Fomente la flexibilidad con un enfoque ágil de la elaboración de presupuestos

Predecir. Determinar. Controlar. Estos son los principios fundamentales de la elaboración de presupuestos convencional. Ahora bien, en un mundo en constante evolución, estos fundamentos podrían convertirse en un problema. Y es que, en un entorno de disrupción continua, los equipos financieros necesitan menos control y más flexibilidad, menos predicción y más adaptación.  

Las empresas también sienten la necesidad de adelantarse a la competencia. No obstante, la rapidez y la estrategia deben ir de la mano. La elaboración de presupuestos ágil puede hacer que las empresas se sientan más seguras a la hora de tomar las decisiones correctas ante los cambios y, al mismo tiempo, acelerar su ritmo de trabajo.

Esto se explica porque las empresas ágiles innovan dividiendo los grandes desafíos en problemas específicos y probando enseguida las posibles soluciones. Frente a un enfoque top-down, los éxitos y fracasos inmediatos permiten a los equipos establecer prioridades basándose en lo que realmente funciona. Las empresas ágiles también se centran en un menor número de iniciativas que se llevan a cabo con mayor rapidez. En vez de lidiar con múltiples proyectos, los equipos ágiles avanzan sin interrupciones hacia objetivos estratégicos concretos.   

Cuando una empresa realiza este cambio, los equipos financieros también deben adaptar su manera de elaborar los presupuestos. 

Conceptos básicos de la elaboración de presupuestos ágil 

La clave del éxito de la elaboración de presupuestos ágil es disponer de información precisa y actualizada sobre lo que funciona y lo que no. En ocasiones, la información que se reciba mostrará que las iniciativas planteadas deben reorientarse o cancelarse por completo. Cualquiera de estas opciones es mucho más aconsejable que seguir adelante con una determinada iniciativa, como hacen muchas empresas, a pesar de que las personas que trabajan en ella saben que no va a alcanzar el valor esperado.

Comprender y adoptar los tres principios clave de una elaboración de presupuestos ágil puede ayudar a los equipos financieros, y a toda la empresa, a tener más capacidad de adaptación y de respuesta.

1. Planificar a corto plazo 

Los equipos financieros no pueden predecir el futuro, y tratar de hacerlo supone un gran riesgo. Elaborar un presupuesto para un plazo de un año o más puede hacer que una empresa se vea atada a una estrategia obsoleta, algo peligroso en un entorno empresarial volátil. Una planificación más a corto plazo y con mayor frecuencia ofrece a las empresas la flexibilidad necesaria para reaccionar ante los cambios del mercado cuando aún tienen relevancia. 

2. Priorizar objetivos estratégicos

Aunque dividir el tiempo de un equipo entre varios proyectos puede parecer eficaz e incluso necesario, pedirle a la gente que defina las prioridades puede hacer que sean mucho menos productivos. Lo mismo puede decirse de las empresas. Es más eficaz invertir en unas pocas iniciativas estratégicas a corto plazo que intentar hacerlo todo a la vez. Priorizar los proyectos estratégicos y secuenciar el trabajo permite a los equipos alcanzar los objetivos con mayor rapidez y aportar valor a la empresa antes. 

3. Crear ciclos de feedback rápidos

Para evaluar con precisión qué estrategias están dando sus frutos, los equipos financieros necesitan un flujo constante de información. Necesitan saber qué se espera de cada iniciativa y cómo se medirá su éxito. Los líderes de cada proyecto deben definir esas métricas desde el principio, mientras que el equipo financiero tiene que revisar los avances como mínimo una vez al mes para evitar imprevistos.

Una colaboración financiera y estratégica más sólida

La transición a una elaboración de presupuestos ágil suele ser un gran cambio que para una empresa puede resultar difícil asimilar de una sola vez. Muchas veces, hasta los líderes del consejo de administración participan en los procesos de planificación, elaboración de presupuestos y financiación, por lo que estos ejecutivos pueden mostrarse reacios a modificar procesos que les han funcionado bien hasta la fecha. 

Para reducir las dificultades y la incertidumbre que conlleva un cambio tan significativo, los equipos financieros pueden adoptar un enfoque iterativo a la hora de implementar estrategias de elaboración de presupuestos ágiles. Si se empieza por una unidad de negocio o un área de financiación, se puede demostrar el valor a pequeña escala, lo que ayuda a fomentar la aceptación de una implantación más amplia en toda la empresa. 

Este proceso puede situar también al equipo financiero como un partner estratégico más sólido, que proporciona a los líderes empresariales la información y el asesoramiento que necesitan para tomar mejores decisiones de cara al futuro.