de contratos específica, la información esencial, como la duración de los acuerdos, las fechas de renovación y los plazos, puede perderse entre tanta confusión. Con el fin de evitar estos problemas, las empresas recurren cada vez más a sistemas digitales de gestión de contratos que centralizan automáticamente los datos y ofrecen un centro de colaboración. 

Esta visibilidad optimizada permite a los equipos de abastecimiento identificar a los proveedores estratégicos y gestionar las relaciones en toda la empresa. Además de lograr una mayor visibilidad de los proveedores, la gestión estratégica de contratos también ayuda a los profesionales de aprovisionamiento y abastecimiento a conocer el gasto total de sus empresas, así como a subsanar las carencias de los proveedores que provocan costosas pérdidas de gastos.

¿Está su empresa preparada para llevar su gestión de contratos al siguiente nivel? Explore cómo Workday Supplier Contract Management puede ayudarle a centralizar los datos de sus contratos y afrontar las repercusiones inmediatas en la empresa.