El crecimiento lo cambia todo, especialmente la forma de gestionar a los empleados. Si sus sistemas de RRHH no están diseñados para escalar, frenarán el avance de la empresa. Descubra cómo el sistema HRIS adecuado aporta estructura, insights y espacio para liderar con una estrategia centrada en las personas.
El crecimiento es una señal de progreso, pero en muchas pymes expone fisuras en la base sobre la que se asientan. A medida que los equipos crecen, también crecen las expectativas de los empleados, los líderes y los organismos reguladores. Al mismo tiempo, las presiones externas para conseguir un reclutamiento y una gestión del talento más estratégicos pueden llevar al límite los sistemas de recursos humanos legacy. Implementar la herramienta adecuada en el momento preciso puede determinar el éxito o el fracaso.
Según Gartner, muchas empresas aún tienen mucho que hacer para satisfacer ese requisito. En la encuesta que realizaron en 2024 entre responsables de RRHH, menos de la cuarta parte de los participantes dice que ofrece el máximo valor posible de la tecnología. Solo el 35 % confía en que su estrategia actual de tecnología de RRHH es útil para alcanzar los objetivos de negocio. Y dos tercios dicen que, a menos que tomen medidas para mejorar su enfoque tecnológico, disminuirá la eficacia de su función de RRHH.
Un sistema de información de recursos humanos (HRIS) aporta estructura a las operaciones en crecimiento, unifica los procesos de RRHH y proporciona el tipo de visibilidad que los líderes necesitan para actuar con confianza. Pero no todas las plataformas están diseñadas para satisfacer las necesidades exclusivas de las PYMES. Los mejores sistemas HRIS para la mediana empresa se amplían junto con las empresas y ofrecen la flexibilidad que necesitan las organizaciones en crecimiento para implementar una estrategia centrada en las personas.
¿Cómo elegir el HRIS adecuado para el tamaño y el presupuesto de la empresa y para la forma en que trabaja el equipo? En esta guía se explica qué buscar, qué evitar y cómo elegir un software HRIS que apoye a los empleados y a la empresa en todo momento.
Dos tercios de los responsables de RRHH dicen que, a menos que tomen medidas para mejorar su enfoque tecnológico, disminuirá la eficacia de su función de RRHH.
Un sistema de información de recursos humanos es una solución que actúa como una base de datos para la información de los empleados y centraliza los procesos administrativos y las responsabilidades de RRHH. A medida que su empresa crece, también crece la complejidad de la gestión del personal. Un HRIS no es como cualquier otra herramienta de software del componente tecnológico, sino que actúa como fuente de información única para gestionar los aspectos dinámicos de la fuerza laboral.
Un HRIS robusto hace que RRHH deje de ser una serie de tareas desconectadas y se convierta en una función cohesionada e inteligente. Centraliza procesos clave, reduce la fricción y mejora la precisión, sentando las bases de una influencia positiva a largo plazo en la empresa. A continuación se esbozan algunas de las formas en que un HRIS puede repercutir en las funciones de RRHH en cada fase del ciclo de vida del empleado:
Gestión de nómina e impuestos: un buen HRIS elimina la complejidad del proceso de nómina al automatizar los cálculos, gestionar las deducciones y tramitar los impuestos. Garantiza que los empleados reciban el salario correcto puntualmente, reduce el riesgo en materia de cumplimiento normativo y libera a RRHH de tareas repetitivas.
Gestión de control de tiempos y asistencia: los sistemas HRIS modernos ofrecen una genuina gestión de control de tiempos, gestión de vacaciones y permisos retribuidos, y herramientas de planificación de calendarios que proporcionan a los mánagers una imagen clara de la ocupación de los empleados. Estas capacidades reducen los errores de nómina, ayudan a optimizar las asignaciones de personal y garantizan el cumplimiento normativo de la reglamentación laboral.
Reclutamiento y seguimiento de candidatos: contratar el talento adecuado es una prioridad máxima y uno de los principales retos. Un HRIS con funciones como la puntuación de candidatos, la comunicación automatizada y la planificación de entrevistas agiliza drásticamente todo el proceso, desde la solicitud hasta la oferta de un puesto, lo que acorta el tiempo necesario para la contratación.
Incorporación y salida de la empresa: un HRIS de calidad estandariza la incorporación y la salida, al automatizar la asignación de tareas, la recopilación de documentos, el aprovisionamiento y la transferencia de conocimientos. Esto garantiza que los recién contratados se pongan al día enseguida y que el proceso de salida de los empleados que abandonan la empresa esté perfectamente organizado.
Gestión de beneficios: ofrecer beneficios competitivos es una cosa, pero gestionarlos bien es otra muy distinta. Un HRIS simplifica la inscripción a los beneficios, investiga la elegibilidad, se integra con las aseguradoras y da a los empleados un acceso fácil a sus opciones, desde las vacaciones y los permisos retribuidos hasta los seguros médicos.
Gestión del desempeño: para una gestión eficaz no basta con una revisión anual. Las plataformas HRIS admiten funciones de feedback continuo, el seguimiento de objetivos y los análisis de desempeño, lo que contribuye a que los equipos creen culturas de alto desempeño basadas en la claridad y el desarrollo.
Informes y analytics: los sistemas HRIS consolidan los datos de RRHH en tableros de mando e informes que ayudan a los líderes a identificar tendencias, hacer un seguimiento de los progresos y tomar decisiones fundamentadas. A la hora de elaborar todo tipo de informes (de riesgos de rotación, velocidad de contratación o satisfacción de los empleados), el HRIS adecuado aporta claridad y fomenta la intervención.
El papel de un HRIS suele tener mucho en común con el del software de gestión de capital humano (HCM ) y los sistemas de gestión de recursos humanos (HMRS). Para obtener más información sobre las diferencias, consulte nuestra introducción completa a HRIS.
El tamaño de la empresa determina directamente la complejidad de sus operaciones de RRHH, la estructura del equipo y los sistemas que necesita para escalar de manera eficaz. Por ejemplo: tanto una empresa con 30 empleados como una que emplea a 500 personas pueden necesitar herramientas de incorporación y nómina. Pero la forma en que esas herramientas funcionan y se integran puede ser radicalmente distinta.
La elección correcta dependerá del presupuesto, los recursos internos y los objetivos de negocio. Pero el tamaño sigue siendo uno de los indicadores más claros del tipo de HRIS que será más conveniente hoy y en el futuro.
En las empresas de menor tamaño, la simplicidad y la velocidad son primordiales. Los equipos de RRHH suelen ser pequeños y la tecnología debería eliminar la complejidad, en lugar de aumentarla. El sistema HRIS ideal para esas empresas es uno que se pueda implementar rápidamente, ofrezca un gran valor desde el primer día y se adapte al crecimiento.
Las características clave a tener en cuenta incluyen:
Configuración rápida con mínima intervención de TI: plataformas cloud que no requieren una implementación laboriosa.
Nómina automatizada y cumplimiento de obligaciones tributarias: soporte integrado para pagos, tramitaciones y mantenimiento de registros precisos y puntuales.
Herramientas de incorporación digital: firmas electrónicas, gestión de tareas y documentos de bienvenida que ayudan a los nuevos contratados a empezar con buen pie.
Gestión de beneficios básica: herramientas que ayudan a realizar el seguimiento de la elegibilidad y las inscripciones.
Funcionalidad de autoservicio: permita a los empleados gestionar sus propios datos y solicitudes.
Soporte al cliente eficaz: un partner que le ayuda a solucionar problemas rápidamente sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.
Un HRIS adecuado para empresas pequeñas es rentable y de uso intuitivo. Asimismo ofrece flexibilidad para integrar funciones más avanzadas a medida que evolucionan las necesidades empresariales.
Al aumentar el tamaño de las empresas, cambian las necesidades. Surge la necesidad de estructurar procesos anteriormente heterogéneos. La visibilidad de los datos se convierte en un factor fundamental. Y los requisitos de cumplimiento normativo se vuelven más complejos. Su HRIS no solo debería respaldar las operaciones actuales, también debería ayudarle a planificar y escalar estratégicamente.
Para la mediana empresa, busque sistemas que ofrezcan:
Arquitectura escalable: una plataforma que se adapta a un headcount creciente, múltiples ubicaciones y estructuras organizativas en evolución.
Informes y tableros de mando avanzados: visibilidad de tendencias de retención, compensación y tiempo de contratación, entre otras.
Gestión del talento y el desempeño: soporte para revisiones estructuradas, seguimiento de objetivos, planificación del desarrollo y workflow de sucesiones.
Automatización de workflows: reduzca la fricción administrativa con cadenas de aprobación y alertas personalizables.
Integraciones profundas: conexiones perfectas con nómina, finanzas, proveedores de beneficios y sistemas de TI.
Seguridad y acceso basado en roles: mecanismos de protección que ayudan a garantizar el cumplimiento normativo y restringen la visibilidad de los datos confidenciales para que los vean solo las personas adecuadas.
Los mejores sistemas HRIS para la mediana empresa combinan una funcionalidad sólida con un diseño intuitivo. Empoderan a los equipos de RRHH para ofrecer insights en tiempo real, aplicar procesos coherentes e influir con confianza en las decisiones organizativas.
En ambos segmentos, la escalabilidad es clave. Tanto si va a contratar a su décimo empleado como si se trata del milésimo, su HRIS debe crecer con usted sin que haga falta sustituirlo cada vez que la estructura de su empresa evolucione.
El tamaño de la empresa determina directamente la complejidad de sus operaciones de RRHH y el tipo de funcionalidad HRIS que necesita para mantenerlas.
Un sistema HRIS adecuado es una inversión en la forma en que su empresa funciona, crece y apoya a sus empleados a largo plazo. Esto significa que el coste no debe considerarse de forma aislada. Debe estar directamente relacionado con el valor que su sistema posibilitará en términos de tiempo ahorrado, errores evitados, conocimientos adquiridos y personal retenido. A continuación se detallan cinco áreas clave que evaluar al calcular el presupuesto para un HRIS.
1. Modelos de fijación de precios de software
¿Va a pagar por empleado, por módulo o como suscripción de tarifa fija? Las estructuras de precios varían mucho y entender cómo se escalarán los costes según el headcount es fundamental para la planificación a largo plazo. Pregunte: ¿es el modelo de precios adecuado para el crecimiento previsto?
2. Implementación y configuración
¿Necesitará ayuda su equipo con la migración de datos, la configuración del sistema o las integraciones de terceros? Los costes de implementación pueden ser una inversión única o una carga constante si no se calculan correctamente. Pregunte: ¿cuánto tiempo tardará la implementación y quién debe participar en el proceso?
3. Soporte y actualizaciones de productos
Algunos proveedores cobran extra por el soporte activo o limitan el acceso según el plan suscrito. Otros incluyen ese soporte y mejoras del producto como parte de la licencia. Pregunte: ¿cuál es la calidad y disponibilidad del soporte? ¿Es también aplicable a las actualizaciones?
4. Formación y capacitación
La eficacia de su HRIS dependerá de la capacidad de su equipo para utilizarlo. Busque proveedores que ofrezcan orientación sobre el proceso de incorporación, bases de conocimientos o incluso certificaciones para administradores. Pregunte: ¿cómo facilitaremos la puesta en marcha de RRHH y los usuarios finales?
5. Capacidades de integración
Su HRIS debe encajar en su componente tecnológico existente, no funcionar como un ente aparte. La integración es importante tanto para las herramientas de nómina como para las de finanzas o TI. Pregunte: ¿puede este sistema conectarse a las herramientas que ya utilizamos o necesitaremos soluciones alternativas?
Elegir el HRIS adecuado puede ser decisivo para su empresa, pero también puede convertirse en un costoso inconveniente si se hace con prisas o no está debidamente alineado. Con demasiada frecuencia, las empresas pasan por alto factores críticos y se dejan llevar por el precio o las características llamativas. Pero más adelante tienen problemas con la adopción, la integración o la escala. Evitar estos errores comunes puede ahorrarle tiempo, dinero y frustraciones a medida que su empresa crece.
Elegir solo en función del precio: las plataformas de bajo coste suelen tener carencias de soporte, seguridad o métodos de actualización esenciales, lo que genera mayores costes en el futuro.
Adquirir demasiadas funciones: comprar un sistema empresarial que su equipo no puede aprovechar totalmente genera desperdicio, complejidades y desvinculación.
Ignorar las necesidades de integración: si su HRIS no se conecta con herramientas de nómina, finanzas o beneficios, seguirá afrontando los mismos retos que planteaban los datos manuales.
Subestimar la gestión del cambio: incluso las mejores herramientas fracasan si las personas no están debidamente capacitadas o alineadas en lo relativo a la implementación y la adopción.
Para acertar a la hora de elegir un HRIS, hace falta entender bien las necesidades actuales, la capacidad de implementación y cómo interactuará su equipo con el sistema. Evitar estos escollos puede ayudar a garantizar que su inversión tenga los resultados esperados, no que añada complejidad.
Casi la mitad de los responsables de RRHH recurre cada vez más a herramientas digitales que respalden estrategias de talento más elaboradas
Además de ser iniciativas de RRHH, el reclutamiento, la movilidad interna, el desarrollo de la trayectoria profesional y el upskilling son factores que contribuyen al crecimiento. Para activarlos, se necesitan sistemas que hagan que las oportunidades sean visibles y accesibles en toda la empresa. Por esa razón, según los estudios de Workday, casi la mitad de los responsables de RRHH recurre cada vez más a herramientas digitales que respalden estrategias de talento más elaboradas.
Este cambio refleja una evolución generalizada en el rol de RRHH. Los líderes están redoblando esfuerzos en lo relativo a la experiencia del empleado, la toma de decisiones basadas en datos y la automatización. Pero esas prioridades no se implementan solo con buena voluntad: requieren sistemas flexibles, integrados y diseñados para escalar.
Un HRIS moderno lo hace posible. Conecta procesos a lo largo del ciclo de vida del talento, proporciona insights que favorecen una mejor toma de decisiones y respalda la agilidad que las empresas en crecimiento necesitan para seguir creciendo en el futuro.
La principal prioridad de las pymes a nivel mundial es aumentar las inversiones en tecnología. ¿Sabe por qué? Estudie este informe de SMB Group para obtener insights sobre cómo los sistemas unificados de finanzas y RRHH están ayudando a optimizar las operaciones.
![Ilustración con hipervínculo: [Descubra los últimos insights para hacer crecer su pyme].](https://media.mktg.workday.com/is/image/workday/img-medium-enterprise-CTA-buying-center-1)
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