La idea de transformar sistemas complejos importantes para la empresa es suficiente para asustar a algunos CIO a la hora de abordar las iniciativas de modernización principales. Pero mantener el statu quo supone un riesgo aún mayor para la empresa. Descubra cómo es el camino hacia un entorno ERP moderno.
Este es el segundo de una serie de tres artículos en los que se trata el tema de la modernización de los sistemas ERP (lea el primer artículo aquí). Este contenido apareció originalmente en CIO.com y se ha vuelto a publicar con autorización.
La preocupación por los costes es una de las principales razones por las que las empresas postergan las actualizaciones de los sistemas ERP. Aunque los costes de la migración a un nuevo entorno pueden ser considerables, retrasar lo que muchos ven como un cambio inevitable a una plataforma cloud nativa podría resultar aún más perjudicial para la empresa. Si se retrasa la actualización de los sistemas ERP, a la empresa le costará mucho más responder rápidamente a las nuevas oportunidades o a los cambios en el panorama competitivo.
"La mayoría de las empresas están experimentando cambios empresariales importantes; cambios que su sistema ERP actual podría no ser capaz de soportar", afirma Bo Lykkegaard, vicepresidente asociado de investigación de software en Europa de IDC. "Están acelerando la innovación, vendiendo a través de nuevos canales digitales, creando nuevos productos digitales, entrando en nuevos mercados e incluso adoptando nuevos modelos de negocio. Estos cambios desafían seriamente las configuraciones actuales de los sistemas ERP y resaltan el hecho de que los sistemas ERP on-premise tradicionales suelen ser muy complejos y lentos de cambiar".
Entonces, ¿cuál es el camino a seguir? ¿Cómo pueden los CIO trazar un plan de modernización de los sistemas ERP que ofrezca una rápida rentabilidad de la inversión y no deje atrás a la empresa?
Las cuestiones de velocidad y tiempo son importantes en cualquier migración de sistemas ERP. Un enfoque radical para la modernización concentra todo el dolor en el menor tiempo posible, mientras que una migración gradual alarga el proceso durante meses o incluso años. Ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas.
"Si existe una plataforma antigua, masiva y altamente personalizada, es necesario que se produzca un cierto nivel de radicalismo", asegura Ernesto Boada, CIO interino de Workday. "Sin embargo, hay casos en los que también puede tener sentido elegir líneas de negocio específicas y empezar a modernizarlas de forma gradual".
Uno de los retos de los proyectos integrales es que las empresas pueden no ser capaces de mostrar suficiente valor inmediato para justificar la gran inversión a los miembros cruciales como el CFO. En su lugar, las empresas pueden optar por actualizar los módulos funcionales, como las áreas de finanzas y recursos humanos, uno por uno y avanzar más despacio hacia la transformación global.
"Muchas empresas optan por una ruta simplificada para modernizar sus sistemas ERP y eso da lugar a que el proceso se divida en varios pasos, cada uno de los cuales es más sencillo de justificar financieramente", comenta Lykkegaard.
Independientemente del enfoque que se adopte, es importante mantenerse centrado en los aspectos en los que la modernización tendrá un mayor efecto, empezando por el objetivo final.
"Los líderes empresariales y de TI deben definir y acordar el futuro que desean ver en cuanto a la transformación de sus sistemas ERP, los resultados de negocio esperados y las funciones clave necesarias para lograr esos resultados, como una mayor automatización, más insights preparados para tomar decisiones, marcos y procesos de gestión configurables y una recalibración continua", afirma Boada.
Los CIO progresistas aprovechan el efecto catalizador que ofrecen las plataformas cloud.
Independientemente de la forma en que se modernicen los sistemas ERP, los CIO deben analizar detenidamente las ventajas de una arquitectura cloud capaz de ofrecer agilidad de inmediato, así como protección contra la obsolescencia futura y las interrupciones del mercado. Además, las soluciones cloud nativas ofrecen otras ventajas importantes, como escalabilidad, tener a todos los usuarios en una sola versión y una seguridad actualizada.
"Busque una plataforma basada en tecnología cloud que pueda usar el poder del entorno cloud para gestionar grandes volúmenes y una alta velocidad de datos", recomienda Boada.
El Core de datos común de un sistema ERP basado en tecnología cloud ayuda a impulsar la planificación, la ejecución y el análisis continuos. Asimismo, el uso de marcos comunes y completamente configurables permite a la empresa adaptarse a los continuos cambios empresariales y de cumplimiento normativo.
Gracias a una plataforma cloud moderna, los equipos de liderazgo descubrirán que pueden innovar de nuevas maneras, como ampliar las aplicaciones Core para desarrollar funcionalidades especializadas para aspectos como cotizar precios, optimizar las cuentas por pagar o cobrar, aumentar los cobros, automatizar el cumplimiento normativo de los impuestos y mejorar los workflows.
Una solución moderna creada sobre una verdadera plataforma cloud ayuda a las empresas a integrar, ampliar y aprovechar fácilmente las API y otras funciones con las que añadir valor sin necesidad de personalizar las aplicaciones Core. Además, todos estos cambios son duraderos, se pueden mejorar y no llevan a callejones sin salida calcificados que mantienen a la empresa atrapada en una versión concreta de la tecnología.
Aunque permanecer con una solución y un proveedor actuales puede parecer el enfoque más sencillo, esta estrategia limita las posibilidades y el valor que puede ofrecer una plataforma ERP moderna.
"Dado que el mercado y la tecnología evolucionan continuamente, el equipo de liderazgo debe estudiar opciones con una nueva perspectiva", afirma Boada. La capacidad de una solución para interoperar con varios entornos cloud de primer nivel, así como para integrar, ampliar y conectar con un ecosistema del sector, son consideraciones esenciales.
El continuo cambio de la infraestructura empresarial al sistema cloud es innegable. Según el estudio de Foundry en 2022 sobre las soluciones cloud, el porcentaje de empresas con la mayor parte o toda la infraestructura de TI en el entorno cloud crecerá en más de la mitad, pasando del 41 % actual al 63 % a finales de 2023. La mayoría de las empresas se encuentran, al menos parcialmente, en el entorno cloud, ya que las organizaciones de ventas y marketing han adoptado soluciones de software como servicio.
A los CIO les puede preocupar que, al contar con una plataforma ERP probada que funciona, los beneficios no justifiquen el coste del cambio. Sin embargo, esa mentalidad ignora el coste que supone para la empresa no pasar a una solución más adaptable a largo plazo.
Los CIO progresistas aprovechan el efecto catalizador que ofrecen las plataformas cloud. "El cambio a un sistema ERP moderno es solo un aspecto de la transformación que permite el entorno cloud", señala Boada. "También hay posibilidades de transformar los procesos, la forma de utilizar los datos para tomar decisiones, empleando innovaciones como el machine learning y la arquitectura esencial de una solución cloud para ofrecer adaptabilidad e insights", explica.
En el caso de los usuarios, un sistema ERP moderno puede facilitar el acceso a la visualización de datos, los informes y los tableros de mando de analytics que les ayudan a tomar decisiones más fundamentadas. Un modelo de datos unificado permite a las empresas enriquecer los datos y realizar previsiones basadas en las condiciones empresariales. Un sistema ERP cloud moderno puede automatizar gran parte del trabajo pesado que supone gestionar ordenadores y redes. Asimismo, existe la oportunidad de aplicar el machine learning y otras funciones de inteligencia artificial para mejorar las previsiones, detectar anomalías y evitar errores.
La idea de transformar un sistema complejo importante para la empresa como el ERP es suficiente para asustar a algunos CIO a la hora de abordar las iniciativas de modernización principales. Pero mantener el statu quo supone un riesgo aún mayor para la empresa. Si se empieza teniendo en cuenta el objetivo final, los líderes empresariales y de TI pueden trabajar conjuntamente para determinar el futuro que desean ver y el mejor camino para llegar a él.
En el próximo artículo de esta serie, que se publicará el 22 de agosto, analizaremos la importancia de las relaciones para lograr una modernización perfecta de los sistemas ERP. Si desea obtener más información sobre cómo los CIO abordan las iniciativas de modernización principales, consulte CIO.com para conseguir recursos adicionales.
Los CIO con visión de futuro aprovechan la oportunidad para replantearse los entornos ERP tradicionales, haciendo hincapié en la transformación de los procesos de gestión y la creación de una base que prepara a la empresa para tomar decisiones. Descubra por qué descuidar el Core digital de los sistemas ERP es una estrategia abocada al fracaso.
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