Guía para acelerar las iniciativas digitales del CFO

¿Cómo puede un negocio acelerar el paso hacia las finanzas digitales en un mundo pospandémico? Le presentamos cuatro áreas que están impulsando el valor y que deberían estar en el punto de mira de todos los líderes financieros en el 2021 y más adelante.

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La pandemia de la COVID-19 ha puesto al descubierto la importancia de la tecnología para mantener en marcha los negocios. Ahora que el mundo parece recuperarse de la pandemia, muchas empresas están invirtiendo en la aceleración digital y es uno de los primeros puntos de su programa, dispuestas a demostrar que son dinámicas y resilientes ante las futuras disrupciones y los futuros desafíos.

El área de finanzas ha obtenido muchos insights nuevos del impacto de la COVID-19. Una lección importante de la pandemia ha sido la afirmación de que la tecnología legacy no puede mantener el ritmo del cambio, especialmente en los negocios que funcionen con una fuerza laboral remota.

El informe de Hackett Group, "Looking Past Covid-19: Five Critical Messages for CFOs", pide a los responsables financieros "acelerar la adopción de soluciones basadas en tecnología cloud para ampliar el acceso a los centros de operaciones de datos de la empresa y a las herramientas de trabajo".

¿Por qué acelerar ahora? 

Cada vez más, los líderes empresariales recurren a las finanzas para guiarse hacia el futuro, sin embargo, es necesario un delicado equilibrio entre invertir en innovación a largo plazo y respaldar a la empresa en el momento actual. Con un grupo de partes interesadas cada vez más amplio para gestionar tanto los desafíos internos como los externos, por ejemplo, la preocupación social y la medioambiental, nunca había sido tan importante para las finanzas aceptar el cambio.

La agilidad se ha convertido en una característica determinante de los negocios, que les permite anticipar lo que está por venir, actuar con rapidez frente a los cambios y responder de un modo más decidido a las exigencias de los clientes, los cambios del mercado y las amenazas de la competencia. Aún así, muchas empresas siguen teniendo sistemas estáticos que se basan en modelos de datos rígidos, arquitecturas dispares y datos aislados. No son capaces de responder ante el cambio ni ante ningún tipo de disrupción, lo cual supone un riesgo en un momento en el que lo que más necesitan es agilidad. Si algo nos ha enseñado el 2020 es que los que no acepten este desafío se quedarán aún más rezagados. Ya no se trata de si las finanzas aceptarán lo digital y un sistema cloud, sino de cuándo lo harán.

Pero, ¿cómo puede acelerar una empresa su migración a las finanzas digitales? Empecemos con cuatro áreas que generan valor y que deberían estar en el punto de mira de todos los líderes financieros en 2021.

Crear una estructura de datos inteligente para la toma de decisiones

Uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las finanzas hoy en día es la riqueza de datos generados y cómo aprovecharlos antes de que queden obsoletos. El peligro de parálisis por análisis es totalmente real si la función de las finanzas no es capaz de transformar esa información en insights interactivos.

La verdad es que, debido a las dificultades para sacar partido a sus datos, las empresas no rentabilizan un recurso tremendamente valioso. El estudio de McKinsey, "Designing Data Governance that Delivers Value", ha revelado que los empleados pierden alrededor de un tercio de su tiempo en tareas sin valor añadido debido a la mala calidad y disponibilidad de los datos. Por ejemplo, el departamento de finanzas pasa más tiempo buscando, agregando, conciliando y eliminando datos, además de redactando informes manuales, que cualquier otro grupo.

A su vez, los equipos de TI buscan la forma de simplificar sistemas, reducir gastos y disminuir los esfuerzos requeridos para mantener los sistemas legacy. Las empresas requieren cada vez más datos e insights interactivos y los procesos centrados en TI se están convirtiendo en los cuellos de botella de la agilidad organizacional.

Se pide a los responsables financieros que proporcionen una orientación más frecuente que antes, por lo que deben cambiar su enfoque de los procesos financieros principales a la colaboración estratégica en toda la empresa. Un cambio que puede ser posible si se aceleran las iniciativas digitales y los sistemas cloud. Los líderes empresariales piden insights actualizados y nuevos modos de ver los resultados de la empresa que, a menudo, requieren una combinación de múltiples fuentes de datos diferentes. Para las finanzas, hay que convertir los datos en acciones.

Los enfoques legacy se basan en el procesamiento batch y se crearon para mover los datos a través de una cadena de suministro financiera lineal para resumir y crear asientos en un libro mayor, pero no fueron diseñados para afrontar los cambios con facilidad. Como resultado  de estos tiempos inciertos, muy pocos responsables financieros piensan posponer las iniciativas para modernizar las plataformas de gestión de datos. De hecho, algunos están acelerando sus plazos. Esto es significativo, ya que la investigación de The Kackett Group descubrió que, al empezar el 2020, el 88 % de las empresas financieras pusieron en marcha una iniciativa de transformación mayor y el 96 % planificaron lanzar una en los próximos 12-24 meses.

Las finanzas deben poder asimilar con más facilidad grandes volúmenes de datos operativos (de sistemas externos), añadir cálculos simples o complejos para enriquecer esos datos y crear una contabilidad asociada cuando sea necesario, todo ello unido directamente a las transacciones de origen. Esta base de datos increíblemente completos será la base definitiva para las transacciones y los procesos activados para el machine learning, que se están convirtiendo en una parte fundamental de la actividad financiera habitual.

Las empresas que están listas para tomar decisiones tienen insights en tiempo real para asegurarse de que responden a las preguntas clave en los momentos adecuados. Lo hacen porque su modelo de datos tiene una dimensionalidad completa, en donde la misma fuente de información se puede examinar desde múltiples perspectivas. Por ejemplo, al combinar los datos financieros, operativos y del trabajador aparecen más insights generales y contextuales que responden a las preguntas clave y mejoran la velocidad y la calidad de la toma de decisiones.

La agilidad se ha convertido en una característica determinante de las empresas, lo que les permite anticipar lo que está por venir y actuar con rapidez frente a los cambios.

La planificación continua en toda la empresa fomenta la aceleración de las finanzas 

Como la incertidumbre económica y la disrupción del mercado continúan, la agilidad se ha convertido en un imperativo empresarial. Las empresas tienen que planificar y prever múltiples escenarios y hacerlo de un modo continuo. Los negocios que siguen planificando de un modo manual y episódico mediante hojas de cálculo y complicados sistemas legacy se han dado cuenta de que pierden un tiempo valioso y aumentan el riesgo empresarial. El resultado es la incapacidad de cambiar con rapidez y confianza, prepararse para los posibles obstáculos y reconocer y aprovechar las oportunidades a medida que surjan. Esto ha llevado a las empresas a alinear los planes con la estrategia, llevar a cabo análisis empresariales más eficaces y lograr más previsiones que reflejen las condiciones del mundo real.

Nunca antes la agilidad ha sido más importante para las empresas de todos los tamaños. Incluso antes de que surgiese la pandemia mundial, el 75 % de los CFO afirmaban que sus procesos de planificación no les ayudaban a responder a los cambios económicos y geopolíticos. Estas empresas se ven lastradas por planes anuales que se quedan obsoletos casi en cuanto se terminan, datos corporativos bloqueados en silos y entornos de planificación desfasados que se basan en el correo electrónico para las revisiones y la consolidación. Para sobrevivir y prosperar, necesita ese tipo de agilidad que le permita anticiparse a los cambios y planificar lo que viene a continuación. De lo contrario, se arriesga a quedarse rezagado.

Facilitar un aprovisionamiento altamente eficaz

Ya que las empresas actuales tienen que lidiar con la disrupción a escala mundial, el gasto en gestión ha aumentado considerablemente. Cada vez más empresas buscan reorientar el aprovisionamiento y los equipos financieros para generar valor, reducir los riesgos y respaldar las estrategias. Para lograrlo, las empresas deben maximizar el valor de los proveedores y hacer un gran esfuerzo por alinear a las partes interesadas. Aún así, muchas empresas siguen confiando en procesos manuales y tecnología desfasada, mientras que la información sobre los proveedores, los contratos y los gastos a menudo se encuentra aislada entre las funciones comerciales y las líneas de negocio. 

Las disrupciones y el cambio que se ha producido en el último año han obligado a las  empresas a adaptarse al riesgo de suministro y a generar valor en toda la empresa. Para ello los líderes de aprovisionamiento deben trabajar junto con sus compañeros de finanzas para impulsar las ganancias, asegurar la continuidad comercial y reducir los riesgos. Los estudios demuestran que cuando las finanzas y el aprovisionamiento están alineados, consiguen colaborar mejor y lograr mejores resultados para la empresa. Los resultados incluyen la reducción de costes, un mayor ROI y una influencia estratégica mayor en la empresa. Sin embargo, estos resultados necesitarán un enfoque integrado y un proceso a través del source-to-pay y las finanzas.

Las empresas con visión de futuro que buscan una mayor visibilidad, integración y automatización en el abastecimiento y el aprovisionamiento, recurren a la tecnología cloud para combinar a las personas con los procesos, ir más allá de los métodos manuales, proporcionar una visibilidad integral a los proyectos de abastecimiento y desempeño, y permitir a las partes interesadas, tanto internas como externas, trabajar juntas de un modo más eficaz y en tiempo real. Esto estaba claro desde el estudio de HBR, "Managing Procurement Risk: Enterprise Agility for a Changing World", en el cual se demostró que más de la mitad de los encuestados planificaron acelerar la automatización de los procesos de aprovisionamiento en los próximos 12 meses.

Gracias a nuevas tecnologías como el machine learning, las finanzas tienen la oportunidad de inaugurar la nueva era de la eficiencia.

Lograr operaciones financieras fluidas

La pandemia mundial ha puesto de relieve los procesos financieros inadecuados e ineficaces, que requieren la intervención humana, y su poca visibilidad e insight. Los entornos impredecibles han demostrado que las finanzas pueden desempeñar una función esencial a la hora de ayudar a la empresa a capear el temporal. Para el director de contabilidad, esto quiere decir insights en tiempo real del desempeño, manteniendo controles internos a pesar de las operaciones remotas, mejorando las entradas y salidas de efectivo y orientándose cada vez más hacia el cliente. Esto requiere que la contabilidad y las finanzas vayan más allá de un enfoque en las transacciones, a favor de nuevos modos de trabajo.

Gracias a las nuevas tecnologías como el machine learning, las finanzas tienen la oportunidad de inaugurar la nueva era de la eficiencia, donde las finanzas ganan tiempo al centrarse solo en las excepciones y las áreas de la empresa que necesitan atención. Un futuro que proporcionará operaciones inteligentes y fluidas que permitirán a las finanzas trabajar de un modo más inteligente, rápido y preciso.

Antes de la COVID, muchas empresas financieras estaban considerando un cambio hacia la transformación digital. La diferencia ahora es que la transformación ya no es una opción para muchas de ellas. Al dirigir las iniciativas del cambio junto con el departamento de TI, las finanzas pueden suponer un ahorro importante gracias al aumento de la eficiencia, algo por lo que luchan desde hace décadas. En el informe del KPMG,"Finance in a post-COVID world", se señala que "la automatización ha surgido como un tema clave fuera de la pandemia mundial. Muchas empresas han hablado de acelerar las iniciativas de automatización para poder centrarse realmente en las actividades con valor añadido en lugar de en los números.

En un mundo cada vez más virtual, en el que los procesos automatizados son cruciales para impulsar la eficiencia y permitir un mejor control y una mejor resiliencia, acelerar las iniciativas digitales es una prioridad clave para los responsables financieros."

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