La era de la agilidad exige que abandone ese sistema ERP obsoleto

A finales del 2019, Mercer realizó encuestas a líderes empresariales sobre sus expectativas para los próximos tres años. Casi tres de cada cuatro (el 73 %) dijeron que esperaban una "disrupción significativa".

Imagínese cómo se sintió el 27 % restante cuando llegó el 2020.

La cruda realidad del negocio en la actualidad (cuando el cambio es más rápido que nunca y nunca volverá a ser tan lento) exige a las empresas que sean ágiles y receptivas a lo que está ocurriendo ahora y que confíen en lo que está por venir. Con la disrupción histórica motivada parcialmente por la pandemia mundial, la agilidad empresarial ya no es un rasgo decisivo de los negocios más exitosos, aunque es indiscutible que los empleados con desempeño superior son ágiles. La agilidad empresarial es ahora un requisito para la supervivencia. 

El desafío para muchos CFO y sus equipos de contabilidad y FP&A es que las tecnologías y los procesos con los que cuentan actualmente pueden dificultar sus esfuerzos para lograr la agilidad. La razón es que sus datos están atrapados, aislados en diferentes sistemas que no funcionan bien entre sí. Esto es tanto más evidente en las empresas en las que los equipos de FP&A utilizan sistemas de planificación modernos, pero cuyos equipos de contabilidad siguen viéndose afectados con sistemas ERP legacy o incluso con varios sistemas ERP legacy distintos que simplemente no fueron diseñados para el mundo en el que vivimos.

Cuando su proceso de registro a informe no funciona

Idealmente, el proceso de registro a informe debe ser el motor que impulse más rápido y de un modo más amplio los insights. Sin embargo, es habitual que este proceso se extienda por un entorno aislado y complejo que demuestra constantemente la ineficacia de tomar decisiones de forma tardía o que estas se basan en información incompleta o desactualizada.

Un reciente webinar, "Workday Financial Management: When Old ERPs No Longer Cut It", destacó algunas de las estadísticas reveladoras acerca de cómo los financieros pueden (o no) usar los datos. Tres de cada cuatro (el 75 %) dice que los silos de datos operativos son su mayor obstáculo para lograr la aceleración, lo cual es muy probable que influya al 80 % que se quejó de que se tarda mucho en tomar las decisiones. Y el 72 % dice que tiene dificultades a la hora de satisfacer las necesidades de la información del futuro.

Para muchos, el problema está arraigado en la falta de eficacia del proceso de registro a informe. Esta falta de eficacia es uno de los obstáculos de los sistemas ERP legacy.  

Uno de los obstáculos más importantes son los procesos que se basan en una contabilidad fija diseñada para resumir la información. Esto es adecuado para los balances, pero el propio proceso implica eliminar los datos, una práctica contraproducente en un mundo de las finanzas impulsado por los insights y lleno de datos actuales. 

Los sistemas ERP legacy también suelen dividirse en múltiples instancias. O para proporcionar a las finanzas los datos necesarios deben interconectarse con otros tres o cuatro sistemas backend. Extraer datos de estos sistemas para el análisis predictivo o incluso ejecutar un cierre puntual acaba convirtiéndose en una actividad lineal y reductora. De modo que, a medida que las finanzas se mueven por el proceso de adquisición de los datos que necesitan, esos datos tienen que entrar y salir de los diferentes sistemas lo cual, a su vez, acaba repercutiendo negativamente sobre su calidad. Incluso después del cierre, las finanzas deben volver a estructurar los datos una vez más para que se puedan usar y que sean comprensibles para los informes ejecutivos y de la gestión.

La transformadora repercusión en la planificación

Incluso las empresas que utilizan una solución de planificación moderna basada en tecnología cloud para predecir, presupuestar y modelar escenarios pueden tener el gran potencial y el ROI de sus inversiones en la planificación afectados negativamente por estos sistemas legacy inflexibles y sobre todo manuales. Una falta de dimensionalidad (del contexto y la granularidad que rodean a los datos) provoca una falta de insights.

El acceso latente a los datos puede frustrar los esfuerzos para establecer un entorno de planificación continuo. Algunos entornos se ven obstaculizados por consolidaciones separadas y conciliaciones de cuentas. Su organización también podría usar una herramienta de BI antigua, todavía más silos que hay que atravesar a medida que trabaja para actuar sobre insights basados en datos. 

¿Cómo se manifiestan estos insights? En primer lugar, los datos resumidos limitan la dimensionalidad de las cifras reales que, a su vez, evitan que se desglosen en las transacciones subyacentes que pueden ayudar a explicar el "por qué" detrás de los números. 

Esto no solo limita los insights, sino que también puede llevar a diferentes niveles de comprensión e incluso a diferentes interpretaciones de la verdad. En un momento en que la agilidad lo es todo, unas conclusiones contradictorias de lo que está ocurriendo en la empresa solo pueden retrasar los insights.

Patrick Hoynes, director de contabilidad e informes de Workday, recuerda sus propios desafíos financieros en una empresa anterior que se basaba en un entorno ERP inflexible y obsoleto. "Era una gran empresa con personas increíbles, pero teníamos problemas a la hora de llegar al "por qué" muy rápido", recuerda Hoynes. "Teníamos personas elaborando informes en 40 países de todo el mundo. De modo que cuando queríamos averiguar qué era lo que estaba pasando en un área en particular, a veces teníamos que llamar a alguien que estaba durmiendo. Para nosotros fue muy difícil lograr una respuesta rápida".

Hoynes dijo que si su empresa hubiese tenido un sistema de gestión financiera basado en tecnología cloud, el grupo de contabilidad podría haberlo examinado a fondo inmediatamente para ver qué es lo que estaba pasando con los números. "Podríamos haber tenido esos insights con mucha más eficacia", dijo.  

Un modelo de datos único y compartido para todos

"El problema es lograr acceder a los datos correctos en el momento preciso", dice Hoynes, repitiendo lo que se ha convertido en un conocido grito de guerra lastimero para los equipos de FP&A y de contabilidad en todos sitios. "Los sistemas desconectados y separados no sirven para esta necesidad". 

¿Qué es lo que sí lo hace? Un modelo de datos único y compartido para los principiantes. Según Accenture, el 99 % de los CFO quiere usar datos en tiempo real para superar los peligros. Pero solo el 16 % dice que puede utilizar esos datos en la escala necesaria. Y el 68 % cree que será necesario un modelo financiero en tiempo real, uno que saque partido de la IA, el machine learning y en tiempo real, y los conjuntos de datos, para tomar las mejores decisiones empresariales basadas en la previsión y la planificación predictiva.

Lograr eso no es tan difícil como parece. Las aplicaciones de gestión financiera basadas en tecnología cloud, como Workday Financial Management, proporcionan una sola fuente de verdad para todos los sistemas en los que se basa el negocio. Este principio unificado fue diseñado para agrupar todo en un único sistema (transacciones financieras y de la fuerza laboral, datos de aplicaciones legacy y de terceros, presupuestos y planes, criterios de homólogos y mucho más) que proporcione acceso prácticamente a las aplicaciones en cualquier nivel de granularidad. 

Estas son buenas noticias para las organizaciones de contabilidad que intentan optimizar sus procesos de cierre, para los equipos financieros que buscan implicarse en más análisis precisos de las diferencias y para los equipos de FP&A que quieren perspectivas en tiempo real de las cifras reales para poder comprender los factores clave para el negocio y crear planes más precisos y predictivos. Cuando todos estos equipos puedan usar un sistema que esté siempre disponible y en un sistema cloud respaldado por un core de datos unificados, estos insights tan necesarios estarán siempre al alcance de la mano.

Ninguna organización puede permitirse latencias inherentes al trabajar con sistemas ERP legacy y almacenes de datos aislados. No pueden permitirse el lujo de retrasar los insights que necesitan para tomar decisiones empresariales seguras y oportunas y disponer de previsiones precisas y predictivas. No pueden permitirse el lujo de dirigir su negocio hacia la agilidad mientras sigan anclados a sistemas y flujos de trabajo que los siguen reteniendo.

Vea este webinar bajo demanda: Workday Financial Management: Cuando los antiguos ERP ya no están a la altura, para obtener más información.