Cuando la empresa alemana HelloFresh decidió asegurar su agilidad y la rapidez en la toma de decisiones, recurrieron a Workday Adaptive Planning. Esa agilidad ha adquirido especial importancia en un periodo en que los kits de comida se han convertido en una popular alternativa a los restaurantes y a la compra en la tienda o el supermercado.
La pandemia ha puesto a prueba la agilidad y la capacidad de permanencia de casi todas las empresas. Pero mientras la mayoría de los restaurantes y empresas de servicios alimentarios han afrontado dificultades, también hay quienes han descubierto oportunidades. Y para aprovecharlas al máximo han optado por la planificación moderna.
Ese es el caso de HelloFresh, empresa alemana que ofrece kits de comida envasada directamente a los consumidores. Un año después de su fundación en 2011, HelloFresh expandió su servicios de reparto de kits de comida a Estados Unidos. Hoy en día lidera el mercado estadounidense y está presente en 13 países de tres continentes.
En 2019, HelloFresh distribuyó más de 280 millones de comidas en todo el mundo. Luego se declaró la pandemia de COVID-19 y, prácticamente de un día para otro, lo que hasta entonces había sido un recurso práctico en hogares escasos de tiempo se convirtió en una alternativa segura a las comidas en restaurantes e incluso a la compra en tiendas y supermercados. La demanda de kits de comida se disparó.
Estaba claro que HelloFresh tenía que seguir siendo ágil y competitiva y tomar rápidas decisiones bien fundamentadas. "Este entorno dinámico exige que actuemos con rapidez y agilidad", comenta Sander van Vliet, mánager de FP&A de HelloFresh.
Afortunadamente para HelloFresh, el equipo de FP&A de la empresa ya había comenzado a sentar las bases de un entorno de planificación ágil incluso antes de la insólita disrupción de 2020. A finales de 2019, la empresa empezó a sustituir por Workday Adaptive Planning las hojas de cálculo que usaban para los procesos de previsión y elaboración de presupuestos.
El primer objetivo fue la estandarización de la entrada de datos. Como empresa que cotiza en Bolsa, HelloFresh necesitaba "un enfoque de elaboración de presupuestos coherente que guiara correctamente el mercado", en palabras de Vliet. Eso era cada vez más difícil de lograr con las hojas de cálculo, porque el aislamiento de los conjuntos de datos esenciales obstaculizaba la colaboración entre departamentos y equipos locales y complicaba tareas críticas como las de análisis de desviaciones. Establecer una sola fuente de información precisa y accesible para todos los datos, tanto de finanzas como otros, les ayudó a potenciar nuevos niveles de eficiencia, colaboración y confianza en las cifras.
Otra tarea pendiente: "Nos propusimos estandarizar los informes de pérdidas y ganancias", dice van Vliet. "Así cada país podía enviar los datos de manera coherente". Y añade que Workday Adaptive Planning resultó realmente útil para eso. "La opción de hacer que ciertas cuentas sean de solo lectura o vincular cuentas entre sí, señala el camino adecuado a los distintos países y garantiza la presentación de datos correcta".
Van Vliet también quería acabar con los problemas creados por las versiones de los datos. "Cuando aún utilizábamos Excel, siempre había dificultades para saber cuáles eran los datos más recientes y quién había hecho el último cambio. Los estrictos protocolos de control de versiones de Workday Adaptive Planning dentro de la moderna solución cloud nos ayudaron a librarnos de esos problemas".
"Hoy más que nunca es importantísimo poder implementar nuestras previsiones con rapidez".
Sander van Vliet
Manager FP&A, HelloFresh
Las ventajas aportadas por esos cambios son evidentes. "Podemos adoptar los cambios", dice van Vliet. "Hoy más que nunca, es importantísimo poder implementar nuestras previsiones con rapidez".
Van Vliet afirma que el equipo se ha acercado a la previsión continua. "Hemos creado lo que denominamos previsión en curso", dice. "Todos los integrantes del equipo pueden hacer cambios sobre la marcha y así tenemos siempre disponible la previsión más reciente".
También han incorporado la elaboración de presupuestos funcional. Según explica van Vliet: "Nos permite trabajar como partner del negocio, reunirnos con los equipos de gestión todos los meses y proporcionarles insights del presupuesto, las cifras reales, las desviaciones, y ayudarles a dirigir la empresa".
Y no es una calle de un solo sentido: "Además de eso, podemos usar las reuniones para obtener información con la que mejorar las proyecciones en nuestra previsión. O sea que todos salimos ganando".
Ahora la empresa centra su atención en la integración de su balance, el flujo de caja y los modelos de inversión de capital, o capex, dentro de Workday Adaptive Planning. Entretanto, otros departamentos, como el de marketing, quieren formar parte del entorno de planificación.
A las empresas que quieren implementar una solución cloud de planificación moderna como Workday Adaptive Planning, van Vliet les ofrece estas sugerencias del equipo de HelloFresh: crear una cultura de autoayuda y encontrar la ruta que ofrezca menos resistencia. Y anima a las empresas a apostar por la simplicidad con estos planteamientos: ¿Cuál es el producto final que queremos crear? ¿Y cómo vamos a lograrlo?
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