Los CIO con visión de futuro aprovechan la oportunidad para replantearse los entornos ERP tradicionales, haciendo hincapié en la transformación de los procesos de gestión y la creación de una base que prepara a la empresa para tomar decisiones. Descubra por qué descuidar el Core digital de los sistemas ERP es una estrategia abocada al fracaso.
Este es el primero de una serie de tres artículos en los que se trata el tema de la modernización de los sistemas ERP. Este contenido apareció originalmente en CIO.com y se ha vuelto a publicar con autorización.
La luz eléctrica se inventó en la década de 1870 y las plantas de generación de energía estaban en funcionamiento a principios de la década de 1880. Sin embargo, en 1900, menos del 5 % de los equipos de fábricas trabajaban con motores eléctricos. Su adopción generalizada no llegaría hasta la década de 1920, casi 50 años después de la introducción de la tecnología.
El motivo de esta gran demora tiene más que ver con la psicología que con la tecnología. Los propietarios de las fábricas no veían ninguna ventaja convincente en electrificar las plantas de fabricación, que en aquella época funcionaban con motores de vapor atados a largas correas de serpentina de cuero conectadas a la maquinaria de producción. No fue hasta que se reinventaron los diseños de las fábricas sin las limitaciones de la energía centralizada cuando se produjo el cambio y la productividad alcanzó niveles sin precedentes.
"En las antiguas fábricas, la máquina de vapor marcaba el ritmo, mientras que en las nuevas, los trabajadores podían hacerlo", escribió la BBC.
Esta historia refleja de un modo distante los retos a los que se enfrentan los usuarios actuales de la planificación de recursos empresariales (ERP), un complejo sistema de software arraigado en la fabricación que está presente en casi todas las grandes empresas. Las empresas adoptaron ampliamente los sistemas ERP en las décadas de 1990 y 2000 para lograr una mayor eficacia al obtener mejores insights de sus operaciones empresariales. Sin embargo, ahora esas implementaciones legacy están ralentizando su proceso para adoptar las estrategias empresariales eminentemente digitales que nueve de cada diez empresas afirman haber adoptado o tienen previsto adoptar.
"Cuando los CIO y otros líderes empresariales colaboran para la modernización de los sistemas ERP, sus planteamientos pueden tener visión de futuro, en lugar de supeditarse al presente".
Ernesto Boada
CIO interino
Workday
Los sistemas ERP se centran en la eficacia de los procesos, no en la transformación de la empresa. En un entorno en el que los cambios se producen más rápido que nunca debido a la globalización, las normativas, la evolución de las preferencias de los clientes y la tecnología, entre otros factores, los sistemas legacy rígidos y los lastres técnicos impiden a las empresas alcanzar su potencial.
Considere la posibilidad de ofrecer un enfoque "como servicio". Esta tendencia, que empezó en el software, se ha expandido a casi todas las áreas de la economía, incluidos los vehículos, los equipos industriales y los electrodomésticos. Según IDC, se espera que el mercado cloud compartido como servicio crezca un 21 % anual hasta superar los 800 000 millones de dólares en 2025.
El cambio a un modelo de suscripción afecta a casi todas las partes de la empresa, como la contabilidad, la gestión de inventarios, las relaciones con los canales y la compensación del personal de ventas. Muchos sistemas ERP legacy simplemente no están a la altura. Las arquitecturas específicas y precarias no están diseñadas para adaptarse a la repentina aparición de nuevas fuentes de ingresos, prácticas de contabilidad de costes y entidades legales.
El cumplimiento normativo es otro reto. Algunas empresas están sujetas a cientos de normativas a nivel local, estatal y federal, las cuales cambian constantemente. Se están preparando nuevas normativas de la SEC que exigirán a las empresas que proporcionen datos sobre aspectos como la formación en materia de cumplimiento normativo, la mejora de la diversidad de la fuerza laboral, el abastecimiento sostenible y la reducción de emisiones. Muchos de estos datos no se han capturado nunca antes, por lo que los sistemas ERP legacy on-premise deben actualizarse y probarse cada vez que entra en juego una nueva norma.
"Los sistemas legacy rígidos y los lastres técnicos frenan a las empresas", afirma Ernesto Boada, CIO interino de Workday. "El departamento de TI no puede desbloquear los datos que la empresa necesita para tomar decisiones rápidamente con esos sistemas".
La inflexibilidad de las aplicaciones y la limitación de los recursos de TI impiden una toma de decisiones rápida y alargan los plazos de implementación. Sin embargo, muchos líderes empresariales consideran que la modernización de los sistemas ERP es una tarea compleja y cara que no justifica la inversión necesaria. Al igual que los propietarios de las fábricas de principios del siglo XX, no logran ver más allá de las limitaciones de sus procesos e infraestructuras actuales para visualizar el potencial sin explotar que existe al hacer las cosas de forma diferente.
"Muchos consideran que el sistema ERP es el pilar de cualquier empresa, y modernizarlo es un asunto caro y complejo", afirma Bo Lykkegaard, vicepresidente asociado de investigación de software en Europa de IDC. "Sin embargo, la necesidad de obtener mejores insights de negocio, una mayor agilidad empresarial y una mayor productividad de los empleados está impulsando a empresas de todos los tamaños a modernizar su sistema ERP".
Pero la modernización de los sistemas ERP no consiste simplemente en implantar una "nueva" tecnología sobre la antigua forma de trabajo. Los cambios innovadores se producen cuando las empresas emplean la tecnología de forma que pueden crear algo totalmente original. Gracias a la inteligencia artificial que automatiza las tareas que antes requerían la intervención humana, los sistemas ERP modernos pueden transformar las funciones que necesitan mucha mano de obra, como la contabilidad y el análisis financiero, en funciones estratégicas, lo que permite que las personas dejen de centrarse en los procesos en papel y se dediquen a tareas más relevantes, como el desarrollo de skills y la mejora de la satisfacción del cliente.
"Las empresas tienen éxito cuando integran tecnologías y procesos de gestión conjuntamente a fin de innovar, en lugar de adoptar un enfoque basado en costes para la modernización de los sistemas ERP", afirma Boada.
Las empresas más exitosas de hoy en día dependen enormemente de la información. Los activos intangibles, como la propiedad intelectual, representaban alrededor del 17 % del valor medio de una empresa en 1975. Hoy representan el 90 %. Los sistemas ERP modernos basados en tecnología cloud apoyan la transformación digital haciendo que la información esté disponible al instante para todos los que la necesitan en un sistema colaborativo e interconectado que se adapta para responder rápidamente a los cambios.
Esto significa que la planificación y la toma de decisiones pueden pasar de escenarios programados basados en datos y procesados por lotes a una previsión continua en tiempo real y en toda la empresa que abarque las finanzas, las operaciones, los recursos humanos y los datos externos. Los informes periódicos sobre la formación, el desarrollo y el rendimiento de la fuerza laboral pueden sustituirse por un análisis continuo del bienestar y la implicación del empleado que, según el 85 % de los ejecutivos, es esencial para ofrecer la mejor experiencia de cliente.
Los sistemas ERP modernos mejoran la agilidad organizacional al ofrecer automatización de procesos, estructuras y apoyo a la gestión del cambio, lo que no solo permite que las empresas se adapten mejor al cambio, sino que atraigan mejor el talento en un entorno con serios problemas de skills. Asimismo, ayudan a que las empresas se centren en el cliente al liberar a los trabajadores de las tareas de back-office rutinarias que minan la moral, al tiempo que controlan continuamente la satisfacción y la implicación de los empleados mediante encuestas integradas.
Un sistema moderno ayuda a agilizar los procesos de gestión back-end, ajustar la oferta y la demanda y permitir el acceso a los datos esenciales a todos los que los necesitan. Además, puede vincularse a sistemas específicos del sector para ofrecer a la empresa una visión más completa de su negocio. Las herramientas con poco código o sin código permiten a los clientes crear sobre la funcionalidad existente o desarrollar nuevas capacidades a medida que cambian las condiciones sin necesidad de modificar o desconectar las aplicaciones Core. Las personalizaciones desatan la innovación en lugar de limitar a las empresas a un proveedor y una versión de software concretos.
Los sistemas ERP modernos basados en tecnología cloud apoyan la transformación digital haciendo que la información esté disponible al instante para todos los que la necesitan en un sistema colaborativo e interconectado que se adapta para responder rápidamente a los cambios.
Menos de la mitad (41 %) de las aplicaciones de ERP, CRM y otras líneas de negocio están ahora en el entorno cloud, pero se espera que el cambio de los entornos on-premise se acelere, ya que otro 36 % tiene previsto migrar estas aplicaciones esenciales en los próximos tres años. El éxito de la migración a un sistema ERP moderno requerirá que los CIO y los líderes empresariales estén unidos, alineando el proceso de migración con los resultados de negocio deseados. Para lograrlo, los líderes de TI deben pensar en plataformas que permitan un rápido despliegue de capacidades empresariales en un Core de datos seguro y de confianza capaz de admitir cambios frecuentes.
"Cuando los CIO y otros líderes empresariales colaboran para la modernización de los sistemas ERP, sus planteamientos pueden tener visión de futuro, en lugar de supeditarse al presente", afirma Boada.
Es hora de dejar de lado los viejos sistemas y modernizar las herramientas de la empresa. No hay que esperar 50 años para hacerlo.
En el próximo artículo de esta serie, que se publicará el 15 de agosto, trataremos cómo es el camino hacia un entorno ERP moderno. Si desea obtener más información sobre cómo los CIO abordan las iniciativas de modernización principales, consulte CIO.com para conseguir recursos adicionales.
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