Comment Sana façonne de nouveaux standards de travail chez Workday

Au sommaire

• Cas d’usage n°1 : Triage intelligent et structuration de la donnée entrante
• Cas d’usage n°2 : Déploiement d'agents spécialisés et exécution des processus
• Cas d’usage n°3 : Fluidifier la communication transversale
• Cas d’usage n°4 : Synthèse d'activité et préparation des prochaines étapes 

L'intégration de l'intelligence artificielle au sein d’une entreprise s'accompagne souvent, de manière paradoxale, d'une complexification du système d'information. La prolifération des outils et des agents tend en effet à fragmenter l'environnement de travail. Or, le déploiement de la solution Sana de Workday offre désormais aux collaborateurs une interface unifiée, conçue pour centraliser l'accès à l'information et rationaliser l'automatisation des processus.

Chez Workday, nos équipes utilisent cette plateforme au quotidien. Suite à son acquisition, Sana a été intégrée à notre écosystème en l'espace de 60 jours seulement. Aujourd'hui, son taux d'adoption atteint 80 % auprès de nos 21 000 collaborateurs, réunissant plus de 12 200 utilisateurs actifs chaque semaine.

Cette appropriation se traduit par des bénéfices concrets : le service juridique a transformé l'audit de 1 500 contrats, un projet colossal initialement estimé à 9 000 heures, en une opération fluide. En réduisant le temps d'analyse unitaire de six heures à seulement 15 minutes, l'agent IA dédié a permis de restituer plus de 8 600 heures aux équipes mondiales.

De leur côté, les directions produit ont abandonné la consolidation manuelle des données au profit d'un analyseur automatisé. En extrayant des tendances d'utilisation en quelques secondes, ce dernier leur fait économiser jusqu'à 10 heures de travail sur tableur par cycle de reporting.

Enfin, un nouvel agent stratégique a rendu la veille concurrentielle 100 % autonome, permettant aux équipes commerciales de générer instantanément des comparatifs tarifaires et des modélisations de marché qui nécessitaient auparavant l'intervention d'un tiers. Qu'il s'agisse de démocratiser les savoirs techniques ou de rationaliser la gestion des e-mails, Sana ne se limite plus à l'automatisation des tâches : la plateforme redéfinit en profondeur notre modèle opérationnel.

Cas d'usage n°1 : Triage intelligent et structuration de la donnée entrante

L'entame d'un cycle de travail peut générer une charge mentale importante pour les cadres dirigeants. Le tri manuel des communications limite souvent la capacité d'anticipation. George Margrove, expert senior en recherche chez Workday, s'appuie sur l'agent WeekIQ de Sana, qui opère comme un chef de cabinet digital. Interfacé avec la messagerie, l'outil hiérarchise les flux d'informations. « L'intégration entre Sana et ma messagerie a fondamentalement modifié ma routine », souligne-t-il.

Cette efficacité se confirme lors de la préparation d'échéances complexes. Pour consolider de multiples rapports sur la gestion des talents, George Margrove précise : « Sana m'a permis de distiller un volume massif d'informations pour en extraire des axes stratégiques avant une réunion clé, sans exiger de croisement manuel document par document. »

Ce cas d'usage met en lumière une dynamique observée globalement au sein de l'entreprise : l'interconnexion d'au moins cinq applications à la plateforme multiplie par cinq son taux d'adoption. La valeur de l'agent IA croît ainsi proportionnellement à la richesse des données qu'il exploite.

Libéré de la charge administrative, le collaborateur peut réallouer son temps à l'innovation. Il conçoit actuellement un agent personnalisé agissant comme un coach de carrière virtuel. Dans cette configuration, l'IA devient un partenaire de réflexion : « Je demande à l'agent d'analyser ses instructions et d'en déconstruire les erreurs, laissant l'IA itérer sur ses propres axes d'amélioration. »

Cas d'usage n°2 : Déploiement d'agents spécialisés et exécution des processus

Une fois la phase de planification achevée, l'enjeu se déplace vers l'exécution. La gestion de projets complexes implique traditionnellement une lourde charge documentaire qui peut ralentir la décision. Kyle Troyer, consultant en intégration chez Workday, utilise l'IA comme un partenaire numérique silencieux, absorbant le traitement de la donnée brute pour permettre aux équipes de se concentrer sur la vision globale.

L'utilisation de l'agent Sana Notetaker est ici stratégique. Au-delà de l'enregistrement, il isole les décisions clés et standardise la qualité des comptes-rendus. « L'outil devient une base de connaissances dynamique : il suffit de l'interroger directement sur des arbitrages spécifiques », constate Kyle Troyer.

Nirupama Balu, chef de produit, a ainsi rationalisé la gestion de ses réunions. En articulant verbalement les points de convergence, elle optimise la précision des synthèses générées par l'IA. Elle sollicite ensuite Sana pour produire un document d'étape structuré qui alimente directement la feuille de route. « Ce processus nous permet de diffuser un plan d'action consolidé à l'ensemble de l'équipe dans l'heure qui suit la clôture d'un comité. »

Cas d'usage n°3 : Fluidifier la communication transversale

La transmission de l'information entre différents départements ou zones géographiques constitue souvent un point de friction opérationnel. Pour y remédier, le déploiement de Sana facilite les échanges multilingues et interservices.

Isabell Moreno, consultante technique en intégration financière, s'appuie par exemple sur l'agent Email Ghostwriter pour interagir avec les marchés germanophone, francophone et anglophone. En maîtrisant les nuances linguistiques locales, l'outil la dispense d'un effort de traduction chronophage. Le temps ainsi libéré est directement réinvesti dans la relation client.

Cette simplification s'applique également à la documentation technique. Elle Waters, responsable de l'accessibilité produit, connecte Sana aux bases de connaissances de l'entreprise (Google Drive, Jira, Confluence) pour faire le pont entre les exigences de développement et la stratégie commerciale. L'intelligence artificielle vulgarise le jargon métier et traduit des concepts complexes en plans d'action intelligibles pour toutes les parties prenantes, renforçant ainsi la confiance des clients. Cette dernière collabore fréquemment avec l'agent pour définir les objectifs initiaux et la tonalité, avant d'affiner le message pour des audiences spécifiques.

Cas d’usage n°4 : Synthèse stratégique et préparation des futures échéances

Établir la synthèse stratégique d'un projet constitue une étape décisive pour sécuriser la continuité des opérations. Pour lever la charge mentale liée aux points restés en suspens, les collaborateurs utilisent Sana comme un outil de consolidation. Au lieu de vérifications manuelles fastidieuses, l'agent génère un état des lieux des actions et garantit qu'aucun engagement n'a été omis.

August Jackson, Vice-Président en charge de l'Intelligence Stratégique Globale chez Workday, s'appuie sur la solution pour maintenir une longueur d'avance sur des marchés volatils où l'information devient rapidement obsolète.

« La valeur de l'IA réside dans sa capacité à agréger l'information à la place des équipes », souligne-t-il. À l'issue d'une séquence de production, la précipitation cède la place à une maîtrise opérationnelle complète. La plateforme prépare déjà le cycle suivant : elle analyse les échéances à venir, agrège la documentation requise pour les futures réunions et pré-rédige les notes d'avancement. Les collaborateurs peuvent alors se déconnecter en sachant que l'infrastructure a parfaitement structuré la suite des opérations.