¿Por qué necesita mi empresa un sistema de gestión de proveedores?

Ya sea para responder a rápidos cambios en un sector, cubrir carencias de skills o atraer el mejor talento, muchas empresas actuales recurren cada vez más a una fuerza laboral extendida (trabajadores temporales, consultores, ofertas puntuales, etcétera). De hecho, un 36 % de los trabajadores encuestados en 2022 se identificaron a sí mismos como trabajadores independientes. El porcentaje correspondiente en un estudio de 2016 era un 27 %. Ese cambio es la razón por la que la gestión de la fuerza laboral extendida ha adquirido más importancia en la estrategia empresarial. 

Como resultado, muchas empresas quieren tecnología que les ayude a gestionar todo el ciclo de vida de los colaboradores externos, incluyendo procesos de búsqueda, captación, incorporación, gestión, facturación e informes, entre otros. Según el informe "Workforce Ecosystems: A New Strategic Approach to the Future of Work", de MIT Sloan Management Review y Deloitte, hoy en día los mánagers se sienten atrapados entre dos realidades.

Por una parte, su fuerza laboral depende cada vez más de los trabajadores externos. Por otra, utilizan prácticas, sistemas y procesos de gestión originalmente diseñados para empleados internos.

Lo mejor para acomodar los cambios y la adaptabilidad de los trabajadores en la gestión de la fuerza laboral extendida es usar un sistema de gestión de proveedores (VMS) perfectamente conectado con su sistema de gestión de capital humano (HCM). Con un VMS obtiene las ventajas de un sistema específico para la fuerza laboral extendida, con robustas capacidades de facturación, una mejor colaboración con los proveedores y funcionalidades únicas para dar soporte a los colaboradores externos. 

¿Qué es un sistema de gestión de proveedores? 

Básicamente, un VMS es una solución de software que permite gestionar todo el ciclo de vida de la fuerza laboral extendida. El almacenamiento y la gestión de los datos de colaboradores externos son funciones primarias de la mayoría de soluciones VMS. Pero muchas de esas soluciones también ofrecen diversas funciones de soporte de la fuerza laboral extendida, entre ellas:

• Facturación
• Búsqueda directa 
• Políticas de incorporación y salida
• Gestión de declaraciones de trabajo (SOW)
• Gestión de colaboración y desempeño de proveedores
• Gestión de recursos y gastos
• Exactitud de datos e informes

Al crecer la fuerza laboral extendida, resulta esencial contar con un VMS para que la estrategia correspondiente prospere. Aunque las soluciones VMS las usan principalmente el equipo de la oficina de gestión de programas (PMO) o un proveedor de servicios gestionados (MSP) para las tareas cotidianas de gestión de la fuerza laboral extendida, los datos recopilados pueden proceder de cualquier punto de la empresa. Los responsables de recursos humanos (RRHH), finanzas y TI pueden acceder a los datos y analizarlos fácilmente, para conseguir una mejor planificación de la fuerza laboral y una estrategia interactiva. 

¿Qué puede hacer por mi empresa un sistema de gestión de proveedores?

El informe "Tendencias Globales de Talento" de Mercer demuestra que un 62 % de las empresas están dando a RRHH más responsabilidad y control respecto al talento externo. Los equipos de RRHH contratan cada vez más talento de ese tipo para cubrir importantes carencias de skills y por esa razón deben ser capaces de reflejar lo relativo a los colaboradores externos en los presupuestos, las planificaciones y las previsiones. Según un informe de Society for Human Resource Management, en la presupuestación y la planificación del talento se ha omitido un 68 % de la fuerza laboral externa. 

Muchos equipos ejecutivos están buscando tecnología capaz de unificar los datos de personas, finanzas y operaciones, para ayudar a modernizar las estrategias empresariales y evaluar las necesidades de la fuerza laboral externa durante la planificación. Un VMS puede proporcionar los datos que los equipos necesitan para planificar la fuerza laboral extendida, ya se trate de trabajadores temporales, consultores u otras categorías de contratistas a corto plazo. También ofrece una ubicación para colaborar con los proveedores de modo más seguro, y proporcionar una mejor visibilidad del desempeño de los proveedores y promover una relación mutuamente beneficiosa. 

Las soluciones VMS también son útiles para crear ecosistemas de tecnología alineados, una alta prioridad para los ejecutivos de los equipos. Si tiene conexiones nativas con software de HCM y finanzas, un VMS puede crear un hub para todo lo relacionado con la fuerza laboral extendida, con un fluido uso compartido de datos entre los sistemas. Esto proporciona más visibilidad de los datos de costes, búsqueda y planificación de colaboradores externos. Y permite crear un sencillo ecosistema de tecnología alineada con el que gestionar a todos los empleados y colaboradores. 

A través de robustos informes y analytics y desgloses detallados de los costes al trabajar con proyectos SOW, los ejecutivos obtienen un vista top-down de las necesidades de la fuerza laboral extendida. Así los líderes pueden tener en cuenta dicha fuerza laboral desde el principio —en lugar de tratarla como un añadido— y conseguir estrategias más sólidas y mejores planificaciones financieras. 

Centralizar los datos de los colaboradores externos

Los costes de mano de obra están entre los mayores gastos asociados a la fuerza laboral externa. Aunque muchas empresas capturan información de esos colaboradores, suelen hacerlo usando el HCM o algún otro sistema de la empresa cuyo diseño no contempla la fuerza laboral extendida. Sin una única vista de los tipos de trabajadores que componen la fuerza laboral extendida, los equipos de aprovisionamiento pueden tener dificultades para seguir y gestionar los costes relacionados. 

Con una sola y completa fuente de datos relacionados con los colaboradores externos, su equipo de aprovisionamiento podrá gestionar los costes y los trabajadores de forma eficiente. Al unificar los datos, se optimiza la previsión de costes y necesidades, que puede respaldarse con una conexión nativa entre su software VMS, HCM y de finanzas.  

Gestión de toda la fuerza laboral

Si su empresa tiene una sola fuente de datos de colaboradores externos, al conectarla al sistema de HCM se puede obtener visibilidad adicional. En lugar de consultar por separado los datos del personal fijo y los de los colaboradores externos, los líderes pueden ver y analizar la información de toda la fuerza laboral. Con una visión integral de todo el gasto en fuerza laboral, recursos para proyectos SOW, etcétera, su equipo ejecutivo podrá planificar estratégicamente la contratación y la presupuestación. 

La conexión entre los sistemas VMS y HCM también aporta un considerable valor a los empleados que utilizan esos sistemas a diario. Al eliminarse tareas tediosas y aumentar la eficacia de los datos en el sistema, los mánagers de contratación disponen de grupos de talento más específicos, sin necesidad de introducir multitud de datos. Con la alineación de ambos sistemas también se simplifican los workflows, y los empleados pueden hacer su trabajo de modo más eficiente. 

Menos riesgos relacionados con la seguridad y el cumplimiento normativo

¿Quiere reducir los riesgos de seguridad al emplear fuerza laboral extendida? Las soluciones VMS proporcionan todo tipo de workflows simplificados, desde la búsqueda a la incorporación, que aseguran que cada paso se completa a medida que el trabajador progresa en el ciclo de vida. 

Es posible crear workflows adecuados para las necesidades de la empresa. Tanto si su atención se centra en el cumplimiento normativo de la permanencia en posiciones, como si es para eliminar permisos de acceso tras la salida de un empleado, un VMS funciona con sus sistemas y procesos para dar soporte a su fuerza laboral externa.

Elegir un VMS apto para el cambio

Al ampliarse la fuerza laboral extendida, la empresa tendrá nuevas necesidades de aprovisionamiento y pago de los trabajadores. Si su equipo no puede reconfigurar el VMS o si el sistema es difícil de utilizar, los empleados no querrán usarlo. 

Un VMS adecuado para su empresa será uno lo suficientemente intuitivo y flexible para satisfacer las necesidades, aunque haya cambios en la empresa o en la economía. El ajuste de los workflows conforme a las necesidades de su equipo también incrementa la agilidad y permite trabajar de modo más inteligente. Y si en algún momento es preciso cambiar estos workflows, su equipo podrá gestionar las modificaciones del modo requerido, ofreciendo la flexibilidad necesaria para mantener la agilidad mucho después de la transición a un VMS. 

Un VMS conectado a su HCM ofrece una total visibilidad y automatización para reducir tediosas tareas administrativas. Y le empodera para gestionar a todos los empleados y colaboradores. Al seguir optimizando las estrategias empresariales y utilizando una fuerza laboral extendida, un VMS le proporcionará todo lo necesario para adaptarse.

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