Afrontar con eficacia los reglamentos internacionales y el crecimiento multinacional: ¿puede hacerlo su ERP?

La creciente complejidad de los negocios a escala global plantea nuevos retos a las empresas y hoy es más importante que nunca contar con un sistema de planificación de recursos de empresa (ERP) ágil. 

Uno de los principales problemas para los sistemas ERP legacy —especialmente los de empresas multinacionales que operan en diversas jurisdicciones— es asegurar el cumplimiento de las obligaciones de reglamentos, divisas y normativas de cada país. Recordemos que ERP implica la gestión de una suite de aplicaciones de software necesarias para la marcha de un negocio y podría incluir la gestión en un solo sistema de finanzas, recursos humanos, cadenas de suministro, relaciones con los clientes e inventarios.

Las estrategias de ERP globales pueden ser dispersas o centralizadas. 

ERP disperso: sistemas individuales

Por lo general, la evolución de una gran multinacional conduce al uso de un libro mayor corporativo al que las filiales deberían añadir sus resultados financieros finales. La sede central suele realizar la planificación global, la conciliación de cuentas y la analítica aplicada a los negocios usando el libro mayor.

Las filiales en otros países están a cargo de sus propios sistemas de finanzas locales, con la posibilidad de operar independientemente de la empresa matriz hasta el momento de presentar los resultados. Los sistemas de finanzas locales también exigen tiempo y esfuerzos para cumplir con las obligaciones normativas y de informes en las jurisdicciones correspondientes.

Los datos de finanzas, ubicados en sistemas ERP locales, se resumen y se envían a la empresa matriz. Este método puede ser práctico a un nivel básico, pero limita la agilidad operativa de toda la empresa, ya que para efectuar cambios en la dimensionalidad de los informes no basta con un simple retoque de un solo sistema ERP. Hay que coordinar esos cambios en los sistemas ERP de cada país y eso puede dificultar la adopción de los objetivos de la empresa en los países individuales.

También significa un alto coste para la función de finanzas autónoma de un país, dada la necesidad de conciliar manualmente datos provenientes de libros mayores subyacentes que se añaden al libro mayo central.

Por último, los sistemas ERP dispersos pueden afectar a los insights que puede generar una empresa y causar retrasos, debido a la falta de un conjunto de datos común.

ERP centralizado: un enfoque top-down

En una estrategia de ERP centralizada las empresas han intentado implementar un sistema ERP global. En el caso de una empresa multinacional que opera en varios países del mundo, el enfoque se centra en los informes de grupo y permite que la sede corporativa imponga sus políticas de contabilidad.

Lógicamente, el problema principal es el opuesto al del otro escenario. 

Eso significa que un modelo de informes corporativo no puede satisfacer los requisitos de informes locales y las empresas tienen que dedicar más tiempo a configurar sus sistemas ERP globales para cumplir con las diversas obligaciones reglamentarias en cada país. Eso puede provocar una degradación de las capacidades de informes.

Claro está que también hay ventajas. Un sistema ERP centralizado suele simplificar el proceso de informe en la sede central y permite economías de escala. Podría decirse que el entorno de control es mayor ya que hay que dirigir las transacciones a través del sistema y hay más insights de las transacciones. Las empresas pueden crear un modelo de datos principal que permita capturar de modo similar datos de proyectos, facturas o proveedores, pero ese enfoque también dificulta el cumplimiento de los requisitos de informes locales.

En suma, ambos enfoques tienen sus propios retos. 

Así pues, ¿qué hace falta para reducir el coste financiero e incrementar los insights y la eficiencia operativa de la función de finanzas global?

El sistema cloud de gestión empresarial: un enfoque nuevo

Si las empresas quieren ser competitivas en el futuro, necesitan un sistema ERP que sea adaptable. O el sistema cloud de gestión empresarial de Workday. Dados los cambios constantes en los marcos reguladores y las obligaciones de cumplimiento, así como en la legislación fiscal en todo el mundo, es realmente crucial integrar la flexibilidad y la escalabilidad en la forma de operar de las empresas. Los sistemas legacy, que a menudo exigen cantidades considerables de recursos y proyectos de TI para implementar en el workflow las estructuras requeridas, simplemente han dejado de dar la talla.

Además, la complejidad de las arquitecturas ERP legacy ha entorpecido la gestión de las empresas internacionales. Cuando hay transacciones transfronterizas, se deben consolidar datos de distintos libros y eso plantea problemas específicos. Entre esos problemas pueden estar la introducción de sistemas de conciliación de terceros, que implica sacar datos del sistema Core; y el tiempo que el personal de finanzas tiene que dedicar a actividades no estratégicas simplemente para conseguir el cierre de libros mensual.

En una situación ideal, todo eso tiene la finalidad de extraer información orientativa, proporcionar insights compartidos entre las partes interesadas en la sede central y suministrar a las oficinas regionales los datos necesarios para tomar decisiones locales.

El enfoque de Workday al servicio de las necesidades de cada país

Workday aborda las necesidades de las operaciones globales basándose en un concepto de configuración distinta de la personalización. Todos los clientes de Workday reciben la misma versión de nuestro software cloud de gestión empresarial, que puede configurarse en gran medida para acomodar diversas necesidades localizadas. Al mismo tiempo, todos los clientes utilizan siempre la versión más reciente de Workday, dotada de las últimas innovaciones, mejoras y características de seguridad.

Estas son algunas de las características que definen el enfoque de Workday para una estructura de ERP.

• Workday Financial Management se ha traducido a once idiomas y los usuarios pueden introducir transacciones en el idioma que quieran. 

• Se distribuyen configuraciones para ciertos países y los clientes pueden desarrollarlas de acuerdo a necesidades específicas.

• Como sistema cloud de gestión empresarial multientidad, Workday permite que cada entidad legal supeditada a la empresa matriz utilice varias divisas y mantenga información financiera en el sistema Core.

• Tanto si utilizan principios de contabilidad de uso generalizado (GAAP) como si usan normas de informes financieros internacionales (IFRS) o una combinación de ambos en toda la empresa, los clientes de Workday pueden especificar distintos métodos de contabilidad y ajustes dentro del workflow. Workday también puede asociar una estructura de codificación contable corporativa para posibilitar el cumplimiento de las normativas de informes en otras jurisdicciones.

• Las reglas de secuenciación de documentación, que siempre han sido problemáticas para las empresas multinacionales, se integran en las configuraciones distribuidas por Workday. En algunos países hay que restablecer periódicamente —con una frecuencia trimestral o anual— la numeración de los documentos. El motor de pagos y banca de Workday se integra con instituciones financieras globales para ofrecer un proceso optimizado.

• El robusto motor fiscal de Workday permite a los usuarios capturar impuestos indirectos, tales como impuestos de valor añadido (IVA), sobre bienes y servicios (GST), de ventas o de retención en origen. Los clientes pueden introducir cambios de tipos impositivos y fechas efectivas, y también capturar transacciones individuales y cumplir diversos requisitos de informes para autoridades tributarias concretas, incluyendo el documento normalizado de auditoría fiscal (SAF-T, de Standard Audit File for Tax), de uso cada vez más extendido.

• Mediante Pagero Network, los clientes de Workday obtienen acceso instantáneo a millones de empresas y conformidad normativa integral con infraestructuras locales de facturación electrónica, entre ellas Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL), FACe (España), Chorus (Francia), SDI (Italia) y ESPAP (Portugal). Pagero también admite cientos de normas de facturación electrónica e intercambio de datos electrónico (EDI) que facilitan implementaciones escalables en todo el mundo.

Apoyo a la integración de facturaciones electrónicas 

Además de las capacidades ERP transfronterizas, los clientes de Workday pueden agregar al sistema cloud de gestión empresarial funciones de documentación electrónica internacional automatizadas, conformes y seguras. Pagero, un partner de Workday, permite a los clientes digitalizar y automatizar sus procesos financieros, para lograr precisión de datos, excelencia operativa y visibilidad en tiempo real de todos sus procesos purchase-to-pay (P2P) y order-to-cash (O2C). Pagero también permite que los usuarios de Workday cumplan con las normativas locales en todos los mercados en los que operan.

Mediante la red Pagero, los clientes de Workday pueden integrar el intercambio de documentos empresariales con todos sus proveedores y clientes, sea cual sea su tamaño, el sistema ERP que usen, su madurez de TI o el formato que prefieran. Pagero combina numerosos canales de intercambio para que los clientes de ERP de Workday reciban y envíen electrónicamente todos sus documentos de facturas y pedidos conforme a las normativas locales.

Alexander Jansson, vicepresidente al frente del desarrollo de partners de Pagero, dijo en un webinar reciente que la facturación electrónica se está implantando y no se trata simplemente de convertir al formato PDF los documentos de facturación. Las obligaciones reglamentarias de la facturación electrónica dependen de cada jurisdicción y la automatización de los procesos puede asegurar el cumplimiento normativo.

Por ejemplo, en Europa y ciertas zonas de Asia se usa cada vez más la norma electrónica PEPPOL y Pagero ayuda a las empresas a conectarse a este marco común para lograr transacciones comerciales sin fronteras, rápidas y seguras. PEPPOL es un marco común para normas de mensajería de documentación electrónica y una red que permite a las empresas comunicarse entre sí por vía electrónica para el proceso de aprovisionamiento a nivel regional y mundial. Este marco común permite incrementar la eficiencia y reducir los costes.

El soporte ofrecido por Pagero incluye la capacidad —de uso inmediato dentro de Workday— de distribuir y adoptar la facturación electrónica de acuerdo con los requisitos de cada país, tanto si hace falta una firma digital como si hay condiciones específicas sobre contenidos. 

"Utilizamos las mejores tecnologías que permiten a nuestros clientes en común operar inmediatamente de manera totalmente digital", afirmó Jansson.

Pagero se ha asociado con Workday para proporcionar una red empresarial inteligente que conecta entre sí a compradores y vendedores, automatizando, normalizando y garantizando la seguridad del intercambio de sus pedidos, facturas y otros documentos de negocio. Mediante la combinación de la eficaz y flexible base tecnológica de Workday con la red abierta de Pagero basada en tecnología cloud, los clientes pueden digitalizar sus procesos P2P y O2C para responder a los rápidos cambios de las empresas, los mercados y las normativas.

Jansson añadió que, cuando se busca un proveedor es importante contar con un partner que aporte conocimientos y sea capaz de ofrecer un producto que se pueda escalar globalmente.

"La facturación electrónica es algo que realmente exige una estrategia central. Y será muy importante encontrar un proveedor adecuado, que preste asistencia ahora y en el futuro", dijo.