Los cuatro pilares de un programa de gestión de proveedores eficaz

La gestión de proveedores eficaz es más necesaria que nunca si los responsables de aprovisionamiento quieren mitigar los riesgos y garantizar la continuidad del negocio. La demanda imprevisible y las cadenas de suministro volátiles llevan más de un año haciendo patente la necesidad de una colaboración más estrecha y estratégica.

En un estudio de Harvard Business Review, un 95 % de los líderes empresariales participantes indicaron que sus procesos de abastecimiento y aprovisionamiento se vieron alterados por la pandemia. Aunque la gran mayoría de los responsables de aprovisionamiento opina que la gestión de proveedores es esencial en la planificación de la continuidad del negocio, solo un 21 % de ellos afirma tener robustas capacidades de análisis de datos de los proveedores. 

Si a esas dificultades se añaden los recientes desarrollos en la legislación sobre derechos humanos y la inflación creciente, la lista de obligaciones de los responsables de aprovisionamiento no deja de crecer. Por una parte, legislaciones como el Reglamento General de Protección de Datos y la Ley contra la esclavitud moderna de Australia exigen que los equipos de abastecimiento recopilen ahora más datos de los proveedores que nunca, para asegurarse de que las prácticas de abastecimiento sean responsables. Por otra parte, el índice de precios al consumo estadounidense tiene el nivel más alto de los últimos diez años, lo que conlleva incrementos de costes tanto para los proveedores como para los equipos de aprovisionamiento. Teniendo en cuenta además que los problemas de las cadenas de suministro persistirán hasta principios del 2022, los responsables de aprovisionamiento deben ser capaces de tomar decisiones basadas en datos para mitigar la presión en las cadenas de valor. Los equipos con programas eficaces de gestión de proveedores pueden comunicarse mejor con estos, planificar de forma estratégica para el futuro e impulsar las innovaciones necesarias. 

En un mundo en el que las modalidades de trabajo remoto e híbrido son la nueva norma, no es fácil mantener la sincronización con los partners de suministro en diversas regiones, pero es crítico para la marcha del negocio. ¿Qué pueden hacer los responsables de aprovisionamiento para colaborar con los proveedores y al mismo tiempo atender a las necesidades empresariales? 

Los cuatro pilares de un programa de gestión de proveedores eficaz

Los principales equipos de aprovisionamiento que priorizan la gestión de proveedores (SRM) están más preparados para adaptarse a la incertidumbre y para prosperar a pesar de la disrupción. Dada la imprevisibilidad de las cadenas de suministro y los hábitos de consumo cambiantes, es esencial que los responsables de abastecimiento tengan en cuenta los aspectos que se describen a continuación a la hora de crear su estrategia de SRM.

• Colaboración abierta: en su papel de "enlace" entre los proveedores y las partes interesadas, los responsables de aprovisionamiento deben hacer que sus programas de SRM den prioridad a la colaboración. Una forma de lograrlo es suministrando un centro de operaciones en el que tanto los unos como los otros puedan comunicar sus necesidades y criterios. A menudo, información esencial se pierde en interminables hilos de correo electrónico. Si se eliminan del proceso, el equipo de aprovisionamiento puede abrir las líneas de comunicación y mantenerse al día en tiempo real. 

• Cumplimiento normativo simplificado: si no existe un proceso específico para controlar el cumplimiento normativo por parte de los proveedores, esta tarea puede ser prácticamente imposible. El incumplimiento conlleva sanciones y riesgos financieros crecientes para las empresas, por eso es crucial que los responsables de abastecimiento tengan una visión clara de sus proveedores y también de la cadena de valor en conjunto. Muchos líderes han simplificado sus procesos de cumplimiento normativo mediante la automatización y utilizan formularios basados en plantillas para recopilar y agregar grandes volúmenes de información relativa al cumplimiento normativo de sus proveedores. 

• Mayor visibilidad: ya no es suficiente con entender a los proveedores del primer nivel. Los equipos de aprovisionamiento deben conocer a fondo las cadenas de valor de los proveedores para poder planificar eficazmente. Además, el equipo de aprovisionamiento tiene que estar al tanto de todo lo relacionado con renovaciones y obligaciones contractuales. Los equipos que incorporan visibilidad a cada paso de sus procesos de SRM tienen una visión más integral del papel que desempeñan sus proveedores y están mejor preparados para asignar recursos.

• Relaciones basadas en datos: los responsables de aprovisionamiento que hablan con sus proveedores basándose en las métricas pueden identificar con mayor precisión áreas que requieren mejoras y obtener resultados. El primer paso para dirigir estas conversaciones es añadir datos previos de desempeño que permitan entender las tendencias y las oportunidades de crecimiento. Con una base de datos de los proveedores, los equipos pueden trabajar con las partes interesadas para obtener feedback cualitativo y determinar cómo obtener el máximo partido de los partners de suministro. 

Aunque la gran mayoría de los responsables de aprovisionamiento cree que la gestión de proveedores es un factor clave para la continuidad del negocio, 4 de cada 10 dicen que no la incluyen en sus planificaciones. El 2021 toca a su fin con problemas en las cadenas de suministro que podrían aguar las fiestas navideñas, los líderes empresariales harían bien en pedir mejores herramientas de gestión de proveedores. 

Mejores prácticas para crear un programa de SRM

Los equipos de aprovisionamiento con robustos sistemas de gestión de proveedores se asocian con sus proveedores para lograr objetivos clave como la diversidad de los proveedores, el ahorro de costes estratégico y un gasto más controlado. Para crear su propio programa y asegurar su éxito puede: 

• Implicar a las partes interesadas desde una fase temprana: por muy bueno que sea un programa de SRM, no dará resultados si no cuenta con el respaldo de las partes interesadas. Debe contar con los partners clave desde el principio del proceso para entender qué necesitan de un programa de SRM. Una colaboración temprana también puede ayudarle a determinar qué categorías usar para evaluar el desempeño y a identificar la información de proveedores que sea obligatoria (por ejemplo el cumplimiento de la ley Sarbanes-Oxley o datos financieros previos). Además, al implicar cuanto antes a las partes interesadas puede que se conviertan en promotoras del proceso y ayuden a dar a conocer el nuevo programa y fomentar la implicación dentro de la empresa. 

• Centralizar los datos de los proveedores: es esencial recopilar una capa de datos básica antes de crear el programa. En muchas empresas, los datos de los proveedores pueden guardarse en diversas ubicaciones, como bases de datos distintas, hilos de correo electrónico, ordenadores locales o incluso en los cajones de las mesas. Al recopilar los datos existentes, puede llegar a entender de modo más integral su proceso de proveedores actual e identificar deficiencias. 

• Preparar formación interna y externa: la gestión de cambios eficaz puede ser decisiva para la adopción de un proceso nuevo por parte de las partes interesadas y también de los proveedores. Las implementaciones de SRM exitosas suelen requerir muchas sesiones de formación para enseñar a los partners a utilizar el programa y cómo les beneficia. Una ventaja añadida es que estas sesiones de formación pueden contribuir a fortalecer las relaciones con otras unidades de negocio, al aumentar la implicación y divulgar la importancia del aprovisionamiento. 
  

No cabe duda de que la creación de un programa de SRM desde cero puede ser intimidante. En un caso, una importante empresa de servicios financieros tuvo que aplicar ingeniería inversa a su programa de SRM sirviéndose de series de diapositivas que contenían datos del desempeño de los proveedores. 

Pero al ir creciendo, la empresa fue capaz de centralizar y automatizar esos datos, y consiguió una mejor visibilidad de toda la organización, además de insights interactivos sobre las relaciones con los proveedores. Eso demuestra que, con la debida preparación y una implicación proactiva en la empresa, puede crear una estrategia eficaz con la que fortalecer las relaciones e impulsar el desempeño. 

¿Quiere consejos prácticos sobre la creación de un programa de SRM desde cero? En Guide to Supplier Management puede explorar los siete pasos que le ayudarán a dinamizar su SRM.