El camino de Workday para lograr un cierre en el mismo día: preguntas y respuestas con Philippa Lawrence

Ahora que los equipos financieros no dejan de sentir la presión para avanzar con rapidez y adaptarse al cambio, quizá nada capture más la inmediatez que la tecnología capaz de contribuir a posibilitar un cierre el mismo día. 

Conciliar los estados financieros al final del periodo de rendición de cuentas (ya sea este mensual, trimestral o a final de año) ha sido tradicionalmente un proceso muy laborioso cuya realización podía prolongarse durante semanas. Por eso, en Workday hemos acometido el proceso de automatizar todo lo posible nuestro cierre financiero, en el marco de una iniciativa más general encaminada a optimizar continuamente nuestras funciones de contabilidad y finanzas. Un cierre el mismo día (también llamado "cierre continuo" o "cierre de día cero") permitirá a las empresas cerrar sus libros de cuentas con rapidez y acceder a información actualizada. Y, aunque el objetivo es hacerlo el mismo día, son todas y cada una de las propias mejoras del proceso las que hacen que la función financiera avance.

Esto se debe a que la velocidad es solo uno de los aspectos que hay que tener en cuenta dentro del objetivo general de Workday de aportar, tanto a nuestros equipos internos como a nuestros clientes, un sistema de gestión financiera que forme parte de un enfoque más moderno y ágil para superar los retos del futuro y que contribuya a redefinir el futuro del trabajo en finanzas. En resumen, no se trata solo de ser capaz de cerrar los libros con rapidez, sino de establecer un ciclo de feedback constante. Semejante cambio puede aportar insights de negocio de mayor calidad, liberar recursos para iniciativas estratégicas importantes y proporcionar una imagen financiera de conjunto a todas las partes interesadas. Además, le da al equipo financiero más tiempo para analizar los resultados, preparar los comentarios sobre las ganancias y centrarse en expresar con claridad su visión estratégica.

En una entrevista reciente, Philippa Lawrence, chief accounting officer y vice president de Workday, expresó cómo considera que la tecnología puede contribuir a hacer realidad los cierres el mismo día, y cuál piensa que es su papel en la imagen de conjunto.

Como chief accounting officer de Workday, usted es quien ha promovido entre la ejecutiva la iniciativa del cierre el mismo día en Workday. ¿Puede contarnos algo más al respecto? 

Aunque el cierre es un componente importante de la contabilidad empresarial, lo bueno viene de profundizar más en lo que significan los números y, luego, colaborar con la organización para dar forma a la estrategia empresarial. 

Aquí en Workday, reinventamos constantemente nuestra forma de trabajar, a fin de eliminar la fricción de los procesos financieros. Transformamos el cierre y lo reinventamos mediante una automatización incesante. En una conversación con Robynne Sisco, nuestra actual copresidenta y que en ese momento era nuestra CFO, decidimos asumir el reto de lograr un cierre el mismo día. Y, ahora, en colaboración con nuestra nueva CFO, Barbara Larson, estamos conquistando ese objetivo y haciendo avances en el proceso.

El objetivo de un cierre continuo o el mismo día consiste en cerrar los libros en cualquier momento, ya que uno se pasa todo el periodo anotando información en los libros continuamente, lo cual significa tener un acceso permanente a la información actualizada más reciente. Un cierre el mismo día es el objetivo hacia el que nuestro propio equipo financiero trabaja a toda velocidad y mano a mano con nuestros clientes, quienes pudieron comprobar durante la pandemia el valor increíble que aporta poder cerrar los libros virtualmente y acceder a la información en cualquier momento y lugar. 

¿Cuál es la importancia estratégica de esta iniciativa?

Supone una forma de unir al equipo en torno a un objetivo común, así como demostrar nuestra hipótesis de que se puede aprovechar la tecnología para librarse de los aspectos monótonos de la contabilidad (por ejemplo, la introducción manual de datos para las facturas o la creación manual de asientos contables), de forma que podamos concentrar nuestros recursos en aportar insights más valiosos a la empresa.

Un cierre el mismo día nos da el lujo de tener tiempo. Y, en el entorno empresarial de hoy en día, eso supone una ventaja competitiva.

Dentro de esta iniciativa, mi equipo ha identificado una serie de casos prácticos concretos de automatización enfocados en procesos sumamente complejos con grandes volúmenes de datos, como es el caso del programa de compensación de acciones o la cobertura del riesgo cambiario. Mi equipo está muy entusiasmado al tener la oportunidad de trabajar en un proyecto que podría cambiar radicalmente las vidas de los contables de todo el mundo. A medida que vamos avanzando hacia un cierre en el mismo día, continuamos logrando nuestros hitos de automatización y, al mismo tiempo, generamos mayores eficiencias.

¿Por qué es tan importante mejorar los procesos de cierre y por qué a los ejecutivos financieros debería interesarles tanto acortarlos?

Siempre ha habido un interés en reducir el tiempo que se tarda en cerrar los libros. Es una métrica que se suele medir. Ahora bien, ¿por qué es tan importante dedicar menos tiempo a cerrar los libros para una empresa en rápida expansión como Workday?

En primer lugar, porque dedicar menos tiempo a cerrar los libros permite que la información llegue con rapidez a las manos de los responsables de tomar decisiones, lo cual hoy en día resulta aún más importante si tenemos en cuenta la incertidumbre de los dos últimos años y el ritmo al que se han producido los cambios durante este tiempo. Mi equipo ya no pierde tiempo en verificar transacciones sueltas. En lugar de eso, se centran en buscar anomalías o tendencias en los datos para ayudar a la empresa a entender el "por qué" detrás de las cifras. 

Al haber automatizado tanto nuestros procesos de generación de informes de gestión, hemos sido capaces de reducir los ciclos de elaboración de informes en un 50 %, así como de acortar de tres días a tan solo unas cuantas horas el tiempo necesario para proporcionar actualizaciones trimestrales a la junta directiva. 

Por lo tanto, en lo tocante a la rapidez con la que cerramos los libros y lo notificamos internamente, estamos seguros de poder lograr el objetivo de un cierre el mismo día y de demostrarles a nuestros clientes cómo pueden conseguirlo ellos también. También nos interesa la rapidez a la hora de presentar los documentos preceptivos [ante la Securities and Exchange Commission de EE. UU.]. El último ejercicio contable, que concluyó el 31 de enero de 2022, presentamos por primera vez el formulario 10-K el mismo día en que publicamos nuestro informe de beneficios, y esta es una proeza que sabemos que puede resultar difícil a muchas empresas.

Sin embargo, la rapidez no es lo único que hay que tener en cuenta. Otro factor que sigue siendo clave es la calidad de la información que se envía a los inversores y otras partes interesadas que desean insights sobre el potencial de crecimiento de una empresa, el sentir de los clientes y la fuerza que los mueve, la misión y los valores de la empresa, y la resiliencia de esta en un entorno económico incierto. Se considera que un cierre ha sido ideal en la medida en la que combina una mayor velocidad y una calidad constante.

En el pasado, ha trabajado con muchos más sistemas financieros. ¿Por qué es ahora cuando cree que podrá lograr un cierre el mismo día?

Son dos los aspectos diferenciadores que me dan la certeza de poder lograr fácilmente un cierre el mismo día. El primero es el modelo de datos de Workday. Con Workday, puedo crear una entrada y, unos segundos después, procesar una consolidación para incluirla.

Este modelo de datos ayuda a producir estados de flujo de caja directos e indirectos de forma automatizada en un informe de Workday. Mediante worktags (nuestra dimensionalidad nativa), podemos etiquetar transacciones con atributos adicionales. De esta manera se elimina el trabajo manual innecesario y, además, proporciona trazabilidad de las transacciones subyacentes.

El modelo de datos de Workday es posible gracias al Core de datos inteligente en el que combinamos datos operativos procedentes de más de 15 fuentes externas, con lo que se consigue reunir toda la contabilidad en un solo sistema. Workday Financial Management, junto con Workday Accounting Center y Workday Prism Analytics, resulta fundamental para este Core de datos inteligente, y nos ahorra más de 50 horas de trabajo durante el cierre al automatizar la contabilidad de los datos externos.

En segundo lugar, se encuentra nuestra arquitectura adaptable, que nos permite preparar las finanzas para el futuro. Crear una dimensión, una entidad legal o incluso un proceso de gestión nuevos es una tarea rápida y sencilla. Además, Workday nos facilita seguir cumpliendo con los cambiantes entornos normativos, como sucedió con los cambios en el reconocimiento de ingresos que se produjeron hace unos cuantos años y, más recientemente, en las normativas de contabilidad de los arrendamientos.

¿Podría mencionar algunos de los beneficios que ha materializado hasta la fecha en este proceso para lograr un cierre el mismo día?

Hemos cosechado unos beneficios tremendos siguiendo estas mejores prácticas. Puede que el más importante sea la facultad de detectar precozmente problemas en el proceso de cierre antes de que se conviertan en incidencias. Esto nos permite tomar medidas correctivas con rapidez y solventar las anomalías en cuanto salen a la luz. 

Además, el porcentaje de asientos contables que ahora introducimos a mano es sumamente bajo. Gracias a la automatización de nuestro sistema, hemos logrado una automatización de casi el 100 % de nuestro flujo de caja y un 100 % de exactitud en la facturación. Ahora bien, como se puede imaginar, hay excepciones. Workday saca a la luz estas excepciones, lo que nos ayuda a abordarlas y resolverlas con rapidez antes de que afecten al cierre. Y sabemos que podremos sacar mucho más partido a medida que vayamos adoptando otras prestaciones de machine learning.

Nos ha hablado mucho de las mejores prácticas que pueden adoptar las empresas para optimizar sus propios procesos de cierre. ¿Podría compartirlas con nosotros?

En primer lugar, enviar una encuesta sobre el cierre a toda las personas implicadas en este proceso puede sacar a la luz los riesgos, aportar feedback y comunica lo que funciona y lo que no. De este modo, se adquiere una percepción de conjunto y se facilita la identificación de cuellos de botella o áreas de riesgo.

En segundo lugar, posibilitar una mejora de la colaboración y cooperación con los equipos de FP&A (análisis y planificación financiera). Nuestros equipos trabajan a partir del mismo conjunto de datos, lo cual ayuda a generar insights en tiempo real sobre la diferencia entre las cifras presupuestadas y las reales y permite a los equipos colaborar para resolver las desviaciones con mayor facilidad. 

En tercer lugar, crear un centro de mando para el chief accounting officer mediante los tableros de mando de Workday desde el cual pueda ver métricas esenciales, como es el caso de los cobros al contado, el análisis de las cuentas por cobrar, los periodos medios de cobro y de pago, y las tendencias de gasto en ganancias y pérdidas. De este modo, podrá identificar tendencias inusuales y tomar medidas durante todo el mes y no solo al final.

En cuarto lugar, monitorizar el cierre. El tablero de mando de cierre de periodo nos aporta información en tiempo real, incluyendo la clasificación (que informa a la directiva del estado general del proceso de cierre) y el resumen del cierre (que nos permite ver todas las tareas que quedan para finalizar del cierre). 

Por último, efectuar un análisis financiero exhaustivo de los informes externos, ya se trate de los documentos que se presentan a las autoridades reguladoras, notas de prensa o documentos preparatorios para las llamadas con los inversores. Dado que los equipos de FP&A y de contabilidad trabajan con los mismos datos, se puede efectuar un análisis en profundidad para comprobar la exactitud de los números.

¿Quién más se beneficia de acortar el proceso de cierre?

Los propios empleados salen beneficiados. Como hemos visto sobre todo durante la pandemia, las fuerzas que han contribuido a la "gran renuncia" son el reflejo de que las personas han renovado su énfasis en la calidad de vida, lo cual incluye una mejora de la conciliación de la vida laboral y personal, que se ve respaldada por la posibilidad de hacer los cierres el mismo día.

Obviamente, tener un proceso más optimizado que no robe semanas de trabajo a los miembros del equipo financiero también ayuda a reclutar y retener talento, lo cual resulta primordial para ayudar a las empresas a triunfar hoy y en el futuro inmediato. 

Los profesionales de las finanzas quieren trabajar para una empresa en la que la tecnología les empodere para resolver problemas exigentes y complejos y, de este modo, ayudar a la empresa. Con la arquitectura adaptable de Workday y su exclusivo modelo de objetos de datos, cualquiera en mi equipo (que, obviamente, tenga los privilegios de acceso adecuados) puede modificar sus propios tableros de mando o informes, profundizar en detalle hasta el nivel de las transacciones y conocer la realidad detrás de una cifra o una tendencia en particular, así cómo obtener por su cuenta las respuestas que necesita para influir en los resultados.