Cómo Veolia ha logrado agilidad financiera durante una crisis global

En toda la C-suite, la función financiera ha sido tradicionalmente más lenta que otras áreas empresariales en relación a la transformación digital. Sin embargo, actualmente, a medida que diversas macrofuerzas crean la necesidad de tomar decisiones más rápidamente y de utilizar mejor los datos, los responsables financieros de todo el mundo están derribando las barreras contra la innovación y las formas de trabajar nuevas y más ágiles. 

Yael Leblanc, director de transformación financiera del grupo en Veolia, una empresa global de servicios ambientales con sede en Francia, es uno de estos líderes. Leblanc habló recientemente con Frederic Portal de Workday, director de marketing de soluciones, finanzas de EMEA, sobre el camino de Veolia hacia las finanzas en cloud.

¿Puede hablarles a nuestros lectores sobre Veolia y su experiencia en finanzas?

Veolia es el líder mundial en servicios ambientales en las áreas de agua, residuos y energía. Contamos con unos 171 000 empleados aproximadamente en más de 50 países, en unos 2000 lugares. La empresa facturó 27 000 millones de euros a finales de 2019. 

Trabajo para Veolia desde hace 12 años y desde 2018 ocupo el cargo de director de transformación financiera a nivel de grupo. Antes de unirme a Veolia, trabajé durante nueve años en una consultora.

¿Podría describir la estructura organizativa de Veolia y algunos de los factores que le llevaron a cambiar su enfoque sobre las finanzas?

Como empresa global, estamos distribuidos por países excepto en Francia, donde estamos distribuidos según la línea de la empresa. Cada país tiene su propia y única estructura de administración y la capacidad de dirigir una o más de nuestras empresas. La función financiera es la columna vertebral de nuestro grupo y da empleo a más de 4500 personas.

Lanzamos nuestro programa de transformación financiera grupal a mediados de 2018, con cuatro pilares: Talento, Organización, Proceso y Digital. Las prioridades eran simplificar la forma en la que trabajamos y convertirnos en una función financiera más moderna, eficiente y colaborativa. Gran parte de esto es gracias al sistema financiero que utilizamos y queríamos mejorar la calidad y fiabilidad de nuestros datos para que nos ayuden a tomar mejores decisiones en tiempo real.

Su programa de transformación financiera se estaba llevando a cabo al mismo tiempo que una iniciativa más amplia dirigida por TI para llevar Veolia a una plataforma cloud. ¿Puede contárnoslo y cómo fue el proceso de adquisición?

Nuestro programa se lleva a cabo en paralelo a un proyecto global "Move to the Cloud", el cual, como sugiere su propio nombre, trata sobre llevar la infraestructura mediante nuestras herramientas existentes hasta la plataforma cloud. Liderado por nuestro equipo de TI, fue un cambio importante que también garantiza que todas las herramientas nuevas deben ser SaaS, independientemente de la función comercial. Esto nos llevó a Workday, ya que buscábamos racionalizar el número de sistemas ERP que teníamos dentro del grupo. Para que se haga una idea, ¡teníamos más de 50!

Cuando empieza a licitar para un proyecto como este, creo que es muy fácil quedarse atrapado en las sospechas habituales y las marcas antiguas del juego. Pero, lo que vimos en Workday fue muy convincente y nos gustó la interfaz de usuario limpia y moderna, lo fácil que era de usar y, quizás lo más importante, cómo cambia datos transaccionales y otros datos para crear tableros de mando que pueden utilizar los directores, contables y otros empleados para tomar decisiones rápidas.

Mientras les estoy hablando, aún no estamos activos en Workday. Estamos en la fase de proyecto en tres de nuestras unidades empresariales, con un lanzamiento programado para enero de 2021. Estamos esperando el primer conjunto de feedback de nuestros usuarios a medida que el proyecto pase a la fase de lanzamiento.

¿Cómo ha impactado en su empresa la pandemia de la COVID-19 y cómo se ha adaptado al teletrabajo digital?

Durante la pandemia, seguimos funcionando en todas las regiones, con una caída leve de la actividad entre mediados de marzo y mediados de mayo, pero ahora estamos funcionando a un nivel normal. El proyecto "Move to the Cloud" nos enseñó verdaderamente su valor en ese momento ya que la organización se adaptó muy bien al teletrabajo. Debido a que ya nos habíamos pasado a la plataforma cloud y equipamos a nuestros empleados con Google Chromebooks, los empleados pudieron acceder a todas las aplicaciones independientemente de su ubicación. Esto fue especialmente importante para el personal operativo, especialmente para el equipo de finanzas.

Conviene decir que durante la pandemia estábamos en el proceso de implementar Workday Financial Management en el Reino Unido y en Francia. Pudimos continuar con estas implementaciones sin interrupciones. Esos proyectos siguen el calendario, lo cual es bastante sorprendente dadas las circunstancias.

Se habla mucho sobre cómo será la "nueva normalidad". ¿Cómo cree que cambiará su organización en el futuro próximo y qué rol desempeñará la tecnología digital en la creación de ese futuro?

Es interesante, y creo que no somos la única empresa que piensa así, la crisis ha acelerado nuestra transformación digital. También nos ha ayudado a convencer a esas personas que se resistían al cambio. Entienden lo importante que es esto ahora para la organización. 

En el contexto de la crisis que acabamos de vivir: lo digital es absolutamente clave. Un buen ejemplo de esto está en nuestras operaciones chinas, en las que pasamos de un 100 % de trabajo manual a un proceso completamente digital de planificación, elaboración de presupuestos y pronóstico. No podemos predecir el futuro pero ahora tenemos las herramientas para ayudarnos a planificar para el cambio y la incertidumbre. Eso es realmente importante.

¿Alguna recomendación o consejo para otras organizaciones que se embarcan en un aventura similar?

Alejarse de los sistemas ERP tradicionales es una ventaja, pero ese cambio requiere también un cambio de mentalidad y cultura. Las empresas deben asegurarse de que la planificación previa a la implantación sea muy rigurosa y de que tengan totalmente claro lo que quieren conseguir. Comprender sus procesos, cómo quieren estructurar su modelo de gestión y cómo se comunican con la empresa son cosas muy importantes que hay que tener en cuenta.