Om deze tekortkomingen te bestrijden omarmde Workday één fundamenteel governance-principe: u kunt geen governance en controle creëren via audit. U kunt er op testen, maar u kunt ze niet creëren. Zelfs een vluchtige lezing van governance-raamwerken zoals COBIT en COSO maakt duidelijk dat om een doeltreffende governance-omgeving tot stand te brengen, controleconcepten en -capaciteiten verweven moeten zijn met de structuur van het systeem zelf. Het is letterlijk onmogelijk om controlesoftware op een reeds bestaand bedrijfssysteem te stapelen en te zorgen voor een doeltreffende, alomvattend en documenteerbare controleomgeving.
Deze kenmerken moeten doelbewust worden ontwikkeld en vanaf het begin in het systeem worden ingebouwd. Daarom was de mogelijkheid voor Workday om met een schone lei te beginnen zo cruciaal voor onze benadering van governance. In wezen bood het ons de kans om controle en governance in te bouwen in de kern van ons systeem. Hier zijn de vijf belangrijkste elementen die we hebben gebruikt om Workday Financial Management te ontwerpen en die volgens ons noodzakelijk zijn om financiële systemen te laten voldoen aan de compliance-behoeften van moderne bedrijven:
Controles die aansluiten bij bedrijfsproceskaders: Alle bedrijfsevenementen moeten worden gemodelleerd en geregeld binnen een specifiek bedrijfsproceskader (BPF) Niets mag bewegen tenzij het gemodelleerd is binnen de BPF.
Geïntegreerd met het gebruikerssysteem: Een effectieve compliance-omgeving is alleen mogelijk als het hele bedrijfssysteem een grondige kennis heeft van de gebruikers en hun rollen, machtigingen, goedkeuringslimieten, en leidinggevenden en hoe zij in hun vele organisaties passen. Het voorwerp "werknemer" mag geen HR-ding zijn dat losstaat van financiën, het moet een "bedrijfsding" zijn dat door de financiële en HR-systemen wordt gedeeld.
Zelfdocumenterend: Bedrijfsprocessen worden gedefinieerd en gedocumenteerd in Workday's BPF tool. Elke procesverandering gebeurt binnen de tool, zodat de processen zelfdocumenterend zijn. En aangezien de informatie binnen het systeem wordt gebundeld, bevat de documentatie ook data over wie de wijziging heeft aangebracht en wanneer.
Always-on audit: Moderne in-memory gegevensstructuren maken het mogelijk dat alle systeemgegevens op elk moment en in realtime toegankelijk zijn, waardoor continu toegang tot auditbewijsmateriaal mogelijk is. Traditioneel is auditing vooral gericht op het evalueren van het verleden en het zorgen voor compliance.
Audit het model, niet de transactie: Het testen van transacties is vaak de belangrijkste kostenpost voor controle-inspanningen en -vergoedingen. Traditionele systemen bevatten geen echt alomvattend governancemodel en vereisten derhalve veel details voor het testen van transacties. Een systeem op basis van een eenduidig controle- en governancekader ondersteunt de veel efficiëntere en effectievere "test het model"-aanpak.
Discussies over governance en controle mogen dan niet het spannendste onderdeel van de financiële wereld zijn, het is wel iets wat organisaties goed moeten aanpakken. Succesvolle governance en controle kunnen op lange termijn een grote rol spelen in wat nieuwe systemen en benaderingen onderscheidt van traditionele ERP-systemen.
Lees deel vier in de blogreeks van Mark Nittler, "De perfecte partner: het financeteam als gids voor de bedrijfsstrategie."