Supervise el rendimiento de los proveedores, evalúe el riesgo y cambie de rumbo para optimizar la base de suministros
Además del flujo de caja y la liquidez, en tiempos difíciles las empresas deben tener muy en cuenta la agilidad de su base de suministros. La falta de información actualizada sobre las relaciones con los proveedores, el rendimiento y las condiciones, obstaculiza la capacidad para ejecutar planes de contingencia y afrontar las repercusiones inmediatas en la empresa.
Optimizar estos procesos es cada vez más importante cuando los proveedores sufren los efectos de una crisis. Los equipos de abastecimiento deben diferenciar entre los partners estratégicos y los que no lo son. De hecho, incrementar la alineación y la colaboración entre los equipos y con la comunidad de proveedores en general contribuye notablemente a la gestión correcta de la base de suministros.
En un artículo publicado recientemente por Scout RFP, empresa de Workday, se cita un estudio de Gartner: "El 50 % de los profesionales de adquisiciones considera probable o altamente probable que el trabajo remoto acabe siendo la norma. Mediante tecnologías de colaboración como el chat de equipo, la videoconferencia y el uso compartido de documentos, los equipos de abastecimiento pueden informar a las partes interesadas y comunicarse con los proveedores en cualquier lugar".
Después de haber identificado a estos partners, los responsables de suministros pueden fortalecer sus relaciones y colaborar con los proveedores, a fin de llegar a soluciones de mutuo acuerdo como la renegociación de mínimos o la ampliación de las condiciones de pago. No se puede exagerar el poder de los contactos personales en las relaciones con los proveedores, ya que una colaboración más estrecha con ellos suele aportar mejores resultados a sus empresas. La tecnología de colaboración en tiempo real permite que los equipos de abastecimiento fortalezcan sus relaciones no solo con las empresas, sino también entre ellos y sus proveedores.
Implemente rápidamente cambios de políticas y de programas
Los cambios se suceden con rapidez y, a menudo, casi sin avisar. No se puede sobrevalorar la capacidad de una empresa para destinar sus activos más valiosos, las personas y el dinero, donde resultan más necesarios en épocas de crisis. Vivimos en un mundo en el que la gratificación inmediata es un requisito esencial; sin embargo, muchos sistemas financieros legacy son incapaces de satisfacer las necesidades de una empresa que cambia rápidamente. Carecen de agilidad y flexibilidad estructurales, y de herramientas para ayudar a adaptarse a los cambios rápida y fácilmente. En el mundo actual, eso supone una desventaja inmensa.
Las empresas deben estar preparadas para ayudar a sus empleados cuando cambian las circunstancias y para virar y cambiar de rumbo en tiempo real. Si su arquitectura y sus procesos no están diseñados para ello, tiene un problema. Las empresas condicionadas por las limitaciones de los sistemas legacy necesitan la ayuda del departamento de TI para realizar muchos de los cambios, por ejemplo modificar workflows, cambiar dimensiones de informes, estructuras de organización, nóminas o informes generales de la empresa. Estos proyectos de TI suelen ser complejos, laboriosos, desgastan mentalmente y generan frustración.
Por ejemplo, ¿qué sucede si el departamento de finanzas necesita crear enseguida una dimensión para registrar el coste relacionado con los gastos de emergencia? ¿Con qué rapidez es factible esto en procesos y sistemas legacy? Y más importante aún, ¿cuáles son las repercusiones en la empresa por no poder ejecutarlo en cuestión de horas?
Más allá de las crisis propiamente dichas, en una situación normal los equipos de finanzas necesitan más datos en tiempo real y la capacidad de crear y mantener parámetros financieros. Como guía estratégica del resto de la empresa, el departamento de finanzas debe estar empoderado para crear fácilmente dimensiones en el sistema, a fin de analizar estos elementos y elaborar informes al respecto. También debe poder establecer controles nuevos y mantener los controles y workflows vigentes para estas dimensiones nuevas, sin que intervenga el departamento de TI. La clave reside en cambiar el paradigma tradicional y dotar a los equipos de finanzas de un sistema que sea intuitivo y que esté diseñado para cambiar, dos factores clave de la transformación financiera.
Cuando comentamos cómo su empresa utiliza Workday para gestionar los cambios de organización, Shome Mukherjee, responsable de aplicaciones financieras de Netflix, afirmó: "Cada vez que incorporamos una serie o una película original, debemos crear una entidad legal para la empresa, organizar los aspectos relacionados con la banca, las finanzas, etcétera. Todo esto se prepara y se incorpora a nuestra infraestructura consolidada en cuestión de minutos".
En tiempos de retos, las empresas buscan maneras nuevas de actuar con agilidad. Puede ser por una simple cuestión de pelear o de escapar, o bien por necesidad. Sin embargo, la capacidad de llevar a cabo el trabajo hace que las empresas, y en especial los equipos de finanzas, sitúen la agilidad en la parte alta de la lista de prioridades.
El próximo artículo analizará en profundidad cómo otros líderes de alta dirección buscan cada vez con mayor frecuencia insights más detallados procedentes de una mayor variedad de orígenes de datos que les ayuden a tomar mejores decisiones y a mantener a la empresa alineada e informada.
Lea el primer artículo y el segundo artículo de esta serie.
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