Este artículo describe la gestión de inventario y la gestión de almacén, y explica los beneficios y retos de cada una, y por qué una solución integrada para gestionar toda la cadena de suministro es el mejor enfoque.
En este artículo tratamos:
La tecnología moderna y la digitalización han redefinido los límites de los negocios y ahora es común que las empresas escalen sus operaciones a nivel nacional y global. La velocidad y la conectividad están en sus niveles más altos, y las empresas atienden a clientes fuera de sus mercados locales.
Este mayor alcance conlleva una mayor complejidad. Para funcionar debidamente, las operaciones globales dependen de la coordinación entre las cadenas de suministro, los sistemas de inventario y los almacenes. Eso no es fácil de lograr. Según McKinsey, 9 de cada 10 empresas experimentaron dificultades en la cadena de suministro en 2024 y el enfoque en la resiliencia de la cadena de suministro tan predominante tras la pandemia está perdiendo fuerza.
Un estudio de Workday arrojó resultados similares: según una encuesta de sector en el ámbito de la hostelería, la planificación operativa era el área de costes más difícil de controlar.
La integración de la gestión de inventario y la gestión de almacén es crucial para superar estos retos y evitar el estancamiento en la optimización de la cadena de suministro. En este artículo, definiremos los roles exclusivos de cada función y cómo se superponen, y las oportunidades empresariales en cada área.
En 2024, nueve de cada 10 empresas experimentaron dificultades en la cadena de suministro y la planificación operativa fue una de las principales áreas de coste que controlar.
Tanto la gestión de inventario como la de almacén son partes fundamentales del proceso de gestión de la cadena de suministro. Cada una tiene un propósito distinto para garantizar que los productos circulen debidamente desde la producción hasta el cliente, evitando problemas como demoras, falta de existencias y costes excesivos. Empecemos por definir cada función por separado.
La gestión de la cadena de suministro es el proceso general que coordina el aprovisionamiento, la producción, el inventario, el transporte y la entrega de productos, para garantizar la eficiencia y la alineación con los requisitos del cliente. Integra múltiples subprocesos, entre ellos la gestión de almacenes e inventarios, para optimizar todo el flujo de mercancías y de información.
La gestión de inventario consiste en lograr un equilibrio: mantener existencias suficientes para satisfacer la demanda y, al mismo tiempo, evitar el riego del exceso de existencias o el de quedarse sin ellas. Implica realizar el seguimiento de los niveles de inventario, saber dónde se encuentran los artículos y cuándo es necesario reponerlos. Todo ello es esencial para la realización de las operaciones y el control de los costes. Sin la estrategia adecuada, puede ser sumamente difícil optimizar los procesos de gestión de inventario.
Un pilar de una gestión de inventario eficaz es la previsión de la demanda, que utiliza datos previos, tendencias del mercado y estacionalidad para predecir las necesidades futuras. Eso permite a las empresas tomar decisiones fundamentadas sobre compras y producción, y garantizar que los productos estén disponibles cuando lo requieran los clientes.
La gestión de almacén está estrechamente relacionada con la gestión de inventario, pero normalmente se considera como una función operativa distinta. Atañe específicamente a la manipulación, el almacenamiento y la obtención física de productos; y sustenta tanto el control del inventario como la cadena de suministro general, mediante un cumplimiento oportuno y preciso. Es fundamental comprender dónde convergen la gestión de inventario y el inventario de almacén.
Las actividades clave de la gestión de almacén incluyen la organización de las existencias y el seguimiento de su ubicación, la selección y el embalaje, y la coordinación con el área de logística para garantizar que las mercancías estén embaladas, etiquetadas y listas para salir del almacén en el momento preciso. Por ejemplo, es importante que las empresas entiendan las consecuencias que el diseño de planta específico de un almacén tendrá en la preparación y el embalaje de los pedidos de los clientes.
Los sistemas robustos de gestión de inventario y almacenes no son solo necesidades operativas, sino impulsores estratégicos del éxito empresarial. Estos sistemas influyen directamente en resultados tan importantes como la rentabilidad, la lealtad del cliente y la capacidad de escalar de manera eficaz.
Conjuntamente, crean un estructura de cadena de suministro que permite a las empresas adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado, cumplir con las expectativas de los clientes y desarrollar resiliencia ante las disrupciones. Analicemos las formas específicas en que cada uno aporta valor medible.
Control de costes: el exceso de existencias genera altos costes de almacenamiento, depreciación y desaprovechamiento de inventario, mientras que la falta de existencias genera pérdida de ingresos e insatisfacción del cliente. Una gestión de inventario sólida permite tener disponible la cantidad justa de existencias, cuando y donde se necesiten.
Decisiones financieras más inteligentes: al reducir el exceso de existencias, las empresas liberan efectivo para invertir en oportunidades de crecimiento, como ampliar las líneas de producto o mejorar las iniciativas de marketing.
Toma de decisiones mejorada: el seguimiento del inventario en tiempo real y los analytics de datos ofrecen visibilidad de los patrones de ventas, la demanda regional y las tendencias de temporada, lo que permite a las empresas tomar decisiones fundamentadas sobre compras, fijación de precios y promociones.
Mano de obra y rentabilidad: un espacio de almacén organizado reduce el tiempo que los empleados dedican a localizar y obtener artículos, lo que disminuye los costes de mano de obra. Los procesos optimizados, como la preparación y el embalaje, mejoran aún más la eficiencia.
Precisión mejorada: los errores en el seguimiento del inventario o en la tramitación de pedidos pueden generar devoluciones, pérdida de ventas e insatisfacción de los clientes. Tecnologías como los sistemas de código de barras y RFID mejoran la precisión y garantizan el envío oportuno de los artículos correctos.
Escalabilidad: a medida que una empresa crece, es fundamental que sea capaz de procesar mayores volúmenes de pedidos sin que aumenten proporcionalmente los gastos generales. Las operaciones de almacén optimizadas permiten a las empresas afrontar el crecimiento con confianza, a la vez que mantienen la rentabilidad.
Sin la eficacia requerida, los retos de la gestión de inventario y almacenes pueden generar mayores costes, demoras o incluso pérdida de la confianza del cliente.
Como cualquier aspecto de la marcha de una empresa, la gestión de inventario y almacenes entraña obstáculos que deben reconocerse y abordarse de forma proactiva. Son retos a menudo interconectados que pueden generar mayores costes, demoras o incluso pérdida de la confianza del cliente si no se abordan de manera eficaz.
Analicemos con más detalle los retos clave para las empresas y cómo afectan a las operaciones en general.
Reaccionar a actualizaciones de la demanda en tiempo real: la previsión de la demanda debe poder ajustarse a cambios imprevistos en el comportamiento de los clientes o en las condiciones del mercado. La incorporación de actualizaciones en tiempo real puede mejorar la precisión, pero solo si los sistemas están diseñados para gestionar y analizar de manera eficaz abundantes flujos de datos continuos.
Prevenir el exceso de existencias y mantener la precisión: el exceso de existencias inmoviliza el capital, mientras que la falta de existencias lleva a la pérdida de ingresos. Garantizar la precisión de los recuentos de inventario puede ser particularmente difícil para las empresas con altas tasas de rotación o líneas de producto complejas, especialmente si aún utilizan métodos de seguimiento manuales.
La elección entre priorizar la gestión de inventario o la de almacén en una empresa depende de varios factores. Antes de explorarlos, repasemos lo que ya sabemos sobre la gestión de la cadena de suministro, de inventario y de almacenes. Esta tabla ofrece una comparación sintetizada:
| Gestión de cadena de suministro | Gestión de inventario | Gestión de almacén | |
|---|---|---|---|
| Enfoque principal | Supervisar el flujo de productos, información y finanzas en toda la empresa. | Mantener niveles de existencias óptimos para satisfacer la demanda sin excesos ni falta de existencias. | Organizar, almacenar y obtener productos de manera eficiente para su envío y entrega. |
| Ámbito de aplicación | Proceso integral, incluido el aprovisionamiento, la logística y la previsión de la demanda. | Controlar los niveles de inventario, ubicaciones y necesidades de reabastecimiento. | Gestionar el traslado y el almacenamiento físico de las mercancías dentro de un almacén. |
| Actividades principales | Alinear el aprovisionamiento con la producción y la demanda, gestionar la logística y mitigar las disrupciones. | Equilibrar los niveles de existencias, integrar la previsión de la demanda y reducir el exceso o la escasez de inventario. | Optimizar la preparación, el embalaje y el envío de pedidos, a la vez que se minimizan los extravíos y las demoras. |
| Valor empresarial | Reducir costes, minimizar el desperdicio y garantizar la resiliencia durante las disrupciones. | Liberar capital de trabajo, mejorar las decisiones de compra y evitar pérdidas relacionadas con las existencias. | Mejorar la precisión, reducir los costes de mano de obra y respaldar la escalabilidad para gestionar mayores volúmenes de pedidos. |
| Retos | Coordinar operaciones globales, gestionar la logística de terceros y reaccionar ante las disrupciones. | Garantizar la exactitud de las previsiones, evitar el exceso o la falta de existencias y mantener la precisión del inventario. | Abordar las ineficiencias de la asignación de personal, reducir errores e implementar eficazmente nuevas tecnologías (p. ej., un sistema de gestión de almacén). |
| Herramientas y tecnologías | Sistemas logísticos avanzados, herramientas de previsión de la demanda y software de gestión de proveedores. | Sistemas de seguimiento de inventario en tiempo real y herramientas de analytics de datos. | WMS, sistemas de código de barras e identificación por radiofrecuencia (RFID) para automatización y precisión. |
Ahora veamos algunos factores importantes para ayudar a identificar qué áreas generarán el valor más inmediato y dónde debe concentrar su empresa las iniciativas de optimización.
El tamaño de la empresa y el sector determinan en gran medida qué proceso de gestión se debe priorizar. Para las empresas pequeñas (por ejemplo, empresas emergentes de comercio electrónico), la prioridad más inmediata suele ser la gestión de inventario, ya que evitar el exceso de existencias y administrar el flujo de caja son fundamentales para mantener las operaciones.
Por su parte, las empresas grandes (especialmente las de sectores como la fabricación, el retail o la logística) suelen requerir robustos sistemas de gestión de almacén para satisfacer las necesidades de envío en diferentes regiones. Los sectores con alta rotación o demanda de temporada (como el de la moda o los bienes de consumo) también podrían necesitar una gestión de almacén avanzada para cumplir con plazos de entrega estrictos.
Identificar los puntos débiles de su negocio puede ayudarle a determinar qué área requiere más atención. Alinear sus objetivos con estos retos ayudará a encontrar las soluciones adecuadas para lograr efectos inmediatos y a largo plazo. Por ejemplo:
¿Hay problemas recurrentes de desabastecimiento o exceso de existencias que inmovilizan el capital y frustran a los clientes? La gestión de inventario podría requerir mejoras.
¿Tiene el almacén problemas con pedidos incorrectos, retrasos o ineficiencias de asignación de personal? Trate de optimizar los procesos del almacén.
Las necesidades tecnológicas de una empresa dependen de la complejidad de sus operaciones. Las empresas con workflows sencillos podrían beneficiarse de herramientas de gestión de inventario que mejoran el seguimiento y la visibilidad de las existencias, para tomar mejores decisiones de compra. Las empresas con grandes volúmenes de transacciones, varias ubicaciones de almacén o cadenas de suministro globales suelen necesitar un sistema avanzado, como un WMS o herramientas de automatización de la cadena de suministro.
Independientemente del tipo o la escala de adopción y transformación digital para la que esté preparada la empresa, priorizar la tecnología y la modernización en la gestión de la cadena de suministro es esencial para mantener la competitividad actualmente. El software de gestión de inventario y los sistemas de gestión de inventario de almacén deben formar parte esencial de la estrategia general.
Una solución de cadena de suministro integrada es la mejor manera de solventar brechas operativas y optimizar los workflows.
En la mayoría de los casos, la integración de la gestión de inventario y almacenes como parte de una solución de cadena de suministro moderna es el mejor enfoque para reducir las brechas operativas y agilizar los workflows de la cadena de suministro. La adopción de un sistema de gestión integral proporciona acceso a capacidades que generan valor, entre ellas:
Previsión de la demanda basada en IA: predice la demanda futura y las necesidades de inventario con mayor velocidad, escala y precisión, utilizando datos previos y en tiempo real.
Automatización de tareas repetitivas: agiliza procesos como la preparación de pedidos, el embalaje y el envío, para reducir los errores humanos y ahorrar tiempo.
Integración de datos en tiempo real: sincroniza la cadena de suministro, el inventario y los sistemas de almacén para garantizar que todos los equipos tengan acceso a información actualizada.
Análisis predictivo: identifica posibles disrupciones en la cadena de suministro, como retrasos de proveedores o cuellos de botella en el transporte, antes de que afecten a las operaciones.
Tablero de mando personalizable: supervisa los indicadores clave de rendimiento (KPI) en todos los procesos de inventario, almacén y cadena de suministro, desde una misma interfaz
Escalabilidad perfecta: se adapta fácilmente a mayores volúmenes de pedidos, nuevas ubicaciones o picos de demanda de temporada, con sistemas diseñados para el crecimiento.
Trazabilidad mejorada: hace seguimientos de los productos en cada fase de la cadena de suministro, desde la búsqueda hasta la entrega final, para cumplir con las exigencias reglamentarias y las de los clientes.
Por su parte, las empresas experimentan beneficios de mayor alcance, entre ellos:
Las herramientas de integración eliminan los silos entre la cadena de suministro, el inventario y los sistemas de almacén, para impulsar una mejor coordinación y eliminar redundancias. Por ejemplo: las actualizaciones de inventario en tiempo real respaldan las decisiones de la cadena de suministro, para que los calendarios de producción estén siempre alineados con los niveles de existencias actuales. De manera similar, las operaciones de almacén pueden beneficiarse de los insights sobre la cadena de suministro, optimizando los procesos de almacenamiento y obtención de productos de inventario, para que coincidan con los calendarios de entrada y salida.
Los sistemas integrados consolidan datos de fuentes de toda la cadena de suministro para crear una sola fuente de datos. Así las empresas pueden supervisar los niveles de existencias, hacer seguimientos de los envíos y prever con precisión la demanda en tiempo real. Este nivel de visibilidad permite a las empresas anticipar mejor los retos y adaptarse proactivamente cuando sea necesario.
La integración de software ayuda a que los productos circulen por la cadena de suministro de manera eficiente, con menos demoras y errores. El seguimiento preciso del inventario y los procesos de almacén optimizados permiten completar los pedidos más rápidamente, cumpliendo o superando las expectativas de los clientes respecto a la entrega oportuna y la disponibilidad de los productos.
Al alinear las operaciones de aprovisionamiento, inventario y almacén en un solo sistema, las empresas pueden reducir el desperdicio, evitar el exceso de existencias y prevenir costosas situaciones de desabastecimiento. Los workflows automatizados y los insights avanzados en tiempo real reducen los costes de mano de obra, mejoran la asignación de recursos y aumentan la rentabilidad.
Las soluciones integradas están diseñadas para escalar, lo que facilita el crecimiento de las empresas sin sacrificar la eficiencia. Tanto para la expansión en nuevos mercados como para la gestión de picos de demanda estacionales, un sistema unificado fomenta la agilidad necesaria para adaptarse rápidamente y mantener la coherencia operativa.
Dadas las complejidades operativas cambiantes que afrontan las empresas, la integración de la cadena de suministro y la gestión de inventario y almacenes ya no es opcional, ahora es esencial para seguir manteniendo la competitividad. Al unificar estos sistemas e integrar su gestión, las empresas obtienen la agilidad necesaria para adaptarse a las disrupciones; la visibilidad para tomar decisiones basada en datos y la eficiencia para escalar con confianza.
Para progresar, hacen falta herramientas que eliminen los silos y conecten cada fase de la cadena de suministro. Ya sea a través de automatización avanzada, analytics de IA o workflows optimizados, la integración hará que su empresa pueda responder a las exigencias del mercado.
Descubra cómo las soluciones de Workday pueden potenciar las operaciones de su empresa de cara al futuro.
Más lectura
La IA está transformando la función de FP&A al proporcionar mejores datos, insights más rápidos y análisis inteligentes a escala. Pero, para aprovechar los beneficios, las empresas deben comprender el estado actual de la IA en el área de finanzas.
Ya estamos en 2025. ¿Sabe cuáles serán las tendencias más relevantes para los CFO? Siga leyendo para informarse sobre la importancia del upskilling de los equipos financieros, la adopción de soluciones basadas en tecnología cloud y la IA como habilitadora clave de las finanzas integradas.
Tenemos el honor de volver a estar entre los líderes en el Magic Quadrant™ de Gartner® de software de planificación financiera, por nuestra visión integral y nuestra capacidad de ejecución.
