Ante las presiones constantes, las instituciones de servicios financieros deben optimizar el aprovisionamiento para reducir los costes sin que se produzcan disrupciones operativas y de cara al cliente.
Como sabe cualquiera que haya lidiado con un presupuesto familiar, lograr el equilibrio perfecto entre ahorrar para el futuro y disfrutar del presente puede ser complicado. Incluso aquellos que no se permiten el lujo de tomarse un café más elaborado del habitual pueden experimentar un duro despertar: los expertos han señalado que obsesionarse con ese tipo de derroches puede ser irrelevante para lo que realmente determina la estabilidad financiera personal.
En el ámbito de los servicios financieros, muchas instituciones se enfrentan a una incertidumbre similar al tener que hacer frente a una serie de fuerzas que durante años han ejercido una enorme presión sobre el sector. Con unos ratios de costes e ingresos insostenibles debido a los tipos de interés bajos y sostenidos, a la reducción de los márgenes de interés netos, a las nuevas normativas y a la agresividad de las nuevas empresas de tecnología financiera, estas entidades deben reducir los costes sin recortar los presupuestos de transformación digital y de experiencia del cliente que son esenciales para su futuro.
Al igual que pasa con el "ahorro en café", los bancos y las instituciones financieras están descubriendo que los métodos tradicionales de reducción de costes, como el cierre de sucursales, no son suficientes y están causando problemas en el proceso. Tras cerrar un récord de 3324 sucursales en 2020, los bancos ahora buscan nuevas formas de controlar los costes sin afectar a la experiencia del cliente o reducir el acceso al servicio.
En un nivel más amplio, los datos ayudan a los líderes de aprovisionamiento a mirar más allá de las decisiones de abastecimiento y transformar los procesos y flujos de trabajo con el fin de obtener un mayor valor por cada gasto realizado.
Para los bancos y las compañías aseguradoras, el proceso de aprovisionamiento ofrece grandes oportunidades para mejorar la eficacia operativa y reducir los costes, al tiempo que se mejoran las relaciones con los proveedores y se aumenta la agilidad. De hecho, para las instituciones de servicios financieros que crean las mejores empresas de aprovisionamiento, las conclusiones del Grupo Hackett sugieren que pueden reducir los costes en un 25 % en comparación con aquellas empresas que tengan un aprovisionamiento menos ágil.
A continuación se detallan cuatro consideraciones que ayudarán a los bancos y las aseguradoras a transformar el aprovisionamiento en un gigante estratégico con el que ahorrar dinero y potenciar los resultados empresariales.
En muchos bancos, los equipos de aprovisionamiento se encuentran aislados en las unidades de negocio y no interactúan lo suficiente con los partners de negocio durante el ciclo, ocultando así las oportunidades de ahorro en toda la empresa. Con el fin de contener los costes de manera eficaz, las empresas deben adoptar un sistema moderno que integre los controles de procesos de gestión y analytics en un solo sistema, creando coherencia y ofreciendo visibilidad en tiempo real de las tendencias de gasto. Un sistema automatizado basado en tecnología cloud puede ofrecer a las partes interesadas, proveedores y partners de negocio una visión clara del proceso integral de aprovisionamiento, lo que aumenta la eficacia.
En estos sistemas de gestión de gastos, los empleados pueden crear fácilmente peticiones de compra, generar órdenes de compra, recibir productos, procesar facturas de proveedores y analizar costes. Todo en un mismo lugar. Además, los proveedores pueden acceder al mismo sistema a través de un portal, lo que les permite ver sus órdenes de compra, consultar y responder a solicitudes de ofertas y ver y crear facturas.
Para controlar los costes, los equipos de aprovisionamiento de los bancos deben profundizar en el abastecimiento de datos para así encontrar nuevas vías con las que ahorrar costes. Con el sistema adecuado y los datos clave al alcance de la mano, los principales líderes de aprovisionamiento pueden comprender mejor las tendencias históricas e identificar ahorros que han pasado desapercibidos anteriormente. Las herramientas basadas en tecnología cloud permiten a los bancos centralizar los contratos, obtener una visibilidad completa de todos los acuerdos y tomar decisiones basadas en datos mediante seguimiento y analytics automatizados con el fin de gestionar el riesgo, el cumplimiento normativo y el rendimiento por parte de los proveedores.
La visibilidad total de la segmentación, el rendimiento y los contratos de los proveedores existentes también permite a los ejecutivos determinar qué contratos deben volver a negociar y les proporciona benchmarks y datos de referencia para fortalecer su posición. Tras firmar nuevos acuerdos, el sistema realiza un seguimiento y señala exactamente dónde se producen los ahorros.
En un nivel más amplio, los datos ayudan a los líderes de aprovisionamiento a mirar más allá de las decisiones de abastecimiento y transformar los procesos y flujos de trabajo con el fin de obtener un mayor valor por cada gasto realizado. Los ejecutivos bancarios pueden analizar comparaciones en paralelo de ofertas, usar la planificación de escenarios para calcular los ahorros y proporcionar feedback en tiempo real a los proveedores sobre cómo mejorar la oferta.
Las empresas que optan por una sola fuente de información pueden automatizar fácilmente las tareas de abastecimiento y los procesos de aprovisionamiento, como solicitar una orden de compra y asignar las facturas al aprobador correspondiente. Las soluciones de gestión de gastos basadas en tecnología cloud pueden ir aún más lejos, utilizando avances en inteligencia artificial y machine learning para procesar facturas de proveedores y sugerir categorías de gasto relevantes para peticiones sin complicaciones.
En el futuro, esta automatización solo se intensificará. De hecho, la consultora McKinsey & Company estima que casi el 60 % de los cientos de tareas involucradas en el proceso source-to-pay pueden automatizarse de forma total o parcial. Las soluciones cloud son la vanguardia de la automatización, reducen los tiempos de ciclo y liberan a los trabajadores de la dependencia de los procesos manuales para que puedan centrarse en el trabajo estratégico y la toma de decisiones de mayor nivel. De este modo, los nuevos sistemas permiten que el aprovisionamiento no solo genere ahorros de costes, sino también crecimiento a través de nuevas e innovadoras colaboraciones con proveedores.
En el sector de los seguros, la incertidumbre de los eventos externos que afectan al pago de las reclamaciones siempre ha hecho que la contención de los costes sea una prioridad fundamental. Dado que las aseguradoras de empresas dependen en gran medida de los acuerdos contractuales de terceros con los proveedores de servicios en el departamento de reclamaciones, estos proveedores ofrecen amplias oportunidades de reducción de gastos.
Sin embargo, la clave es reducir los costes mientras se mantiene el excepcional servicio de atención al cliente de los proveedores.
Para lograr esto, las aseguradoras deben maximizar los efectos de cada relación con los proveedores empleando el mismo sistema, compartiendo información y controlando el rendimiento en tiempo real para obtener insights sobre la actividad, los niveles de riesgo y los gastos de contratos de los proveedores. Con la tecnología adecuada, se gestionará la incorporación de proveedores y la recopilación de datos de todas las transacciones posteriores, simplificando el cumplimiento normativo y las evaluaciones de riesgo de las aseguradoras. Asimismo, las aseguradoras pueden gestionar el rendimiento de los proveedores por medio de revisiones de negocio periódicas y planes de desarrollo.
Los bancos y otras entidades hipotecarias tienen la misma oportunidad de gestionar las relaciones con los proveedores. Por ejemplo, hay quienes confían en una empresa de gestión de evaluación de terceros para seleccionar a un evaluador que realice una valoración de la propiedad, un requisito para emitir un préstamo hipotecario.
Los sistemas legacy obsoletos no pueden ofrecer a los bancos y las aseguradoras la automatización y los insights que necesitan para ser más ágiles, ya que se enfrentan a presiones de reducción de costes cada vez mayores. Los sistemas basados en tecnología cloud proporcionan datos integrados, analytics y machine learning de inmediato para ayudar a las empresas de servicios financieros a mejorar los márgenes reduciendo los costes y aumentando la eficacia. Al adoptar un modelo de aprovisionamiento moderno con un enfoque más estratégico, los servicios financieros pueden crear tanto mejoras en los resultados finales como un mayor crecimiento de los beneficios.
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