Una nueva encuesta pone de relieve los cambiantes desafíos a los que se enfrentan empresas de todo el mundo. La buena noticia es que las complejidades multinacionales se pueden gestionar estratégicamente.
A medida que se normaliza el teletrabajo y se amplían los grupos de talento, cada vez son más las empresas que gestionan empleados y colaboradores en varios países. Pero eso no significa que la gestión de nóminas se esté simplificando. De hecho, la complejidad de la gestión de nóminas ha aumentado en algunos países en los últimos años debido a los cambios en las normativas fiscales y a nuevos requisitos estatales.
Y esa es una de las principales lecciones que extraemos de un nuevo informe mediante encuestas en el que se detalla el panorama de la gestión de nóminas global. El informe Índice de Complejidad de Nómina Global 2023 de Alight, en el que se clasifican 40 países (25 de ellos de Europa o de Oriente Medio, incluidos nueve de los 10 principales), pone de relieve los principales motivos de que aumente la complejidad así como estrategias infalibles para gestionar el cambio.
No se equivoque: hay muchas cosas que pueden cambiar de repente. Pongamos el caso de Turquía. Este país ha ascendido 29 posiciones, del 36.º al 7.º puesto, ya que su complejidad aumentó un 29 %. ¿Por qué? Entre otros motivos, por el aumento de los campos de datos necesarios para el proceso de nómina, así como por los cambios en los cálculos de la seguridad social y en las normativas relativas a la gestión de control de tiempos. Al mismo tiempo, Suiza ha ascendido de la 8.ª a la 3.ª posición en el índice, ya que los informes obligatorios manuales y los requisitos de conservación de registros han añadido unas capas de complejidad burocráticas en este país.
La nómina, que se encuentra en la intersección entre las personas, los procesos y las normativas, es un actividad que añade mucha presión para las empresas que operan en un solo país. Si se gestiona de forma mediocre, se pueden producir errores costosos para las empresas y molestos para los empleados. En el caso de las empresas multinacionales, que deben manejar una mayor cantidad de variables que afectan a los procesos de nómina, el riesgo de incumplir las normas y de cometer otros errores es mayor. A medida que van cambiando los requisitos, las empresas pueden adelantarse a los acontecimientos si concentran su estrategia de gestión de nóminas en tres aspectos: la eficiencia, la automatización y los datos.
El primer paso hacia la adaptación es saber qué es lo que ha cambiado. Echemos un vistazo primero a los tres principales motivos de que aumente la complejidad y luego profundizaremos en estrategias de mitigación de riesgos.
Esta pregunta crucial se puede responder con solo dos palabras: normativas estatales. Parece que estén cambiando constantemente y afectan de forma considerable a la complejidad, sobre todo en los 10 países que encabezan el índice de complejidad.
1. Las deducciones obligatorias
Los tipos impositivos nacionales y locales cambian. Los programas de seguridad social evolucionan. Cada país añade a esa combinación distintas deducciones obligatorias, algunas de las cuales podrían aplicarse o no a determinados empleados, como es el caso de los pagos para el cuidado de niños y otros tipos de complementos salariales.
En el índice de este año, Alemania ascendió del cuarto puesto que ocupaba en 2021 a la segunda posición, ya que su complejidad global aumento un 2 %. Uno de los motivos más importantes para ello es la gran cantidad de deducciones obligatorias que hay en ese país. Del mismo modo, la complejidad de Italia, el país que ocupa la cuarta posición, se ve favorecida en parte a causa de deducciones por orden judicial.
2. Los cálculos para la seguridad social
El programa de seguridad social de cada país trae aparejados requisitos únicos. El sistema de Suiza es particularmente complejo, y este es uno de los motivos (al que se le suma el tener cuatro idiomas oficiales y regulaciones distintas en los 26 cantones) por los que el país ocupa la tercera posición en el índice.
3. Los requisitos de generación de informes
Francia, que se ha ganado el primer puesto en el índice de este año, como ya hizo en 2021, ilustra cómo puede aumentar la complejidad a causa de las obligaciones declarativas. Este país tiene una gran cantidad de campos que hay que declarar, el período de conservación de registros más prolongado (más de 20 años) y frecuentes actualizaciones legales obligatorias. Además, la presentación de informes de nómina ante el Estado es un proceso manual.
Las empresas inteligentes no solo cuentan ya con que el panorama de las nóminas evoluciona constantemente, sino que generan resiliencia al invertir en estrategias de gestión de nómina diseñadas para gestionar los riesgos. Al igual que sucede hoy en día en otros ámbitos de la empresa, la tecnología adecuada puede garantizar procesos ante el futuro y favorecer la competitividad.
Está claro que la tecnología por sí sola no es ninguna panacea, pero si se combina con una formación teórico-práctica continua de los profesionales que gestionan las nóminas y con los conocimientos de expertos, las tres estrategias siguientes pueden aportar un valor enorme.
"Una integración optimizada con los sistemas Core puede automatizar los procesos, así como mejorar la exactitud de los pagos, la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo". Un beneficio importante que viene aparejado con estas inversiones tecnológicas es la promoción de una cultura impulsada por los empleados que permite acceder bajo demanda a los salarios devengados, a cálculos transparentes y a diversos beneficios.
1. Mejore la eficiencia de las nóminas
Aunque los requisitos de las nóminas pueden variar en función del país, centralizar las operaciones de nómina puede seguir generando grandes eficiencias. Integrar actividades específicas de cada país en un único sistema principal puede simplificar la conservación de los registros y favorecer un proceso de nómina adecuado y puntual para todos los empleados, independientemente de donde trabajen.
Además, ahora las plataformas de nóminas más avanzadas incorporan prestaciones de analytics y de IA que impulsan la eficiencia de otra forma. Al indicar anomalías en las nóminas, los últimos sistemas pueden ayudar a los equipos a identificar errores con mayor rapidez, lo cual puede reducir el tiempo y los recursos necesarios para efectuar correcciones.
2. Automatice los procesos
No hay ningún motivo justificable para aferrarse a un proceso manual que se puede automatizar. Un sistema de nómina centralizado ayuda a automatizar procesos en diversos países, al reducir los errores y garantizar el cumplimiento de normativas que cambian constantemente.
La automatización también puede favorecer una cultura de RRHH centrada en los empleados que incluya el acceso bajo demanda a los salarios devengados y ofrezca transparencia en lo referente a las deducciones de beneficios.
3. Aproveche el potencial de los datos
El creciente número de campos de datos en algunos países y la creciente demanda de insights por parte de los RRHH y el resto de la empresa conlleva que, ahora más que nunca, la nómina esté centrada en los datos. Las empresas que invierten en sistemas que ofrecen analytics integrados y un acceso bajo demanda a datos globales invierten también en su capacidad para gestionar la complejidad. Los datos potencian la agilidad, lo cual a su vez puede potenciar el crecimiento.
La complejidad y los riesgos van de la mano. Estos riesgos van más allá de unos meros errores en la nómina y del incumplimiento normativo. Corregir semejantes errores y descuidos puede salir caro, pero estos también pueden dar lugar a otros problemas de carácter más general: la desvinculación del empleado, un desempeño operativo deficiente e incluso la reducción de los beneficios netos. El camino que deben seguir las empresas multinacionales está claro: invertir en una tecnología que mejore los procesos de nómina y las prepare para la inevitable nueva oleada de cambios.
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