Un nuevo estudio revela la razón por la que el trabajo parece más difícil de lo que debería

En este artículo tratamos:

• Los empleados se sienten implicados, pero también abrumados por las integraciones manuales.

• La IA es más eficaz dentro de los workflows que como herramienta periférica.

• La adopción de la IA aumenta cuando el sistema es fiable.

Un nuevo informe de Workday revela que los empleados tienen una visión positiva del trabajo y de la IA, pero trabajan con sistemas desconectados entre sí y eso limita el efecto positivo de la IA en la empresa. Se esperaba que la IA liberara a las personas para que pudieran realizar un trabajo más estratégico y creativo, pero más de 8 de cada 10 empleados (82 %) afirman que pasan una cantidad considerable de tiempo trasladando, copiando y pegando información entre sistemas. 

El estudio destaca que:

• Más del 75 % de los empleados confía en la IA para eliminar obstáculos, reducir el trabajo manual y facilitar sus tareas.

• El 43 % de los empleados encuestados dice que están siempre ocupados, pero no son productivos. 

• Solo el 27 % de las empresas ha integrado la IA en el Core del negocio.

Al adoptar herramientas de IA que no tienen acceso directo a los datos y procesos principales, las empresas han sobrecargado a sus empleados con tareas tediosas, como transferir, copiar y pegar, y verificar y conciliar los resultados de la IA y las funciones principales para la marcha de la empresa (entre ellas la contratación, la nómina y el cierre contable).

El informe, (The Copy/Paste Economy: Why Task-Oriented AI is Failing the Enterprise, se basa en una encuesta a 6100 profesionales de finanzas, RRHH, TI y operaciones, todos ellos usuarios activos de IA en empresas con 500 o más empleados. 

Los empleados creen en su trabajo y en la IA, pero están sobrecargados de tareas que no son las más importantes. Cuando la IA se trata como una herramienta añadida para realizar tareas aisladas, lo único que hace es acelerar el trabajo rutinario. La verdadera transformación se produce cuando la IA se integra en los sistemas y workflows ya utilizados por la empresa, de modo que las personas puedan centrarse en el trabajo estratégico, creativo y humano, que es el verdadero impulsor.

Los empleados se sienten implicados, pero también abrumados por las integraciones manuales.

Contrariamente a la opinión extendida de que los empleados están desmotivados y temen a la IA, el estudio revela que al 97 % de los encuestados les gusta su trabajo. Casi nueve de cada diez afirman que perciben progresos, se sienten responsables de su trabajo y están vinculados a los objetivos de la empresa. 

Pero dedican gran parte de su jornada laboral a tareas tediosas que podrían asignarse a los sistemas: 

• El 77 % afirma que su trabajo requiere conciliar datos contradictorios procedentes de distintas herramientas. 

• El 70 % afirma que debe introducir repetidamente la misma información en diferentes sistemas o herramientas.

• El 20 % pierde más de siete horas a la semana debido a las integraciones manuales. 

• El 25 % de los profesionales de TI afirma que estos esfuerzos definen su jornada laboral.

Antes de la IA, las personas conectaban los sistemas manualmente, movían datos, buscaban aprobaciones y trasladaban información de una herramienta a otra.

"Mi día es ajetreado pero no realmente productivo, porque tengo que dedicarme a tareas de coordinación y a problemas relacionados con el sistema que interrumpen mi trabajo real", declara uno de los encuestados, que desempeña un cargo directivo en el sector de la construcción.

El estudio constata que los empleados no están desmotivados, sino que están sobrecargados de trabajo que deberían estar realizando los sistemas.

La IA es más eficaz dentro de los workflows que como herramienta periférica.

La mayoría de las empresas ha introducido la IA, pero solo el 27 % la ha integrado directamente en sus workflows fundamentales. El resto la utiliza únicamente de forma periférica, para tareas puntuales, como redactar correos electrónicos, resumir documentos y responder preguntas aisladas. 

Los agentes de IA que operan sin acceso a los sistemas Core de una empresa tienden a generar resultados que parecen razonables, pero carecen de contexto y corren el riesgo de infringir el cumplimiento normativo, ya que no pueden acceder a las políticas, las cadenas de aprobación y los modelos de datos que rigen el funcionamiento de una empresa. Más de dos tercios (68 %) de los empleados afirmaron que la falta de información o una información poco clara ha retrasado las decisiones y casi la mitad ha tenido que recurrir a soluciones alternativas a los sistemas Core.

La diferencia en los resultados es abismal. Entre las empresas que tienen IA integrada en sistemas Core, el 60 % de los empleados declara un ahorro de tiempo del 25 % o más. En los casos en que la IA se ubica fuera de los sistemas Core, menos de la cuarta parte de los empleados afirma ahorrar esa cantidad de tiempo.

Los empleados quieren utilizar la IA para proyectos de mayor repercusión. Las principales solicitudes de casos de uso son:

• 47 % para métricas de supervisión  

• 44% para ayuda para la incorporación 

• 40 % para elaboración de presupuestos y previsiones 

• 38 % para aprobaciones de enrutamiento 

• 37 % para el cierre financiero

Incluso en las empresas que están implementando la IA a gran escala, el 82 % de los empleados afirma que tantos procesos y sistemas diferentes son una fuente de estrés. 

La adopción de la IA aumenta cuando el sistema es fiable. 

Casi nueve de cada diez (87 %) de los empleados que participaron en el estudio afirman que su confianza en la IA aumenta cuando el sistema y los datos subyacentes les parecen fiables. Los empleados ya confían en los sistemas que utilizan para gestionar la nómina, hacer los cierres contables y gestionar sus equipos. Cuando la IA opera dentro de esos mismos sistemas, la brecha de confianza prácticamente desaparece.

El informe describe un roadmap para los líderes que desean ir más allá de los casos de uso basados ​​en tareas y crear un modelo operativo impulsado por IA que incluye cómo:

• Acondicionar la base antes que nada. Modernizar los datos y los sistemas Core para que la IA pueda producir resultados coherentes y fiables.

• Integrar la IA en procesos integrales. En lugar de optimizar tareas aisladas, utilizarla en workflows donde la IA y las personas controlen pasos claramente definidos.

• Diseñar IA integrada, inteligente e invisible. Asegurar que la IA se distribuya en el workflow, dentro de las herramientas y los sistemas que los empleados ya utilizan, en lugar de ser una solución independiente.

Lea el informe del estudio completo.

Metodología: Workday encargó a The Harris Poll una encuesta a 6100 profesionales de finanzas, RRHH, TI y operaciones de todo el mundo, todos ellos usuarios activos de IA en empresas con más de 500 empleados. La encuesta se realizó entre el 2 y el 24 de marzo de 2026.