La pandemia puso de manifiesto la necesidad de actualizar la tecnología del aprovisionamiento, un área que se ha venido ignorando en lo que a inversión tecnológica se refiere. Descubra cómo dos clientes de Workday utilizaron herramientas basadas en tecnología cloud para encontrar formas creativas de prosperar durante la pandemia.
La pandemia ha cambiado el rumbo de muchas empresas en todo el mundo y les ha impuesto la necesidad de actuar con agilidad para responder a sus efectos y recuperarse. Prácticamente de la noche a la mañana, muchas se vieron obligadas a adoptar el teletrabajo. Otras tuvieron que paralizar sus operaciones debido a la volatilidad de las cadenas de suministro.
Según el Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) en su último informe, patrocinado por Workday, la pandemia sirvió como catalizador de la transformación digital, acelerando rápidamente los plazos de las empresas para conseguir nuevas soluciones tecnológicas. Cada vez hay más empresas que se inclinan por formas de trabajar híbridas y necesitan una manera de conectar entre sí a sus equipos de finanzas, RRHH, directivos y de aprovisionamiento para que mantengan la alineación respecto a las metas corporativas.
La volatilidad de los primeros meses de la pandemia afectó de forma especial a los equipos de aprovisionamiento, al tener que hacer frente a la inestabilidad de las cadenas de suministro, las variaciones en el comportamiento de los consumidores y la búsqueda de artículos esenciales difíciles de encontrar, como fue el caso de los equipos de protección individual (EPI). En 2020, un 95 % de las empresas ya notificaba algún tipo de disrupción. Y un 92 % de los directivos admitía que sus capacidades de abastecimiento digital no eran las óptimas durante los primeros meses de la pandemia.
A los equipos dotados de robustas capacidades digitales les resultó más fácil capear el temporal a la vez que planificaban de forma estratégica para el futuro. Vea cómo dos clientes que aparecen mencionados en el informe del CIPS utilizaron Workday Strategic Sourcing para adaptarse con rapidez a las prioridades cambiantes y mantener la continuidad de su negocio.
En el caso de una destacada empresa de streaming, la transformación del aprovisionamiento ya era un prioridad antes de declararse la pandemia. Por eso mientras muchas empresas trataban de organizar precipitadamente sus capacidades remotas, esa empresa realizó la transición sin apenas complicaciones.
Una pieza clave para su estrategia de transformación digital fue eliminar la dependencia de los procesos manuales y aprovechar la automatización para mejorar la eficiencia, ganar visibilidad y empoderar la colaboración en todo el ámbito interno. Antes de implementar Workday Strategic Sourcing, el equipo de aprovisionamiento gestionaba por correo electrónico todas las solicitudes de propuesta (RFP) y tenía que actualizar manualmente la información de las partes interesadas. Dicho seguimiento manual causaba retrasos en todo el proceso, con el riesgo de que información crucial quedara enterrada en largos hilos de correo.
Para dinamizar sus procesos de abastecimiento, la empresa eligió Workday Strategic Sourcing en 2019 y creó un hub centralizado en el que el aprovisionamiento podía hacer un seguimiento automático de los ahorros y mantener informadas a todas las partes interesadas. Esta mayor visibilidad incrementó la confianza mutua entre la función de aprovisionamiento y sus partners de negocio, como explica un portavoz de la empresa: "Ahora que tenemos Workday, [las partes interesadas] pueden seguir el progreso de los proyectos sin tener que estar consultándonos constantemente".
La pandemia no ha hecho más que refrendar la decisión de la empresa de digitalizar el aprovisionamiento, lo que les permite mantener el curso fluido de los proyectos con un equipo disperso en distintas regiones. Asimismo, la gestión de proveedores simplificada ayudó a la empresa de streaming a mantenerse en sintonía con sus partners proveedores y a trabajar con cadenas de suministro inestables. Con la posibilidad de comunicar rápida y eficientemente los cambios de prioridades a su base de proveedores, la función de aprovisionamiento puede anticiparse a la incertidumbre.
"[Workday Strategic Sourcing] nos permitió continuar como si nada. Simplemente nos llevamos el portátil y empezamos a trabajar desde casa".
La empresa de aguas pública australiana WaterNSW tenía la ineludible necesidad de seguir suministrando servicios esenciales en plena disrupción generalizada. Y para eso debían colaborar de continuo con los proveedores en momentos de escasez de mano de obra y suministros. Además, Australia empezó a aplicar su legislación sobre derechos humanos en 2021 y las empresas están obligadas a garantizar que sus proveedores no infringen los derechos humanos en sus cadenas de valor. Para asegurar el cumplimiento normativo de esa legislación, WaterNSW utilizó Workday Strategic Sourcing a fin de profundizar en los datos de sus proveedores (de nivel 1, 2, etc.) para proporcionar la información al gobierno.
Al empezar la pandemia, WaterNSW estaba preparada. Según Salim Reza, responsable de abastecimiento de la empresa, "[Workday Strategic Sourcing] nos permitió continuar como si nada. Simplemente nos llevamos el portátil y empezamos a trabajar desde casa". La digitalización permitió a WaterNSW centrarse en la mitigación estratégica de riesgos y en la colaboración.
Como resultado de la transformación del aprovisionamiento, el equipo de WaterNSW vio un incremento drástico de la implicación de las partes interesadas y un refuerzo de la confianza de sus partners de negocio. Parte de eso se debe a la visibilidad proporcionada por Workday Strategic Sourcing. Al poder iniciar sesión en la herramienta y ver la situación exacta de sus proyectos en el proceso, los usuarios se sienten más motivados para colaborar con la función de aprovisionamiento. Por otra parte, los proveedores de WaterNSW también aprecian la posibilidad de hacer seguimientos de sus solicitudes RFP y de comunicarse directamente dentro de la plataforma.
El equipo de aprovisionamiento contaba ya con las herramientas necesarias para afrontar los primeros meses de inestabilidad a raíz de la pandemia y, por tanto, también estaban equipados para emprender iniciativas estratégicas. Ahora uno de los objetivos clave es expandir el sistema de gestión de proveedores existente para el seguimiento de todos los partners de suministro esenciales y una mejor gestión de su rendimiento y de los gastos generales.
Para mantener la competitividad en un mundo en rápida transformación, las empresas deben colaborar de forma estratégica con sus equipos de abastecimiento y aprovisionamiento. Las que no lo hacen corren el riesgo de quedarse rezagadas. Gartner estima que, solo en el Reino Unido, las inversiones en tecnología aumentaron en un 18,4 % en 2021 (con un total de 304 900 millones de dólares) y no hay indicios de que esa tendencia vaya a decaer. Con capacidades avanzadas como las de los insights de datos en tiempo real, la visibilidad del desempeño y el cumplimiento normativo de los proveedores y la automatización del abastecimiento, los equipos que invierten en la digitalización del abastecimiento y el aprovisionamiento están mejor preparados para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio y ayudar a sus empresas a aventajar a la competencia.
Explore el informe más reciente del CIPS y descubra por qué la transformación digital es esencial para los equipos de aprovisionamiento que quieren prosperar a pesar de la disrupción.
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