Los CIO y los líderes de TI poseen valiosos insights sobre lo que se debe tener en cuenta para crear una estrategia de talento de la fuerza laboral extendida que potencie el futuro del trabajo.
Ahora que los límites tradicionales del trabajo se difuminan en una economía de skills sin demarcaciones, el CIO tiene la responsabilidad de crear una infraestructura que apoye a una fuerza laboral extendida y fomente la agilidad empresarial, al mismo tiempo que se gestionan diligentemente los riesgos en materia de seguridad y cumplimiento normativo.
Ahora es crucial promover una fuerza laboral extendida (que incluya, por ejemplo, consultores, empleados eventuales y empleados por contrato), ya que, por diversas razones, como los cambios en las exigencias empresariales y en las expectativas de los empleados, la persistente escasez en el mercado de talento y el clima de incertidumbre económica, se ha creado una disparidad entre las skills más cotizadas y la oferta de trabajadores dotados de esas skills.
Es un problema grave: más de un tercio de los ejecutivos sénior afirma que la falta de skills relevantes es el principal obstáculo para alcanzar sus objetivos de transformación, según el informe global de Workday "Closing the Acceleration Gap: Toward Sustainable Digital Transformation".
Para subsanar esta carencia de skills y gestionar los costes de la mano de obra, las empresas están ampliando cada vez más sus estrategias de talento para incorporar mano de obra alternativa. Al fin y al cabo, la fuerza laboral externa está creciendo: un 36 % de los participantes se identifica como empleados independientes, un incremento notable comparado con el 27 % de 2016.
Las estrategias de talento de las empresas cambian y los equipos de TI también evolucionan y asumen mayores responsabilidades en la transformación digital y la resiliencia de las organizaciones en general.
En muchas empresas, la función de recursos humanos (RRHH) utiliza su sistema de gestión de capital humano (HCM) para gestionar a los empleados; y la función de aprovisionamiento gestiona a los colaboradores externos en un sistema de gestión de proveedores (VMS). Ese enfoque con dos sistemas distintos crea una desconexión. Hasta un 68 % de los trabajadores independientes no se incluyen en la fuerza laboral extendida cuando se elaboran presupuestos y se planifica, lo que ofrece una visión incompleta de las skills que hay en la empresa.
Los CIO y los líderes de TI deben colaborar con RRHH para proporcionar soluciones que potencien el futuro del trabajo e incluyan a la fuerza laboral extendida. Además, los CIO están en una posición idónea para afrontar los obstáculos de la gestión de una fuerza laboral extendida en un ecosistema conectado. Entre esos obstáculos están la visibilidad de la fuerza laboral, la seguridad y la planificación y el despliegue del talento.
A continuación detallamos cinco razones por las que la gestión de la fuerza laboral externa debería ser una prioridad para los CIO.
Cada trabajador (asalariado, por horas, eventual, externo, etc.) representa una posible vulnerabilidad. Más de un 80 % de las infracciones de ciberseguridad se debe a la ingeniería social, una práctica que consiste en manipular o engañar a las personas para hacerse con la información de una empresa, según explica Verizon en su "2022 Data Breach Investigations Report". La mayoría de las vulneraciones de la seguridad, ya sean maliciosas o involuntarias, es atribuible al personal interno de una empresa. Los colaboradores externos crean riesgos adicionales porque sus índices de rotación son superiores a la media y los departamentos de TI suelen gestionar su salida de la empresa con relativa falta de rigor si lo comparamos con los procedimientos equivalentes cuando son empleados permanentes quienes abandonan la empresa.
Esa desconexión suele deberse a la manera en que las empresas gestionan su fuerza laboral básica. Aunque utilizan soluciones HCM que realizan automáticamente los procesos de dar de alta y de baja a los empleados, las empresas siguen utilizando sistemas manuales para gestionar al personal por contrato. En consecuencia, cuando el personal externo deja de trabajar para la empresa, no se suelen activar los procesos automatizados ni los mecanismos necesarios con los que se asegura la debida actualización de los controles de acceso. Este proceso de salida ad hoc crea cuentas huérfanas a las que siguen teniendo acceso los antiguos contratistas, lo que compromete el acceso a las redes, los sistemas, los activos y los edificios. De hecho, muchas vulneraciones importantes en estos últimos años están relacionadas con contratistas que habían conservado el acceso a los sistemas de las empresas tras haber finalizado su trabajo en ellas.
Los CIO tienen también deben encargarse de reevaluar las estrategias de la fuerza laboral y crear una infraestructura que respalde el futuro del trabajo.
Ya sean errores humanos o hechos intencionados, estos incidentes son perjudiciales y costosos. Según un informe de IBM Security, el coste promedio de una vulneración ascendió a 4,35 millones de dólares en 2022; un incremento de un 2,6 % con respecto a 2021 y de nada menos que un 12,7 % con respecto a 2020. Para combatir la amenaza, los CIO deberían prescindir por completo de los procesos manuales. ¿La alternativa infinitamente superior? Un sistema VMS directamente conectado al Core de HCM de una empresa, que proporcione un solo system of record para toda la fuerza laboral y asegure una supervisión constante y unos procesos de salida adecuados, sea cual sea la clasificación de los trabajadores.
Los CIO están asumiendo la responsabilidad para dirigir la aceleración digital de sus organizaciones, aprovechando la tecnología para imponerse a la competencia, incrementar la cuota de mercado y asegurar el éxito a largo plazo. Especialmente tras la pandemia, este rol incluye adoptar un enfoque más fluido para la gestión de recursos y mejorar la infraestructura digital para satisfacer las exigencias del trabajo remoto. Con ese propósito, las empresas de alto rendimiento recurren cada vez más a modelos de asignación de personal bajo demanda que utilizan colaboradores externos. Sin embargo, su enfoque de ecosistema de empleados y colaboradores no ha mantenido el ritmo del enfoque bajo demanda.
Por ejemplo, mientras que el seguimiento de los empleados asalariados se realiza en sistemas HCM, el de los colaboradores externos, que suelen ubicarse en líneas de negocio de aprovisionamiento, de operaciones o líneas individuales, se realiza a través de una amalgama de sistemas legacy y aplicaciones independientes. Este enfoque aislado no solo requiere complejas integraciones cada vez que se añade un nuevo sistema, sino que también impide que los responsables accedan a los datos en tiempo real necesarios para asignar los colaboradores externos idóneos para cada proyecto, en el momento oportuno.
Para escapar de la trampa de la gestión de la integración y crear una arquitectura de aplicaciones con garantías de futuro, los CIO deben invertir en sistemas VMS basados en tecnología cloud que se integren perfectamente con sus sistemas HCM y admitan a todos los trabajadores, ya sean a tiempo completo, por horas y de cara al cliente, contratistas o eventuales. Un ecosistema de fuerza laboral conectado simplifica el proceso de incorporación y hace que los datos sean aplicables, de modo que los responsables pueden ver fácilmente la ubicación de los contratistas, a qué sistemas tienen acceso y cuánto gastan en ellos las empresas. Los responsables también pueden acceder a datos detallados sobre las skills de los contratistas y su experiencia previa, de modo que pueden asignar estos trabajadores a nuevos proyectos de forma rápida y eficaz.
Las empresas recopilan ingentes cantidades de datos, sobre sus empleados, sus finanzas y sus operaciones.
Pero toda esa información no sirve de nada si las empresas no son capaces de asimilar todos estos datos dispares para ayudar a los líderes a tomar mejores decisiones.
Cuando se trata de datos sobre la fuerza laboral, hay que integrar la información de los colaboradores externos en el sistema HCM de una empresa, para que los líderes de finanzas, RRHH, operaciones y aprovisionamiento vean fácilmente los costes generales y analicen exhaustivamente su estrategia de gestión del talento. Unos datos sobre la fuerza laboral alineados permiten tener un mayor control presupuestario, ya que ayudan a los responsables de finanzas y RRHH a entender los costes totales de la mano de obra y los costes de los colaboradores externos, de modo que pueden realizar planificaciones de headcount más eficaces. Además, la visibilidad total de la fuerza laboral contribuye a incrementar la agilidad en la contratación y en la búsqueda, lo que permite a las empresas cubrir rápidamente sus necesidades de talento.
Pero, para ello, los CIO deben implementar soluciones tecnológicas que no se limiten a gestionar datos para crear una sola fuente de información en tiempo real. La tecnología de gestión de la fuerza laboral debería empoderar a los equipos de TI para innovar en el uso de los datos para atender las necesidades crecientes de sus empresas, todo ello sin acumular una deuda técnica. Teniendo en cuenta que los responsables de las empresas piden a los equipos de TI que se encarguen de modificar o ampliar el componente tecnológico cuando cambian las prioridades empresariales, los CIO necesitan tecnología diseñada pensando en la agilidad. Una plataforma con una configuración de autoservicio (por ejemplo, que requiera poco o ningún código para modificar procesos, estructuras organizativas y otros atributos empresariales) se puede mover con rapidez para respaldar las operaciones en curso y los cambios.
Los líderes tecnológicos afrontan una constante presión para optimizar sistemas legacy y a la vez mantener el cumplimiento normativo. Compaginar ambas responsabilidades puede ser especialmente complicado a la hora de evaluar tecnología de gestión de la fuerza laboral. Debido a los diferentes reglamentos que rigen la gestión de los colaboradores externos, las empresas no pueden procesar a los contratistas independientes del mismo modo que a sus empleados a tiempo completo. Pero el uso de sistemas totalmente inconexos para gestionar las distintas clases de trabajadores crea silos innecesarios y aumenta la carga de trabajo en general.
Mediante la adopción de un VMS que se integre plenamente en el sistema HCM de sus empresas, los CIO pueden consolidar los sistemas de RRHH para todo tipo de empleados, respetando las diferencias de clasificación laboral y eliminando las responsabilidades como coempleador. Asimismo se reduce la complejidad al asignar privilegios y permisos. Un único mecanismo de aprovisionamiento ayuda a las empresas a garantizar que los protocolos de seguridad se apliquen a toda la fuerza laboral, incluido el dar de baja correctamente en los sistemas a todos los empleados tras la finalización de su contrato.
Los CIO deberían invertir en un sistema VMS basado en tecnología cloud que admita tanto empleados asalariados como por contrato.
Además de optimizar workflows y mejorar los datos aplicables, esta integración hace un mejor uso de la inversión en la planificación de la gestión de recursos de la empresa. Con todos los elementos integrados mediante API, las empresas también pueden estandarizar aún más sus procesos y automatizar sus workflows.
Como asesores de confianza de sus CEO, hoy en día los CIO asumen la responsabilidad de transformar el enfoque de gestión de riesgos en sus empresas, mediante controles automatizados y supervisión en tiempo real. Y, dado que los contratistas independientes introducen innumerables capas de riesgo (desde grietas en la ciberseguridad a vulnerabilidades de la legislación laboral), los CIO no pueden pasar por alto este aspecto del negocio.
Otro riesgo es el que existe cuando dos empresas tienen derechos y obligaciones con relación a una misma persona. Eso ocurre a menudo cuando una empresa utiliza una agencia de reclutamiento para contratar colaboradores externos. Sin una gestión adecuada, la falta de experiencia o compromiso de una agencia puede crear implicaciones legales para la empresa.
El modo más eficaz de abordar los riesgos asociados al uso de agencias de reclutamiento consiste en elegir una solución tecnológica que automatice los controles. Además de ayudar a las empresas a seguir la evolución de la legislación laboral relativa a los colaboradores externos, el sistema VMS adecuado también debería hacer un seguimiento del acatamiento de las políticas de permanencia en puestos, la paridad salarial, las altas laborales automatizadas y otros aspectos del empleo, a fin de evitar que se generen responsabilidades relacionadas con el uso de agencias.
En conclusión, la actual escasez de talento ha puesto de relieve el hecho de que el activo más valioso de una empresa son sus empleados. La fuerza laboral externa sigue creciendo y los CIO innovadores deben invertir en un sistema integrado que implemente talento externo de forma dinámica y del modo más eficaz para la empresa, gestione cuidadosamente los riesgos de cumplimiento normativo y seguridad, y ofrezca los insights y la agilidad necesarios para dar el siguiente paso, con independencia de los problemas que surjan.
Con Workday y VNDLY, una empresa de Workday, las empresas pueden crear una estrategia de talento integral que maximice sus grupos de talento.
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