Nueve formas de planificar en el cambiante mundo de las finanzas

La previsión financiera es una parte esencial de la planificación empresarial y se basa en los datos del rendimiento previo y en las condiciones o tendencias actuales, para predecir lo que va a ocurrir.

Esa previsión ayuda a las empresas a amoldarse a la incertidumbre, según la demanda prevista para productos o servicios.

Con previsiones financieras bien realizadas, las empresas pueden afrontar las disrupciones económicas, adaptarse a las fluctuaciones de ingresos y gastos y cambiar el rumbo cuando surjan retos y oportunidades. Pero si las previsiones son deficientes, pueden menoscabar a la empresa.

Aquí descubrirá nueve pasos que le permitirán orquestar los procesos de una previsión financiera con la que orientar satisfactoriamente su estrategia empresarial.

Paso 1: Definir los términos

¿Qué es la previsión financiera y dónde encaja en los procesos tradicionales de elaboración de presupuestos y planificación? Los profesionales de la planificación financiera y el análisis (FP&A) utilizan esos términos de varias maneras. Aquí le ofrecemos unas definiciones orientativas:

Previsión vs. Plan. Un plan está relacionado con una previsión anual preparada para el próximo ejercicio contable o año natural. El término "previsión" se suele reservar para tareas periódicas de ajuste de un plan a fin de que refleje el rendimiento real.

Previsión vs. Presupuesto. Un presupuesto es un plan sobre cómo se van a gastar cantidades de dinero concretas. Aunque es una pieza crucial en cualquier previsión, no es más que una de las que componen el puzle. Una previsión completa debería incluir además los pronósticos de gastos, activos, pasivos y flujo de caja. Los buenos planificadores estratégicos también tendrán en cuenta los indicadores clave de rendimiento (KPI) de operaciones.

Paso 2: Modelar los ingresos

Antes de elaborar una previsión financiera exhaustiva, tendrá que crear un modelo empresarial preciso. Una forma de hacerlo es mediante un modelado de los ingresos. Un modelo de ingresos eficaz debería dar respuesta a preguntas como: ¿qué inversiones son necesarias para aumentar en un 25 % los ingresos del año próximo? O, si los ingresos no varían, ¿qué programas deberíamos recortar para mantener la rentabilidad? Con un modelo adecuado establecido, dispondrá de flexibilidad para probar escenarios y examinar supuestos que le permitirán responder con certeza esas preguntas.

Los modelos de ingresos pueden ser muy diferentes, según el sector y el modelo empresarial. Por ejemplo, un fabricante podría considerar variables como la capacidad y la utilización; mientras que un gabinete de abogados podría basarse en listas de clientes y tarifas de facturación. Sea cual sea la índole de su negocio, el modelo adecuado le ayudará a gestionar mejor los ingresos para impulsar el avance de la empresa.

Estas son algunas de las consideraciones habituales:

• Domine el tema. Cuestione sus propios conocimientos. Al modelar ingresos, pruebe y ajuste sus presuposiciones para obtener nuevos insights sobre las fuentes de ingresos que haya pasado por alto.

• Comience por la relación entre el precio y el volumen. Los términos y las fórmulas pueden variar de un sector a otro, pero en la mayoría de los modelos la clave está en la relación entre el precio y el volumen, que es un buen punto de partida para iniciar el modelado de los ingresos.

• Considere modelos top-down y bottom-up. Los modelos top-down de previsiones y planificación por software parten de una visión general, centrándose en las tendencias de mercado de alto nivel. Los modelos bottom-up se basan en los detalles de las operaciones de la empresa. Al tener en cuenta ambos modelos, podrá identificar las carencias de sus capacidades actuales y transformar tales carencias en oportunidades.

Paso 3: Modelar gastos

Además del dinero entrante, sus previsiones deberán tener en cuenta el dinero saliente. Los siguientes son factores clave para modelar sus gastos:

• Personal. Probablemente sea su mayor gasto. Si su empresa se compone principalmente de empleados asalariados, puede hacer sus previsiones de gastos de personal por empleado. Pero si es un retailer con establecimientos en todo el país o una cadena de restaurantes con muchos empleados contratados por horas, puede que prefiera basar su previsiones en turnos o roles.

• Gastos de operaciones (OPEX). Los gastos de operaciones suelen estar estrechamente relacionados con el headcount. Su modelo de gastos debería reflejarlo.

• Coste de productos vendidos (COGS). Tendrá que elaborar previsiones de todos los costes asociados con la obtención de ingresos, incluida la mano de obra, los materiales y los costes generales.

• Costes fijos vs. Costes variables. Entender qué genera gastos es fundamental para que el modelado sea correcto. Un coste fijo (por ejemplo, el de un centro de datos) se debería modelar con su propio calendario. Un coste variable (como el de las materias primas y el embalaje) podría modelarse según una fórmula (por ejemplo, como porcentaje de los ingresos totales).

• Asignaciones. En algunos casos, será conveniente dividir los costes entre segmentos o centros de costes. Por ejemplo, distribuir los gastos de TI entre varios departamentos le puede ayudar a entender los costes totales de estos servicios. Empiece por identificar una métrica esencial como base de la distribución. Por ejemplo, algunos costes podrían asignarse por empleado y otros por metro cuadrado.

Paso 4: Definir la frecuencia

Después de crear su modelo, es importante definir una frecuencia y un calendario. La previsión financiera no es una actividad que se realiza una sola vez, sino una práctica que hay que desarrollar e ir perfeccionando con el del tiempo.

Planificación. Comience con un plan o una elaboración de presupuestos anual que integre contribuciones de diversas partes interesadas de toda la empresa, para fijar objetivos y definir requisitos. Los modelos que haya desarrollado le servirán para plasmar esos objetivos en un plan financiero y operativo para ese año.

Previsiones trimestrales y mensuales. Será inevitable que su empresa se desvíe de sus previsiones. Cuando eso ocurra, tendrá que revisar su plan, evaluar el rendimiento y reevaluar sus expectativas. Esta revisión periódica no debería sorprenderle en ningún caso, sino formar parte de un proceso de planificación continuo y dinámico.

Encuentre una frecuencia de previsión adecuada para la empresa. A veces puede venir determinada por restricciones externas. Por ejemplo, podría tener la obligación de presentar informes periódicos a las partes interesadas o al consejo de administración. Aunque la modificación de las previsiones podría ser ad hoc, es conveniente establecer una frecuencia coherente, ya sea semestral, trimestral o mensual. Cada nueva previsión es una oportunidad de evaluar el rendimiento y examinar los supuestos sobre el futuro. Esa actividad no debería sustituir al plan anual, que seguirá vigente para la compensación y otros objetivos. Las previsiones modificadas se mantendrán junto con el plan original y constituirán sus mejores y más recientes predicciones de los resultados de la empresa.

Previsiones diarias y semanales. A veces puede que tenga necesidad de generar previsiones con mucha más frecuencia. Las empresas de retail, hostelería y otras cuya actividad es mayormente de temporada podrían llevar controles diarios o semanales para reflejar los hábitos de consumo de los clientes. Otras empresas podrían optar por realizar una previsión rápida semanalmente, relativa a ventas u otros KPI operativos, a fin de asegurar que todo discurre del modo esperado.

Paso 5: Elaborar previsiones de aspectos relevantes

Una previsión financiera útil no se debería limitar al plan contable del libro mayor. También debería modelar los supuestos operativos subyacentes. Por ejemplo, un fabricante se podría centrar en el tiempo de actividad de las instalaciones, en la producción o en los códigos de barras. Y una organización sin ánimo de lucro podría examinar meticulosamente sus subvenciones y afiliaciones.

A algunas empresas, la cuenta de resultados les ofrece los insights de rendimiento financiero que necesitan. Otras, además de esa cuenta, generarán un balance y un estado de flujo de efectivo. Para empresas que utilizan mucho capital (como pueden ser los bancos con activos gestionados o las empresas de telecomunicaciones creadoras de infraestructuras de red), las previsiones de inversión de capital (CAPEX) en el balance son críticas.

En ciertos casos podría no merecer la pena crear un balance completo de cara al futuro y bastará con una serie abreviada de métricas para predecir cómo cambiará el efectivo neto a lo largo del tiempo.

Tener acceso a dinero efectivo —y entender los efectos que las operaciones de la empresa tendrán en la situación del efectivo en el futuro— es esencial para empresas pequeñas que no tienen muchas reservas, así como para las que quieren recaudar fondos.

Paso 6: Definir el proceso de informe

Una vez creado un modelo exhaustivo de su empresa e incorporados los insights al proceso de previsión financiera, tendrá que definir los informes que desee usar (tanto a nivel interno como externo). Esos informes deberían ofrecer una visión de la empresa que sea fácil de entender, No bastará con que incluyan una visión del balance de sus finanzas: también harán falta resultados de KPI operativos y "paquetes" de datos fáciles de compartir con la junta directiva y los equipos de gestión.

Un proceso de informes eficiente no depende únicamente de los informes generados, sino también de cómo se han obtenido.

Si los gestiona exclusivamente con hojas de cálculo, conocerá bien el proceso de integrar todos sus orígenes de datos, importar los datos manualmente a diversas hojas y enviar correos electrónicos para su aprobación. Y eso ni siquiera incluye las solicitudes ad hoc que recibirá por correo electrónico o incluso al cruzarse con otras personas en la oficina.

La automatización es clave para hacer llegar a todos los interesados los informes requeridos de manera rápida y precisa. Una plataforma automatizada simplifica la recopilación, la conciliación y la extracción de los datos. Así podrá transformar sus procesos de informes y convertirlos en un impulsor del cambio organizacional, en lugar de ser un contratiempo mensual.

Paso 7: Impulsar la colaboración

Ya ha automatizado los informes. También ha establecido una frecuencia. Y ha causado una gran impresión entre las partes interesadas con los insights que ha suministrado. Pero si continúa centralizando la información, tal vez esté dejando escapar una gran oportunidad. Cuando las partes interesadas no están directamente implicadas en el proceso de planificación, no se sienten responsables de dicho proceso.

Si el acceso a los datos se realiza a través de herramientas de previsión financiera utilizadas como autoservicio, es más probable que las partes interesadas adopten un enfoque proactivo para recopilar datos de finanzas cruciales. Y llegarán a considerar el plan como algo propio.

Paso 8: Elegir las herramientas de previsión financiera

Para realizar los pasos del proceso necesitará herramientas de previsión financiera adecuadas. Aunque Excel sea la elección inicial de la mayoría de los equipos financieros, no se ha diseñado para escalar. A medida que las empresas crecen y los orígenes de datos se multiplican, se necesita una solución de finanzas cloud para:

• Facilitar la colaboración. Implique a todos los integrantes de su empresa en el proceso de planificación dándoles acceso a datos en tiempo real que permitan a los interesados ocuparse de sus propias cifras.

• Habilitar la planificación de escenarios hipotéticos. Combine en una misma plataforma modelos top-down de alto nivel basados en crecimiento y márgenes con detallados modelos bottom-up de turnos y calendarios de personal, para poder conciliar rápidamente las diferencias y abordar las carencias.

• Proporcionar una sola fuente de información. Con un conjunto básico de datos de operaciones y finanzas a disposición de toda la empresa, podrá alinearla y hacer un seguimiento de su rendimiento.

• Automatizar los informes. Con informes centralizados e integración de datos automatizada, podrá prescindir de buscar y agregar manualmente los datos. Así podrá centrarse en los análisis mientras suministra a las partes interesadas la información que necesitan para tomar mejores decisiones con más rapidez.

Paso 9: Obtener más información

La previsión financiera consiste en responder a una serie de preguntas fundamentales. ¿En qué medida puede entender la situación de su empresa en el contexto económico más amplio? ¿Qué insights puede obtener acerca de los factores que generan oportunidades y riesgos? Y, tal vez lo más importante, ¿cómo puede comunicar debidamente esos insights a los encargados de la toma de decisiones en su empresa? 

Con el software de previsión financiera apropiado, tendrá esas respuestas a su alcance y contribuirá a que todos los integrantes de los equipos se sientan parte del proceso.