Cómo pueden afrontar los equipos de ventas el panorama actual

Pocas empresas estaban preparadas para la disrupción provocada por la COVID-19. Y ahora que tratamos de encontrar una altitud de crucero segura y sostenible para atravesar los rastros de turbulencias causadas por la pandemia, muchas empresas admiten que sus métodos de planificación previos carecen de la velocidad y agilidad requeridas para anticiparse y reaccionar a las fluctuaciones en las ventas y la demanda. Esas empresas están encontrando la solución en la planificación moderna y en la transformación digital que requiere.

Incluso antes de la pandemia, las empresas ya estaban abandonando los procesos manuales estáticos —basados en hojas de cálculo y en sistemas de planificación legacy— para adoptar entornos de planificación cloud que les ayudan a operar con agilidad. El cambio se produjo cuando los líderes con visión de futuro empezaron a buscar maneras de automatizar la planificación de las finanzas y las operaciones. De los 225 CFO participantes en la encuesta de indicadores de CFO de 2020 de Workday, un 54 % afirmó que habían implementado algún tipo de transformación digital. Y un 70 % de esos dijo que se consideraban más capaces de reaccionar rápidamente a los cambios.

La función de ventas ha sido una de las más afectadas por las disrupciones de la pandemia. Los supuestos anteriormente aplicables al mercado han dejado de ser fiables y los mánagers de operaciones de ventas tienen que evaluar planificaciones y presupuestos con mayor frecuencia y realizar correcciones con más rapidez. Eso aumenta la necesidad de trabajar con datos en tiempo real. Al automatizar tareas que antes eran manuales e introducir en los sistemas de planificación datos en tiempo real procedentes de sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y planificación de recursos empresariales (ERP), los departamentos de ventas ágiles están mejor equipados para elaborar previsiones de la demanda de artículos y servicios, y actuar con más rapidez y confianza para ajustar territorios, anticiparse a incrementos y disminuciones de demanda regionales, aportar insights para campañas de marketing y gastos, evaluar el desempeño de los representantes y establecer objetivos adecuados. 

Planes de ventas que se integran en una estrategia más amplia

En tiempos inciertos, la diferencia entre la planificación moderna y la tradicional se hace evidente. En la tradicional, la función de finanzas se encargaba de combinar manualmente hojas de cálculo dispersas, identificar las cifras más recientes, gestionar innumerables versiones de planes y presupuestos y publicar datos que ya habían quedado desfasados. Los planes y presupuestos solían elaborarse con una periodicidad anual o —en el mejor de los casos— trimestral, una frecuencia insuficiente en condiciones constantemente cambiantes. Por el contrario, la planificación moderna es continua y colaborativa. Con la planificación moderna, ningún elemento existe de forma aislada: cada presupuesto, previsión, situación hipotética e informe se puede gestionar individualmente, pero está interconectado en un sistema que utiliza una sola fuente de información. Cuando un usuario de un departamento cualquiera actualiza un elemento, el cambio efectuado se propaga a todos los planes, presupuestos y previsiones relacionados. Y los presupuestos de funciones convergen en el plan corporativo, de modo que el área de finanzas tiene una visión integral del negocio en un momento dado. En este entorno de planificación continua basada en datos, las partes interesadas tienen un papel activo en la planificación, ya que sus planes se basan automáticamente en los mismos datos que utilizan para gestionar sus asuntos.

Estas capacidades proporcionan el tipo de flexibilidad que las empresas necesitan en un entorno disruptivo. Pensemos, por ejemplo, en los retos a los que se enfrenta un retailer cuando tiene que realizar previsiones de demanda para sus 50 establecimientos físicos, sus canales electrónicos de ventas al por mayor y los niveles de servicio de cada producto. ¿Se imagina cómo hacer eso en una hoja de cálculo?

La planificación moderna lo simplifica permitiendo a los planificadores de finanzas y operaciones crear modelos independientes para cada ubicación y canal. Con la posibilidad de asociar todos ellos en un solo plan, los mánagers de ventas son capaces de prever la demanda prácticamente a cualquier nivel, macro o micro. Los mánagers también pueden considerar la demanda por establecimiento y por producto, o por cualquier otra dimensión que les parezca relevante para la previsión. Así pues, con la planificación moderna basada en tecnología cloud se puede circunscribir el ámbito de previsión y luego conectar previsiones individuales en un plan de demanda completo por consenso (que se incorporará al plan de negocios general). Las previsiones existen de forma independiente y también asociada.

Ahora veamos el lado de la oferta. Un fabricante con un inventario de materiales necesarios para producir un artículo acabado puede prever las cantidades requeridas y eso generará un plan de aprovisionamiento que se puede transmitir directamente al equipo de aprovisionamiento. Cuando esa información entra en los planes de producción, tiene un efecto en las previsiones de demanda y ventas. Si surgen problemas de suministro o aumenta la demanda de ese producto, el equipo tendrá lo necesario para realizar ajustes inmediatamente y cambiar lo que sea preciso. Así funciona un entorno integral e interconectado.

Planifique cuidadosamente, adáptese rápidamente

En una época en la que impera la incertidumbre, los equipos de ventas necesitan una herramienta de planificación eficaz que les ayude a elaborar planes con garantía de futuro y a corregir el rumbo con precisión y rapidez. Las capacidades de la planificación moderna (para utilizar los datos en toda la empresa, aislar métricas de rendimiento en tableros de mando fáciles de asimilar o profundizar en los detalles de un producto concreto) equipan a los encargados de tomar las decisiones para reaccionar y recuperarse simultáneamente, aunque la demanda y las ventas sigan provocando alteraciones.