El poder de la planificación continua para los CFO del sector retail

Hace tiempo que la mayoría de las empresas dijeron adiós a las planificaciones anuales e incluso a las trimestrales. Aunque una empresa se empeñe en realizar esos ejercicios, suelen ser esfuerzos frustrados que nunca se hacen realidad. Incluso antes del repentino cambio generalizado provocado por la pandemia, la planificación continua ya se estaba convirtiendo en la norma. 

Y en marzo de 2020 llegó la hora de la verdad. Hubo establecimientos que cerraron sus puertas o tuvieron que modificar sus modelos operativos de un día para otro. La recogida de los productos en las tiendas pasó de ser un proceso en desarrollo a convertirse en una necesidad. Hubo que implementar medidas de seguridad con efecto inmediato. Y todo eso ocurrió sin que apenas supiéramos cómo iba a repercutir en las finanzas de los comercios. Entonces hablábamos de tiempos "sin precedentes". Yo diría que ahora tenemos un precedente, pero nuestra ingenua forma de ver las cosas hace unos años no sabía cuánto iba a durar ni cómo nos iba a afectar.

Imagínese en la situación del CFO de una marca de retail global. E incluso ahora, con el ir y venir de la pandemia y los posibles reajustes requeridos con cada nueva ola y cada nueva cepa, los CFO deben mantener la agilidad al tiempo que intentar dilucidar los efectos que tendrán en el negocio. 

Todos esos cambios, tanto en los establecimientos como fuera de ellos, afectan al modelo de finanzas. Las medidas de seguridad cuestan dinero. Las necesidades de contratación y los costes de formación oscilan. Y el rápido auge de modelos alternativos y comerciales, como los de recogida en tienda, afecta a las previsiones. Así pues, los CFO del sector retail tienen mucho que plantearse de cara al futuro. 

Pero no nos pongamos dramáticos todavía, porque también tiene su lado positivo. Shehtaaz Zaman es uno de los directores de KPMG y, en un episodio reciente del Podcast de Workday, comentaba que los CFO del sector retail están encontrando maneras de innovar en medio de la disrupción. "Estamos viendo más machine learning, analytics y previsiones inteligentes que hacen más dinámico el proceso de previsión y determinan la manera en que evoluciona el negocio. Esa es la propuesta de valor clave que el área de finanzas puede ofrecer a la empresa, si son capaces de aprovecharla eficazmente", afirmó. 

Los CFO que se proponen prosperar encuentran un camino a seguir positivo y ese camino pasa por la innovación. Los datos lo avalan: un estudio reciente de Workday constató que los retailers aventajan en agilidad organizacional a sus homólogos del sector.  

Retrocediendo un poco, vemos que el sueño de todos los CFO de retail (y de cualquier otro sector) siempre ha sido incrementar la eficiencia, reducir costes y ofrecer más valor a los accionistas. Los márgenes son muy estrechos y también lo son los costes de mano de obra. Eso crea una presión financiera que los CFO deben abordar para contribuir positivamente al resto del negocio (y conservar sus puestos). Un proceso de planificación lento e inconexo no hará más que empeorar las cosas. Los CFO examinan minuciosamente sus operaciones y procesos, y para ello es esencial la planificación continua con insights interactivos reales. Y eso no es aplicable únicamente a los CFO: todos los líderes de una empresa se pueden beneficiar de un enfoque conectado y continuo, que les permita modelar escenarios hipotéticos e iterar planes en cualquier momento.  

Los resultados de la planificación continua hablan por sí solos. Uno de sus ejemplos es el de Specsavers, el principal retailer de ópticas en Australia y Nueva Zelanda. Tras implementar Workday Adaptive Planning, vieron una reducción drástica del tiempo y el trabajo requeridos para crear y consolidar presupuestos en 60 centros de costes. Y ahora disponen de insights sobre los distintos generadores de gasto que les facilitan el control de los costes y la gestión del crecimiento. En palabras de su responsable de planificación, informes y análisis: "Ahora podemos hacer cambios en el presupuesto en cuestión de segundos y entender cómo los aumentos de headcount o salario afectarán a la empresa este año y el siguiente. Son cosas que no podíamos hacer con las hojas de cálculo".

La era de la planificación continua está en marcha y, para los CFO del sector retail, este enfoque podría ser decisivo a la hora de incrementar la eficiencia, reducir costes y avanzar, incluso en plena disrupción. En un ámbito tan dinámico como el retail, si los CFO no adoptan plenamente la planificación continua, podrían quedarse rezagados sin darse cuenta.