Una mejor manera de trabajar: el día a día con Sana

En este artículo tratamos:

• Claridad en lugar de caos

• Desarrollo y acción

• Enfoque en una comunicación clara

• Un nuevo comienzo

Con la integración de la IA de forma nativa en toda la empresa, la complejidad aumenta rápidamente. Hay más agentes, más herramientas y más lugares donde se realiza el trabajo. Con Sana de Workday, ahora disponible para clientes de todo el mundo, los empleados pueden obtener respuestas y automatizar tareas en una experiencia impulsada por IA. 

Los empleados de Workday no tuvieron que esperar a nuestro lanzamiento público de hoy para descubrir lo que significa una jornada laboral más ágil. Tras la adquisición hace cuatro meses, Workday estableció un nuevo récord al implementar Sana internamente en tan solo 60 días. Actualmente, Sana ha llegado al 80 % de los 21 000 empleados de Workday, con más de 12 200 usuarios activos que interactúan con la plataforma cada semana.  

La repercusión es clara. Los equipos de Workday ya están utilizando Sana para convertir workflows manuales y tediosos en procesos ágiles. Un agente jurídico personalizado ha transformado un enorme proyecto de revisión de 1500 contratos, que suponía una tarea titánica de 9000 horas, en un éxito rotundo. Al reducir drásticamente los tiempos de revisión de 6 horas a tan solo 15 minutos por contrato, este agente ahorró 8625 horas a nuestro equipo global de servicios legales, un resultado asombroso.

Nuestros mánagers de producto han sustituido el tedioso trabajo manual de gestión de datos por un analizador automatizado que proporciona tendencias de uso detalladas y segmentos de usuario en segundos, ahorrando hasta 10 horas de trabajo en hojas de cálculo por análisis. 

Mientras tanto, un nuevo agente de estrategia ha convertido los estudios de la competencia en una ventaja de autoservicio, permitiendo a los ejecutivos de ventas obtener instantáneamente comparaciones de fijación de precios y tendencias de mercado que antes requerían un intermediario. Desde agentes de conocimientos básicos en IA que democratizan el conocimiento técnico en toda la empresa hasta asistentes inteligentes que gestionan el caos diario del correo, Sana es más que una herramienta: es la nueva ventaja competitiva de Workday.

Por la mañana: claridad en lugar de caos

Para George Margrove, investigador principal sénior de Workday, su semana solía empezar el domingo por la noche con la típica ansiedad laboral. Sentía esa pesadez tan familiar de los lunes por la mañana: una postura defensiva en la que se dedicaba mentalmente a priorizar su bandeja de entrada para ver qué debía hacer a continuación.

Pero ahora Sana lo prepara con WeekIQ, un agente que actúa como jefe de personal digital. Se integra con Outlook y otros proveedores de correo electrónico para filtrar miles de mensajes. Así, en lugar de perder el tiempo buscando entre carpetas y bandejas de entrada, su agente de Sana le recibe con una lista priorizada de actualizaciones del proyecto y sus tareas más importantes. 

"Es un auténtico salvavidas", asegura Margrove. "La integración entre Sana y mi correo electrónico fue fácil de configurar y ha cambiado por completo mi rutina de los lunes". En más de una ocasión, me ha recordado tareas esenciales que había olvidado, dándome el impulso que necesitaba para terminarlas. Es una herramienta que ahorra tiempo, tiene una gran utilidad y una baja repercusión, y me ayuda a organizar mis pensamientos y garantiza que realmente cumpla con mi deber.

En otra ocasión, Margrove necesitaba sintetizar rápidamente montones de artículos y documentos internos sobre desarrollo de skills y talento antes de una reunión urgente. Sana salvó la situación.

"Sana fue de gran ayuda a la hora de organizar mis análisis en diferentes carpetas y temas con subanálisis, y luego elaborar una síntesis final a partir de ellos. Me permitió sintetizar una enorme cantidad de información en insights clave a tiempo para la reunión, sin tener que consultar manualmente cada documento. Normalmente, para una parte del proceso usaríamos una herramienta como Gemini y, para la otra, NotebookLM, pero Sana demostró ser eficiente en ambas", explica.

La experiencia de Margrove refleja una tendencia más amplia en Workday: los empleados que conectan cinco o más integraciones a la plataforma registran una tasa de adopción cinco veces mayor, ya que el potencial de los agentes del sistema crece con cada origen de datos conectado.

Al no tener que preocuparse tanto por la siguiente tarea, Margrove tiene más tiempo para innovar. Actualmente está utilizando Sana como partner de desarrollo para crear un nuevo producto, que en realidad es un agente dentro de Sana. Este agente personalizado actúa como un coach profesional que puede realizar evaluaciones de soft skills para mejorar las prioridades de coaching para cada persona.

"En realidad, utilizo al coach como un medio para contrastar mis ideas", añade. "Hago que el agente analice sus instrucciones y desglose sus errores, dejando que la IA genere sus propias ideas para mejorar y así garantizar que el coaching sea lo más preciso posible".

Por la tarde: desarrollo y acción

A medida que avanza el día, la atención se desplaza de la preparación a la acción. Aquí es donde la capacidad de Sana para implementar agentes especializados se convierte en un factor multiplicador de fuerzas.

Kyle Troyer, consultor de integraciones en Workday, gestiona implementaciones complejas que involucran equipos técnicos y funcionales en múltiples workflows. A primera hora de la tarde, cuando Troyer deja de centrarse en ponerse al día y empieza a agilizar los procesos, Sana interviene como partner silencioso, encargándose del trabajo manual de documentación y datos para que los equipos puedan centrarse en la visión completa. Sana no es como el software tradicional: es un compañero de equipo digital. 

Para Troyer, aquí es donde Sana Notetaker se vuelve esencial. Además de grabar las reuniones, actúa como un consultor digital que participa en todas las llamadas. Es de gran ayuda en el exigente mundo de la experiencia de cliente y la consultoría. 

"Me impresiona cómo el sistema de toma de notas identifica las conclusiones principales clave en comparación con las herramientas estándar. Elimina la calidad variable de las notas que se obtienen de diferentes consultores o proyectos", afirma. "Puedo vislumbrar un futuro en el que Sana actúe como consultor adicional en cada proyecto, recopilando información con un nivel de consistencia que un ser humano no podría mantener por sí solo. Se convierte en una base de conocimientos activa donde puedo preguntar al instante sobre decisiones específicas o modelos de asignación de personal, en lugar de buscar respuestas en Slack".

Con ese nivel de detalle y coherencia, los usuarios pueden convertir sus notas en acciones inmediatas. Nirupama Balu, mánager de producto en Workday, ha convertido la gestión de reuniones en una ciencia gracias a Sana. 

"Durante las reuniones, expreso de forma proactiva mi comprensión de las contribuciones de los demás o resumo las conclusiones principales clave. Estas indicaciones explícitas han mejorado notablemente la precisión de Sana a la hora de resumir la reunión e identificar los puntos de acción".

Posteriormente, aprovecha la grabación de la reunión e instruye a la función de chat de Sana para que genere un resumen de una página con los pasos a seguir ("ahora-luego-más tarde"), incluyendo el objetivo y el resultado esperado.

"Realizo ediciones mínimas. Luego, incorporo el documento de una página a una presentación de Google Slides, donde creo el roadmap. Este proceso eficiente me permite hacer circular un roadmap bien estructurado a mi equipo una hora después de que termine la reunión", explica Balu. 

Al finalizar la tarde: enfoque en una comunicación clara 

Cuando la atención pasa a la comunicación, Isabell Moreno, consultora técnica especializada en integraciones financieras, utiliza el agente Email Ghostwriter para salvar las diferencias entre los mercados de habla alemana, francesa e inglesa. "Se adapta bien a los matices de cada idioma y me ayuda a redactar rápidamente correos electrónicos profesionales y resúmenes de reuniones concisos con el tono adecuado, sin tener que traducir mentalmente todo primero", dice Moreno. Al recuperar ese tiempo, puede centrarse más en el contenido de su trabajo y en fortalecer las relaciones con los clientes.

Elle Waters, responsable sénior de accesibilidad de productos, utiliza Sana para salvar la brecha entre los requisitos técnicos y la estrategia empresarial. Al integrarse con la base de conocimientos de nuestra empresa, que incluye Google Drive, Jira y Confluence, Sana ayuda a Waters a sintetizar los datos de accesibilidad de proyectos específicos y a traducirlos a un formato que todos puedan entender.

"Utilizo Sana para simplificar la jerga del sector y generar confianza en los clientes respecto a nuestro trabajo", comparte Waters. "Ha sido de gran valor para explicar conceptos complejos de una manera accesible para el cliente".

Con frecuencia, colabora con el agente para definir los objetivos y el tono iniciales antes de perfeccionar el mensaje para audiencias específicas. Esto le permite convertir rápidamente los puntos de discusión iniciales en planes interactivos que resuenen tanto con los clientes como con los compañeros.

Por la noche: un nuevo comienzo

A medida que la tarde llega a su fin, la atención se desplaza del fervor de la colaboración a la tranquila reflexión del atardecer. Sana evita que los empleados se preocupen por haber dejado algo sin terminar, para que no tengan que llevarse a casa una pesada checklist mental de tareas pendientes.

August Jackson, líder en inteligencia competitiva y de mercado, sabe que el valor de la IA reside en su capacidad para recopilar información, liberando así a los humanos de esa tarea. Su equipo utiliza Sana para mantenerse a la vanguardia en un mercado que cambia rápidamente, donde la información puede quedar obsoleta en un abrir y cerrar de ojos. 

"Tiene la capacidad de sintetizar múltiples fuentes de información y datos verificados, y consultarlos de forma más rápida y eficiente de lo que habríamos podido hacer en el pasado", afirma Jackson. A la hora de cerrar el ordenador portátil, Sana ya ha organizado los datos, lo que garantiza que el equipo empiece la mañana siguiente con los insights más actualizados y validados.

Esta sensación de ir un paso por delante cambia la forma en que termina la jornada laboral. Se acabó la carrera frenética de última hora. En su lugar, hay una tranquila preparación: el conocimiento adecuado, organizado y esperando en la puerta de entrada digital.

La transición al dejar el trabajo comienza con una última reunión con Sana. En lugar de revisar archivos y carpetas para recordar qué le prometieron a quién, los empleados usan Sana para resumir su propio día. Identifica los puntos de acción que quedan ocultos en las conversaciones de la tarde y garantiza que no se pase nada por alto. 

La verdadera tranquilidad proviene de cómo Sana prepara el terreno para el día de mañana. Ya está revisando el calendario del martes por la mañana, reuniendo discretamente los documentos necesarios para una presentación matutina y redactando un resumen de los últimos avances del proyecto.

Cuando los empleados finalmente se desconectan, terminan su jornada laboral no con una lista de preocupaciones, sino con la tranquila confianza de que, a la mañana siguiente, ya están exactamente donde deben estar.
 

Un notable 82 % de las empresas ya utiliza agentes de IA. ¿Está la suya preparada? Descargue nuestro informe para descubrir cómo las empresas están maximizando el potencial humano con la IA, con insights de casi 3000 líderes globales.