Hoe de C-suite de digitale drive van de PGA European Tour heeft vormgegeven

Tijdens de pandemie werden bedrijven uit alle sectoren gedwongen hun digitale programma's te versnellen en nieuwe manieren van werken te introduceren. Voor de leiders van de PGA European Tour was het een grote uitdaging om golf weer op veilige wijze plaats te laten vinden en tegelijkertijd een complex business model te ondersteunen.

Claire Giacometto, Chief Financial Officer, Michael Cole, Chief Technology Officer, en Fran Merrylees, Chief People Officer, vertellen over transformatie in finance, IT en HR, tegen de achtergrond van een pandemie.

Het overwinnen van complexiteit en het stimuleren van innovatie

Complexiteit in de hedendaagse business is niet ongewoon. Het is dus niet verwonderlijk dat golf, als een professionele sport, zijn eigen unieke managementuitdagingen heeft. Combineer dit met de wereldwijde pandemie en de disruptie wordt duidelijk. Voor de C-suite van de PGA European Tour boden de afgelopen 18 maanden zowel een kans om cruciale digitale initiatieven door te drukken, maar ook om te heroverwegen hoe technologie de business zou moeten helpen de complexiteit te overwinnen.

Vanuit financieel oogpunt begrijpt CFO Claire Giacometto hoe belangrijk het is om de complexiteit te verminderen, zodat de financiële processen zo soepel mogelijk verlopen en spelers en medewerkers tijdig betaald worden.

"We zijn een kleine, maar complexe organisatie die in veel verschillende landen actief is. Het is dus van het grootste belang dat we bij het betalen van de spelers of het berekenen van de belastingen over een betrouwbaar systeem beschikken dat ervoor zorgt dat we alles doen zoals het hoort", zegt ze.

"We mogen nooit te laat zijn met de betalingen, want zodra er een achterstand ontstaat, ben je al op weg naar het volgende toernooi en beginnen mensen te 'scramblen'. We willen professioneel zijn, we willen dat de spelers op tijd betaald worden en we willen dat dit vanuit hun perspectief zo moeiteloos mogelijk verloopt." 

Als CTO is Michael Cole in de juiste positie om zowel de business- als de IT-complexiteit van de organisatie te begrijpen. Hij gelooft dat technologie een sleutelrol speelt, niet alleen om de business efficiënter te laten opereren, maar ook om de status van de PGA European Tour als merkuitdager en innovator te behouden.

"We zijn niet twee teams op één speelveld, die 90 minuten spelen. We zijn met 156 spelers, we spelen 18 speelvelden in vier dagen en veranderen soms zelfs het format. Kortom, we zijn een complexe organisatie. Technologie speelt een sleutelrol in de manier waarop we efficiëntie en eenvoud in de hele organisatie kunnen creëren", zegt hij. 

"We zijn graag innovatief en creatief in onze drive om onze fans nieuwe en spannende content aan te bieden. Maar we weten ook dat we met een echte uitdaging te maken hebben als het gaat om het gebruik van technologie om eenvoud te creëren in een enorm complexe organisatie."

COVID-19 en het nieuwe normaal

In 2019 transformeerde de European Tour van een op datacenters gerichte organisatie naar één die op de cloud gebaseerd is. Hierdoor nam de operationele wendbaarheid sterk toe. Toen COVID-19 de meeste sporten, waaronder golf, 'on hold' zette, werd het belang van organisatorische agility onmiddellijk duidelijk. 

Cole legt uit: "Toen de pandemie uitbrak, konden de medewerkers gewoon van huis uit werken, omdat we al de flexibiliteit hadden om op afstand te werken. In feite werd thuis gewoon een verlengstuk van het kantoor."

Het managen van mensen die op afstand werken, het ervoor zorgen dat iedereen over de middelen beschikte om hun werk te doen, alsook over de ondersteuning om zich te ontplooien, vormde een uitdaging voor de HR-functie van de organisatie. Wat waren de belangrijkste gebieden waarop HR zich moest concentreren en welke uitdagingen moesten er worden overwonnen?

"Dankzij ons cloudgebaseerde systeem konden we altijd en overal over HR-informatie en -data beschikken, wat ongelooflijk belangrijk was", vertelt CPO Fran Merrylees. "We hadden een moeizame verlofprocedure, zoals zoveel organisaties. Maar al die informatie binnen handbereik hebben, ook bij diegenen die vanuit huis werken, was erg belangrijk."

Vaak is tegenslag de grootste drijfveer voor innovatie en de grootste test voor bekwaamheid. De pandemie heeft veel organisaties vooruitgeholpen, omdat ze simpelweg een manier móesten vinden om de klus te klaren. Voor Giacometto en haar team was de cloud cruciaal voor financiële wendbaarheid.

"We moesten voortdurend nieuwe scenario's uitwerken, van prognoses en cashmanagement tot belastingvereisten. Dingen veranderden voortdurend. Het feit dat we dat allemaal vanuit huis konden doen, had ik nooit voor mogelijk gehouden. Maar alles verliep naadloos waardoor we alle ballen in de lucht konden houden in een ingewikkelde tijd."

De betekenis van digitaal: de kracht om te plannen, uit te voeren en te analyseren

Wat betekent digitaal voor bedrijven als de PGA European Tour nu de wereld weer in beweging komt en professionele sport er weer wat normaler uit gaat zien?

Wat finance betreft wijst Giacometto op het belang van één enkel systeem waarmee het bedrijf kan plannen, uitvoeren en analyseren, zelfs als de zaken in realtime blijven veranderen.

"De wetenschap dat we beschikken over goede audittrails, dat de data betrouwbaar is en dat we alle data kunnen analyseren was een grote verandering voor ons. Tijdens de pandemie was het heel belangrijk om te beschikken over een systeem waar iedereen met één druk op de knop kon zien wat er aan de hand was - en dit is nog steeds belangrijk," vertelde ze. "We hebben elke week toernooien, dus moeten de spelers ook elke week betalen. We proberen uiteraard onze kasmiddelen te optimaliseren, dus we doen veel aan prognoses en werken nauw samen met de business om verstandige commerciële beslissingen te nemen."

De kracht van finance en HR samenbrengen 404 in één systeem is een belangrijke overweging voor people leader Merylees.

"Met een gemoderniseerde HR-functie kunnen we veel strategischer te werk gaan en op een heel andere manier met businesspartners zoals finance samenwerken. We kunnen plannen voor de toekomst en realtime rapportages gebruiken om samen te werken aan belangrijke zaken zoals finance en personeelsplanning. Omdat managers en medewerkers hun rol beter kunnen uitvoeren omdat ze inzicht hebben in actuele data worden functies strategischer."

Met een breder perspectief op de rol van de cloud en digitaal in het algemeen, wijst CTO Cole op de directe correlatie tussen het hebben van de juiste technologie en hoe de organisatie inkomsten genereert.

"Voor ons zijn twee dingen van cruciaal belang: empowerment van werknemers en toegankelijkheid van data. We zijn een op leden gebaseerde organisatie. We hebben een mechanisme nodig dat speelmogelijkheden creëert voor meer dan 1000 golfers. Elke euro die we genereren gaat naar de operatie of het prijzenfonds voor de spelers. Wij zijn verantwoordelijk voor het genereren van inkomsten, Workday is verantwoordelijk voor de manier waarop deze inkomsten door het bedrijf circuleren. Vanuit dat perspectief is Workday voor ons een katalysator."