Workday incorpora la IA de agentes a todo el ciclo de vida de los contratos

El 89 % de los participantes en una encuesta patrocinada por Workday entre casi 7000 profesionales afirmó que sus empresas asumen de forma habitual pérdidas financieras derivadas de contratos con proveedores que se renuevan automáticamente sin que nadie lo sepa. 

No es algo ocasional, es habitual

Hace diez años, cofundé Evisort para liderar la inteligencia de contratos nativa de IA. Presentamos la inteligencia de contratos con agentes y una IA personalizable para que nuestros clientes puedan conocerlo todo acerca de sus acuerdos existentes. Distribuimos la revisión con agentes y la incorporación de modificaciones mediante cuadernos de estrategias personalizados, para ayudarles a negociar nuevos acuerdos con mayor rapidez y coherencia.  

Pero, para la mayoría de las empresas, sigue existiendo el reto de optimizar los procesos a lo largo del ciclo de vida de los contratos. Los acuerdos se paralizan, las solicitudes se envían a destinos incorrectos, se incumplen los plazos de rescisión y se pierden ingresos. Simplemente no hay suficiente automatización ni visibilidad para impulsar de forma eficiente la acción que necesitan estos equipos.

Eso empieza a cambiar hoy. 

El agente de workflow de contratos de Workday ya está disponible. Es una de las principales mejoras incluidas en nuestra última versión de Workday Contract Lifecycle Management (CLM) y marca el inicio de una nueva era de CLM con agentes.

El lugar más caro para un contrato es no estar en ninguna parte

"Cada vez que trabajo con contratos, sé en el fondo por qué lo hago", afirmó Sofya Mikhelson, vicepresidenta de Contract Lifecycle Management en Fairview Health Services. "Si no lo hacemos bien, es más que un gasto económico: afecta a todas las personas que cruzan nuestras puertas en busca de atención".

Para clientes como Fairview Health Services, estas son las verdaderas consecuencias de unos procesos de contratación deficientes: no solo la pérdida de ingresos, sino también proveedores que no se incorporan, contrataciones que no se completan y pacientes que esperan recibir atención.

Pregunte a cualquier persona de su empresa que gestione contratos y oirá una historia parecida: se ha presentado una solicitud, como un acuerdo de confidencialidad antes de la llamada de ventas de mañana, una carta de oferta para una nueva contratación o un acuerdo con un proveedor actualizado. Luego, silencio. Mientras la solicitud permanece sin respuesta, una transacción se retrasa, una fecha de incorporación se pospone o un proveedor espera para incorporarse. 

Un contrato activo hace avanzar a la empresa. Uno estancado tiene un coste. 

El agente de workflow de contratos cubre esa carencia. Aquí explicamos cómo lo hacemos.

Todo empieza con una conversación

Pida lo que necesite y el agente le proporcionará resultados. Esta sencilla premisa es el principio de nuestro nuevo lanzamiento y sienta la base para avances que ni siquiera tendrá que solicitar. 

Esto es lo que supone para los equipos: 

• Crear workflows ahora lleva minutos, no días: la skill de la que más orgulloso estoy es la primera que lanzamos: creación de workflows con agentes. La creación de un workflow complejo solía ser un gran proyecto que consumía muchas horas de trabajo o implicaba elevadas tarifas de servicio. Ahora, todo comienza con una descripción en lenguaje sencillo de lo que busca ("un workflow de MSA con revisión jurídica y de finanzas en función del valor del contrato...") y la carga de un acuerdo de muestra. El agente no solo crea el workflow, sino que también identifica los campos de datos clave del acuerdo de muestra y los clasifica automáticamente en un formulario de recopilación de preguntas. Por supuesto, el mánager de contratos tiene la última palabra y puede editar el workflow directamente o mediante una experiencia conversacional.

• Las solicitudes de contratos se dirigen correctamente desde el primer momento: describa lo que necesita en lenguaje sencillo, ya sea un acuerdo de confidencialidad, una renovación o el acuerdo de un nuevo empleado, y el agente dirigirá automáticamente la solicitud al workflow adecuado y formulará preguntas de seguimiento cuando sea necesario para garantizar resultados óptimos. Se acabó tener que encontrar el formulario adecuado o averiguar quién se encarga del proceso. El agente incluso rellena el formulario de recopilación con los datos disponibles para poner el proceso en marcha.

• Los procesos superarán los cuellos de botella: de cara al futuro, las alertas y escalaciones con agentes ayudarán a mantener automáticamente cada acuerdo según lo previsto: avisarán a las partes interesadas cuando se acerque una fecha límite, reasignarán tareas cuando un revisor no esté disponible y señalarán de forma proactiva una renovación automática o un periodo de rescisión, para que las transacciones nunca se paralicen y los equipos no pasen por alto ninguna fecha límite importante. Nuestra experiencia de usuario de CLM reinventada sienta las bases: mantiene la conversación con agentes siempre al alcance de la mano para que los usuarios puedan obtener respuestas y actuar con facilidad. Incluso prioriza los elementos que requieren la atención del usuario directamente en su página de inicio personalizada. 

• La confianza está integrada: los contratos pueden contener algunos de los datos más confidenciales de la empresa, por lo que confiar el trabajo relacionado con los contratos a un agente requiere confianza. El agente de workflow de contratos forma parte de nuestra solución integral de CLM, con administración avanzada, roles de usuario personalizados, amplias medidas de protección y una traza de auditoría completa. Hay una razón por la que Evisort fue una de las primeras empresas del mundo en obtener una certificación ISO 42001 acreditada para una IA responsable, un logro que ningún otro CLM parece haber alcanzado ni siquiera dos años después.

Los clientes ya están obteniendo resultados con el CLM con agentes de Workday

Nuestros clientes ya están transformando su gestión de contratos con los agentes de Workday. 

FlexGen es un ejemplo. Cuando la política arancelaria empezó a fluctuar bruscamente, FlexGen detectó rápidamente más de 50 millones de dólares de exposición a aranceles ocultos en sus acuerdos con proveedores e implementó una estrategia contractual que le permitió evitar más de 35 millones de dólares de ese importe. El análisis llevó aproximadamente un día y medio. Hecho manualmente, habría llevado dos semanas y media. "Los aranceles no eran solo una cuestión de precio para nosotros", afirmó Anthony Tacker, Director of Risk and Procurement de FlexGen. "Eran una cuestión contractual".

NetApp analizó más de 90 000 acuerdos, lo que permitió ahorrar más de 2,5 millones de dólares y miles de horas. "Ver que los líderes toman decisiones empresariales basadas en los datos contractuales que proporcionas y que pueden confiar en ellos es una sensación increíble", afirmó Shelle Elzer, Legal Operations Manager de NetApp. "Eso no era algo que realmente pudiera hacerse antes de la IA".

Los equipos jurídico y de aprovisionamiento de Workday también experimentaron estos resultados de primera mano antes de adquirir Evisort en 2024. Como señala nuestra vicepresidenta sénior y Deputy General Counsel, Áine Lyons, nuestro equipo jurídico logró un retorno de la inversión 35 veces superior únicamente gracias a los honorarios de asesores jurídicos externos que se evitaron. Nuestro equipo de aprovisionamiento calculó que el ahorro fue 77 veces superior. 

Por eso mis cofundadores y yo supimos que Workday sería el entorno adecuado para nuestra empresa y la mejor forma de hacer realidad nuestra visión de una gestión del ciclo de vida de los contratos con agentes para toda la empresa para clientes de todo el mundo.

¿Quiere ver en acción la nueva experiencia de CLM y el nuevo agente de Workday? Inscríbase en nuestro próximo webinar el 8/10 y véalo en acción en Rising.