¿Qué es xP&A?

xP&A significa planificación y análisis ampliados y quiere decir tomar lo mejor de la planificación de finanzas moderna y aplicarlo a otras áreas. Pero no es nada nuevo. Es algo que llevamos años llamando planificación en toda la empresa.

Los responsables financieros de empresas que se han hecho más ágiles y estratégicas gracias a la planificación y los análisis modernos saben, desde hace tiempo, que su enfoque de planificación puede transformar otras áreas del negocio. Ahora que trabajan para recuperarse de la pandemia de la COVID-19, esa concienciación es más valiosa que nunca.

El creciente reconocimiento del valor de ampliar el uso de las mejores prácticas de FP&A a áreas distintas de la de finanzas obtuvo recientemente el visto bueno de Gartner, en cuyo informe 2020 Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions se afirma que para 2024 un 70 % de los nuevos proyectos de planificación y análisis financieros serán proyectos de planificación y análisis ampliados (xP&A) y, además de las finanzas, abarcarán otras áreas de planificación y análisis empresarial.*

Estamos de acuerdo en que la planificación colaborativa continua en todas y cada una de las áreas de una empresa no solo es un hecho consumado, sino que además está en auge.

Es un concepto que apoyamos desde que empezamos a trabajar para que nuestros clientes utilizaran la plataforma y los procesos modernos para la planificación financiera en las áreas de ventas, fuerza laboral y planificación operativa. Nuestras soluciones de planificación se definen por su potencial de automatización, escalabilidad de nivel empresarial, planificación inteligente asistida por machine learning, disponibilidad continua en el entorno cloud y facilidad de uso acreditada.

Esos requisitos han sido estándares de diseño esenciales en las soluciones de planificación de Workday, basadas en nuestro convencimiento de que la planificación empresarial que se ofrece solo puede conseguirse mediante la vinculación integral y fluida de finanzas y operaciones.

Planificación ampliada orquestada por la función de finanzas

Dado que la función de finanzas es el gestor obvio de los datos empresariales, es lógico que también se encargue de orquestar la planificación en toda la empresa. Según Gartner, el área de finanzas está en una posición idónea para impulsar iniciativas continuas de planificación y análisis financieros (FP&A) en toda la empresa. La conexión del área de finanzas con todos los dominios del negocio significa que estas iniciativas podrán impulsar mejores decisiones y resultados.*

De hecho, según Gartner, antes de 2024, el 50 % de todas las nuevas implementaciones de planificación y análisis financieros (FP&A), actualizaciones y sustituciones se obtendrá de los proveedores de finanzas fundamentales debido a su mayor integración y a su agrupación de productos.*

Esta capacidad es más esencial que nunca. Para las operaciones, con planes que generalmente se actualizan con más frecuencia y con mayores volúmenes de datos, entender las repercusiones financieras de cada decisión puede mitigar los riesgos de llevarla a cabo. La facilidad de acceso a cifras reales y datos operativos vigentes también puede incrementar la confianza de la alta dirección en las proyecciones empresariales. Y hoy en día a todos nos viene bien un poco más de confianza.

Una planificación adecuada en toda la empresa: los requisitos de xP&A

El desarrollo de una solución de planificación para toda la empresa no es una tarea nimia. Se requieren tres capacidades fundamentales.

Una plataforma de modelado flexible y escalable

Quienes han creado modelos utilizando software de planificación convencional están acostumbrados a limitaciones de dimensiones o a largos tiempos de espera para obtener resultados. Para resolverlo y para permitir el modelado en todo el ámbito empresarial, hemos desarrollado Elastic Hypercube Technology, nuestro revolucionario motor de creación de modelos, pendiente de patente, que no ralentiza la obtención de insights ni limita el número de escenarios que puede evaluar un equipo. Para una planificación en toda la empresa, representa la posibilidad de crear modelos para prácticamente cualquier tipo de uso funcional. Se puede modelar y planificar en el ámbito de grupo de trabajo y luego combinar esos planes en un modelo completo e integral del negocio. Así es el modelado en el mundo de xP&A.

La posibilidad de planificar, ejecutar y analizar fácilmente los procesos de gestión

La planificación no se hace en condiciones de vacío, particularmente en un contexto de xP&A. Para una genuina planificación en toda la empresa, es preciso integrar planes para conseguir una visión completa del negocio. Nuestra arquitectura de planificación federada permite que cada función o unidad de negocio tenga su propia planificación y además pueda incorporar todas las demás en un plan integral. En la planificación federada, al efectuar un cambio en un plan se actualizan automáticamente todas las planificaciones relacionadas. Esta arquitectura también facilita la incorporación de la planificación a las aplicaciones que utilizan las empresas para ejecutar esos planes (por ejemplo, soluciones de gestión financiera o del capital humano) y el análisis de los datos y resultados con los que respaldar una toma de decisiones mejor y más rápida. La planificación en toda la empresa requiere además una sola fuente de información, para que planes y aplicaciones utilicen los mismos datos para la planificación y la ejecución, tal y como lo hacen la aplicaciones de Workday. Gartner señala que las aplicaciones basadas en suites consumen datos de una sola fuente y comparten los mismos metadatos y datos maestros. Esto contribuye a mejorar sustancialmente el gobierno y los informes financieros de toda la empresa.*

Facilidad de adopción y uso

Las plataformas de planificación convencionales son notoriamente difíciles de implementar y usar. Por esa razón han estado restringidas al área de finanzas, donde sus complejos entornos eran solo asequibles para unos cuantos analistas expertos. Para instituir xP&A como método de planificación en toda la empresa era preciso reconocer que en una empresa todo el mundo planifica. Por lo tanto, la planificación debe ser sencilla. Una de las formas en las que hemos mejorado la facilidad de uso son los tableros de mando activos, anunciados a principios de año en Adaptive Live, que combinan la planificación basada en factores clave con analytics interactivo para ayudar a los usuarios a evaluar los efectos de sus cambios en tiempo real. Y las reglas de acceso a datos exhaustivos permiten a los administradores ser muy específicos en cuanto a los datos que los usuarios pueden ver o editar, lo que facilita la participación activa de más interesados en la planificación en toda la empresa, sin riesgos para la seguridad.

El camino hacia la planificación en toda la empresa: xP&A en acción

En la mayoría de las empresas, el camino hacia la planificación en toda la empresa comienza en el área de finanzas. Viendo el éxito obtenido en dicha área, muchas amplían la planificación a otros departamentos, como RRHH para planificar la fuerza labora y Ventas para planificar las ventas, y ambos planes se asocian al modelo corporativo. Este entorno de planificación federada permite que cada entidad y función planifique a su manera, pero todos los planes están asociados a un plan corporativo integral. Eso hace que una empresa sea más ágil y competitiva, y tome decisiones basadas en insights, no en la intuición.

Las encuestas demuestran que los clientes que usan Workday Adaptive Planning ponen de manifiesto que la planificación en toda la empresa representa el futuro. Haciendo un uso clásico de xP&A, han extendido su entorno de planificación moderna para abarcar áreas tan diversas como la planificación de inventarios y zonas de producción, el modelado de aceleración de representantes de ventas y la planificación de fijación de precios de productos. Muchos otros utilizan nuestra solución de planificación de la fuerza laboral para modelar la suya de forma óptima. Y aún son más los que utilizan el entorno de planificación para diseñar una estrategia para la vuelta al trabajo presencial, en unos momentos de disrupción sin precedentes.

Ese es el caso de Rubrik, un proveedor mundial de soluciones cloud para la gestión y protección de los datos, en rápido crecimiento. Rubrik implementó inicialmente Workday Adaptive Planning en el área de finanzas para optimizar la elaboración de presupuestos y acelerar los cierres trimestrales. Dado el éxito obtenido y con el fin de lograr un plan corporativo más preciso y oportuno, ampliaron el uso de Workday Adaptive Planning aplicándolo a las finanzas y operaciones de ventas, para automatizar reservas, mejorar la capacidad y productividad de los vendedores, y planificar y gestionar regiones y cuotas.

Ajay Sabhlok, vicepresidente de aplicaciones empresariales de TI de Rubrik, describe como un importante avance la adopción de xP&A para planificar en toda la empresa.

"La automatización de la planificación de forma generalizada en toda la empresa", dice Sabhlok, "sienta las bases del crecimiento".

Al fin y al cabo, así es como debe ser la planificación en toda la empresa. En un mundo el que el futuro es cada vez más difícil de predecir, la agilidad lo es todo. Miles de clientes de Workday saben que el área de finanzas está mostrando a toda la empresa cómo planear para el futuro inmediato. Y también son miles los que están constatando esa realidad en todos los sectores. Al margen del nombre que le demos —xP&A, planificación en toda la empresa, u otro— hay un hecho irrefutable: este es el futuro de la planificación.

*Gartner, 2020 Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions, Robert Anderson, John Van Decker, 21 de febrero de 2020.

Vea una demo de Workday Adaptive Planning en acción.