Desarrollo de aplicaciones para Kainos y sus clientes en Workday Extend

Como proveedor de soluciones de tecnología digital que lo gestionan todo, desde el desarrollo de software al machine learning, Kainos tiene una gran habilidad para detectar oportunidades de creación de nuevas aplicaciones para resolver retos empresariales. Muchas de esas aplicaciones deben funcionar perfectamente con la plataforma de gestión empresarial, con la que comparten datos, configuraciones y funcionalidad.  Eso suele añadir complejidad a la marcha de la empresa.

Aquí es donde Workday Extend entra en juego, al permitir que las empresas creen aplicaciones que se ejecutan dentro de la plataforma de Workday. Recientemente charlamos con Matt McManus (Group Head of Finance de Kainos) y con Damien Taylor (Chief Technology Officer de uso de Workday en esa empresa) sobre cómo usan Workday Extend para crear aplicaciones para Kainos y sus clientes, y cómo la pueden orientar en el futuro.

¿Qué ventajas ofrece Extend para crear aplicaciones que se ejecutan en la plataforma de Workday?

Taylor: Con Workday Extend, una aplicación da la sensación de pertenecer a Workday. Eso facilita la asimilación por parte de los usuarios, sin necesidad de completar ninguna formación. Y una aplicación de Extend está al día respecto a la plataforma y sabe todo lo que ocurre en ella. Por ejemplo, cuando un empleado cambia de puesto o abandona la empresa, una aplicación de Extend lo sabe. Ese es un potencial que no se puede subestimar cuando se quiere evitar trabajo creado por integraciones o trasvases de datos.

McManus: El potencial de tener la aplicación dentro de Workday no es solo por la experiencia de usuario, sino también por el hecho de alojarse en Workday. La implementación es mucho más rápida que en una herramienta de terceros. Con Extend no hay que comprar o conseguir una licencia para una herramienta aparte, con las correspondientes verificaciones de cumplimiento normativo y seguridad, y otras cosas.

Taylor: Mi principal preocupación es la seguridad y la privacidad de los datos. Ya hemos ayudado a más de 60 clientes en su proceso con Extend. Los clientes dan por sentado que sus datos estarán protegidos.  Con Workday Extend, Workday cuida de la seguridad desde una perspectiva física, pero además permite que los clientes aprovechen configuraciones de seguridad existentes en Workday, y eso facilita las cosas tanto a los clientes como a los partners. Lo único que tenemos que hacer es crear la funcionalidad.  Un gran ejemplo de esto es la aplicación Employee Document Management que Kainos creó para ayudar a los clientes a gestionar mejor todos sus documento de RRHH. Los clientes pueden tener documentos exhaustivos sobre empleados dentro de Workday y utilizar ajustes de configuración esenciales existentes en Workday para garantizar la alineación entre los permisos de documentos y el resto de Workday.

Veamos un ejemplo: la aplicación de Extend para gestionar viajes, creada recientemente por Kainos. ¿Qué permite hacer esa aplicación?

Taylor: Con la aplicación de gestión de viajes, nuestro personal puede entrar en Workday y enviar solicitudes para que el equipo de viajes haga las reservas requeridas. Y ahora podemos elaborar informes de hábitos de viaje con relación a proyectos, gastos, datos de RRHH y bajas indeseadas. Una gran aportación de Extend atañe a los informes: la posibilidad de incluir en ellos todos los datos de una plataforma es increíble.

McManus: Desde una perspectiva financiera, podemos ver que se crean solicitudes de viaje y se asignan a un proyecto. Podemos reconocer ingresos, asignar las llamadas a los centros requeridos y, en ciertos casos, facturar a los clientes. Todo eso ocurre en segundo plano, mientras el empleado tiene una experiencia de usuario única. Y eso es increíblemente eficaz.

Taylor: El otro día un compañero me comentó que usaban la funcionalidad de reservas de viaje de Workday. Y le dije que esa aplicación la habíamos creado nosotros. Para mí, fue una prueba del valor de las aplicaciones de Extend. El personal cree que algo es parte integral de Workday, porque se comporta como tal.

¿Cómo usaron Extend en Kainos para abordar los retos relacionados con la pandemia?

Taylor: Para ayudar a nuestro personal en el regreso a las oficinas, creamos una aplicación de Extend con cuestionarios y certificaciones sobre salud. También creamos una funcionalidad de reserva de sitios, para que los empleados vieran cuándo iban a estar en la oficina sus compañeros y poder reservar espacios en la misma zona o una cercana. La aplicación también tenía una funcionalidad de rastreo de contactos: si alguien contraía Covid, podíamos averiguar lo cerca que había estado de sus compañeros.

¿Cómo colabora el equipo de desarrollo con el resto de la empresa para crear aplicaciones en Extend?

Taylor: Cada aplicación de Extend tiene un propietario empresarial interesado en ella, por lo que debemos trabajar con dicho propietario para entender sus requisitos principales. Lo más importante que hacemos, a nivel interno y para nuestros clientes al crear aplicaciones, es colaborar con los usuarios finales. No sirve de nada crear una aplicación que satisface las necesidades del propietario empresarial si dicha aplicación no acomoda las necesidades de quienes la usan. Por eso hacemos partícipes a los usuarios finales para garantizar que la aplicación hace lo que necesitan. Creamos prototipos de usuario y dejamos que los usuarios finales practiquen un poco. Y al final del proyecto, hacemos que los propietarios empresariales y los usuarios finales prueben la aplicación y se aseguren de que funciona del modo previsto.

¿Algún consejo para las empresas interesadas en Extend?

Taylor: Que empiecen de manera simple: que aprendan a andar antes que a correr. Que tengan múltiples casos de uso, los prioricen según la simplicidad y el valor, y luego elijan el más sencillo que aporte valor.

Que elijan una aplicación con sentido para la plataforma de Workday. ¿Usará datos de Workday y enviará datos a Workday? ¿Será una aplicación relacionada con procesos de personal o con procesos financieros? En ese caso, seguramente es conveniente. Pero no tiene sentido crear algo con Extend si no concuerda con Workday.

Se deberían usar muestras de código del sitio de desarrolladores de Workday y crear a partir de ahí. Es aconsejable ceñirse al máximo a los patrones de la experiencia de usuario de Workday, para evitar que la aplicación tenga fricciones con la plataforma de Workday. Y, obviamente, hay que formarse en el uso de Workday.

También hay que rodearse de gente adecuada. Hace falta personal técnico, ya sean ingenieros de software o asesores de integración. Hay que enfocarlo como un proyecto de desarrollo: esto no es una integración. Y hay que contar cuanto antes con la participación de las principales partes interesadas: la empresa y los usuarios finales.

McManus: Y al desarrollar una aplicación, hay que recordar que también habrá que mantenerla.

Taylor: Y asegurarse de que se aprovechan cosas como Devcon, la conferencia anual para desarrolladores organizada por Workday. Es una gran oportunidad de codearse con otros expertos y descubrir qué hacen con Extend. También sería aconsejable participar en el hackathon de 24 horas para probar la tecnología más reciente de Extend. Eso también nos ayuda a plantearnos y anticipar las necesidades de nuestros clientes.

¿Qué incluye vuestra lista de deseos de aplicaciones de Extend?

Taylor: Tenemos una lista de cosas que nos gustaría crear con Extend. Utilizamos Workday Adaptive Planning y estamos pensando en crear una aplicación que nos permita planificar y elaborar previsiones con una mayor proyección en el futuro.

Ahora usamos Workday Compensation para gestionar los bonus de los empleados. Pero, durante el año, los empleados no saben cómo hacemos el seguimiento correspondiente o cuánto recibirán. Y al final del ejercicio contable, alguien tiene que calcular los porcentajes. Queremos crear una aplicación de Extend para que los empleados puedan ver cómo se hace el seguimiento de sus bonus a lo largo del año; y cómo entran automáticamente en la nómina al final.

A mí me encantaría tener una aplicación que facilite el feedback de personas homólogas. Serviría para recopilar feedback estructurado pero anónimo de compañeros de trabajo, para que un empleado sepa directamente qué opinan otros, en lugar de enterarse a través del mánager.

También me encantaría una aplicación en Workday con la que, cuando tenga algún evento de asignación de personal (como una nueva contratación o un cambio de puesto) pueda ver en una sola página todo el hardware o las herramientas de software que necesita ese empleado, o sus requisitos de seguridad.

McManus: Damien, si creas esa aplicación, yo la compro.