Voz de la Comunidad Workday: Rolls-Royce implementa un sistema de RRHH global de la noche a la mañana

Puede que a algunos una implementación global de RRHH en toda la empresa llevada a cabo de la noche a la mañana les parezca un panorama angustioso. No obstante, eso es exactamente lo que hizo Rolls-Royce, cliente de Workday, en octubre de 2015, cuando la empresa implementó un sistema de RRHH basado en tecnología cloud que abarcada a empleados de 46 países.

El mes pasado, en el evento global de tecnologías de RRHH en Londres, nos pusimos al día con Mark Judd, director de HRIT en Rolls-Royce, para saber más sobre la migración a cloud y apuntarnos sus consejos para otras empresas que están planteándose proyectos similares.

¿Cuáles fueron los desafíos empresariales y tecnológicos que motivaron a Rolls-Royce a implementar un nuevo sistema de RRHH?

Nuestra capacidad de "ver" la empresa en la que nos estamos convirtiendo con una huella global significativa se vio inhibida por la tecnología subyacente.  Me refiero a aspectos como la gestión de la capacidad y la implementación de los recursos adecuados, incluida la habilidad de trabajar con las personas adecuadas cuando y donde las necesitemos.

Nos ateníamos a un sistema legacy para gestionar los registros de RRHH y la nómina de los empleados en los cinco territorios más grandes donde trabajamos, que representaban alrededor del 85 % de la fuerza laboral. En el resto de los lugares, contábamos con una combinación de sistemas de nómina y RRHH más pequeños y un gran arsenal de hojas de cálculo y archivos de PowerPoint. Como puede imaginar, a los mánagers les resultó difícil crear una imagen precisa de la fuerza laboral en todo el mundo o generar informes sobre los skills y talentos de nuestros empleados.

Claramente, hizo sus investigaciones, ¿por qué eligió a Workday?

Buscamos proveedores que hubieran realizado implementaciones similares a gran escala y solo tres cumplían con ese criterio: Workday, SuccessFactors y Oracle. Cuando vimos la respuesta del mercado, la expectación y el gran entusiasmo por Workday, nos pareció la opción adecuada.

Nuestro equipo del proyecto decidió desde el principio trabajar con una configuración estándar de Workday Human Capital Management. El plan era reducir al mínimo las variaciones en las diferentes regiones. Nos atrajo la idea de volver a lo esencial y de convertir en un verdadero reto lo que queríamos hacer con RRHH.

¿Cuánta importancia tuvo la fuerza de la comunidad Workday, incluidos los clientes que estaban en la misma versión de Workday?

Es un diferenciador de la calidad del concepto de Workday. Workday no la compromete. Cuando consideramos por primera vez las opciones, vimos cómo otros clientes valoraban la calidad de estar en el mismo lugar al mismo tiempo.. Para ser sincero, Workday no fue quien nos convenció, lo hicieron sus clientes. Valoramos la comunidad y vimos el empoderamiento con el que contaba.

¿Tiene algún consejo sobre la gestión de las partes interesadas del proyecto?

Busque una parte interesada que goce de respeto y reputación de líder, y dedique tiempo a ganarse su confianza y apoyo. Nosotros contábamos con un líder empresarial que derrocha entusiasmo, alguien a quien todo el mundo escucha. Es intransigente en cuanto a la calidad, y eso es lo que se espera de los productos que producimos en Rolls-Royce. Invertimos mucho tiempo con esa parte interesada.

Ya desde el principio, nos presentamos ante muchas personas y nos dijeron: "Este nuevo sistema debe ser tan bueno, si no mejor, que el sitio web del comercio minorista europeo John Lewis". Así que, un miembro del equipo de Workday consiguió localizar a la persona que desarrolló el sitio web de John Lewis, lo entrevistó y le enseñó la aplicación de Workday. Grabó al desarrollador del sitio web diciendo que Workday era "una de las formas de tecnología más eficaces que había visto". Esto tuvo un efecto muy positivo para la empresa.

¿Cuáles son sus mejores consejos para las empresas que quieren reemplazar sus sistemas de RRHH obsoletos?

En primer lugar, no venda el sistema de RRHH, venda la idea empresarial adecuada. Hay que pensar más allá de la tecnología en sí misma y vender la visión de que lo hará por la empresa. "Haga ver a la empresa que lo que compra es una idea... que compra algo que cambia continuamente".

A continuación, reconozca que está eligiendo un camino diferente. No se trata de una actualización, es una transformación. No está cambiando su antigua máquina de escribir por la más reciente y novedosa. Más bien, es como si cambiase la mejor máquina de escribir por el ordenador portátil más novedoso. Como tal, anticipe y planee su estrategia de integración. Asegúrese de contar con la estructura. Invierta de verdad en obtener una visión del panorama general y de cómo funcionará todo en conjunto.

Después, estandarice, armonice y dé brillo. La tecnología con la que contábamos era compleja, difícil y nada ágil para la transformación. Esto causó problemas porque había diferentes procesos en toda la empresa. Si intenta llegar a un punto similar al que nos encontrábamos, entonces debe seguir un conjunto de principios comunes y armonizar los procesos. Workday nos permitió llevar a cabo esta transformación que le dio vida a la organización.