Cómo ha desbloqueado Veolia la agilidad financiera durante una crisis global

Si hablamos de la alta dirección, la función financiera ha sido tradicionalmente más lenta que otras áreas empresariales en lo que respecta a la transformación digital. Sin embargo, actualmente, a medida que diversas macrofuerzas crean la necesidad de tomar decisiones más rápido y de utilizar mejor los datos, los líderes financieros de todo el mundo están derribando los obstáculos para la innovación y las formas de trabajar nuevas y más ágiles. 

Yael Leblanc, directora de transformación financiera del grupo en Veolia, una empresa global de servicios medioambientales con sede en Francia, es uno de estos líderes. Leblanc habló recientemente con Frederic Portal, director de marketing de soluciones y responsable de finanzas de EMEA de Workday, sobre el camino de Veolia hacia las finanzas cloud.

¿Puede hablarles a nuestros lectores sobre Veolia y su experiencia en finanzas?

Veolia es el líder mundial en servicios medioambientales en las áreas de agua, residuos y energía. Contamos con unos 171 000 empleados en más de 50 países, repartidos en unas 2000 sedes. La empresa facturó 27 000 millones de euros a finales de 2019. 

Llevo 12 años trabajando para Veolia y desde 2018 ocupo el cargo de directora de transformación financiera del grupo. Antes de unirme a Veolia, trabajé durante nueve años en una consultora.

¿Podría describir la estructura organizativa de Veolia y algunos de los factores que le llevaron a cambiar su visión de finanzas?

Como empresa global, nos organizamos por países, salvo en Francia, donde nos organizamos por línea de negocio. Cada país tiene su propia y única estructura de administración y la capacidad de dirigir una o más de nuestras empresas. La función financiera es la columna vertebral de nuestro grupo y da empleo a más de 4500 personas.

Lanzamos nuestro programa de transformación financiera del grupo a mediados de 2018, con cuatro pilares: Talento, Organización, Proceso y Digital. Las prioridades eran simplificar la forma en que trabajamos y convertirnos en una función financiera más moderna, eficiente y colaborativa. En gran medida depende del sistema financiero que utilizamos, y queríamos mejorar la calidad y la fiabilidad de nuestros datos para que nos permitan tomar mejores decisiones en tiempo real.

Su programa de transformación financiera se estaba llevando a cabo al mismo tiempo que una iniciativa más amplia dirigida por TI para migrar Veolia al entorno cloud. ¿Puede contárnoslo y también cómo fue el proceso de aprovisionamiento?

Nuestro programa se llevó a cabo en paralelo a un proyecto global llamado "Move to the Cloud", que, como sugiere su nombre, pretendía migrar al entorno cloud la infraestructura que hay detrás de nuestras herramientas. Liderado por nuestro equipo de TI, fue un cambio importante que también garantiza que todas las herramientas nuevas sean SaaS, independientemente de la función empresarial. Esto nos llevó a Workday, ya que buscábamos reorganizar el número de sistemas ERP que teníamos dentro del grupo. Para que se haga una idea, ¡teníamos más de 50!

Cuando empiezas a buscar posibles candidatos para un proyecto como este, creo que es muy fácil quedarse en las cuatro viejas glorias de siempre. Pero, lo que vimos en Workday fue muy convincente y nos gustó la interfaz de usuario sencilla y moderna, lo fácil que era de usar y, quizás lo más importante, cómo combina datos transaccionales y otros datos para crear tableros de mando que los directores, contables y demás empleados pueden utilizar para tomar decisiones rápidas.

En este momento todavía no hemos empezado a utilizar Workday. Estamos en la fase de proyecto en tres de nuestras unidades de negocio y el lanzamiento está previsto para enero de 2021. Estamos esperando las primeras reacciones de nuestros usuarios mientras el proyecto pasa a la fase de lanzamiento.

¿Cómo ha afectado a su empresa la pandemia de la COVID-19 y cómo se han adaptado al teletrabajo digital?

Durante la pandemia seguimos funcionando en todas las regiones, con una caída leve de la actividad entre mediados de marzo y mediados de mayo, pero ahora estamos funcionando a un nivel normal. El proyecto "Move to the Cloud" demostró su importancia en ese momento ya que la organización se adaptó muy bien al teletrabajo. Como ya nos habíamos pasado a la plataforma cloud y habíamos equipado a nuestros empleados con Google Chromebooks, todo el mundo pudo acceder a todas las aplicaciones independientemente de su ubicación. Esto fue muy importante en el caso del personal operativo, especialmente para el equipo de finanzas.

No hay que olvidar que durante la pandemia estábamos implementando Workday Financial Management en el Reino Unido y en Francia. Pudimos continuar con estas implementaciones sin interrupciones. Esos proyectos siguen según lo previsto, lo que es bastante impresionante, dadas las circunstancias.

Se habla mucho sobre cómo será la "nueva normalidad". ¿Cómo cree que cambiará su organización en el futuro próximo y qué papel desempeñará la tecnología digital en la creación de ese futuro?

Curiosamente, y no creo que seamos la única empresa que piensa así, la crisis ha acelerado nuestra transformación digital. También nos ha ayudado a convencer a los que eran más reacios al cambio. Entienden lo importante que es ahora para la organización. 

En el contexto de la crisis que acabamos de vivir: lo digital es esencial. Un buen ejemplo de esto son nuestras operaciones en China, en las que pasamos de un workflow 100 % manual a un proceso de planificación, elaboración de presupuestos y previsión totalmente digital. No podemos predecir el futuro, pero ahora tenemos herramientas que nos ayudan a planificar para el cambio y la incertidumbre. Es sumamente importante.

¿Alguna recomendación o consejo para otras organizaciones que emprendan un proceso similar?

Olvidarse de los sistemas ERP tradicionales es una ventaja, pero ese cambio requiere también un cambio de mentalidad y cultura. Las empresas deben asegurarse de que la planificación previa a la implantación sea muy rigurosa y tienen que tener muy claro lo que quieren conseguir. Comprender sus procesos, cómo quieren estructurar su modelo de gestión y cómo se comunican con la empresa son cosas muy importantes que hay que tener en cuenta.