Workday Elevate Madrid: los líderes analizan las áreas clave de la competitividad empresarial

Líderes empresariales de finanzas, recursos humanos y tecnología se han unido recientemente a nosotros en Madrid para nuestro evento Workday Elevate. Lea los aspectos más destacados de una conversación entre Alberto Torres, partner de McKinsey Digital, y Fermín Peleteiro, vicepresidente sénior de Global Field Operations de Workday, donde este último analiza cómo las empresas adoptan la agilidad y manejan el nuevo mundo híbrido del trabajo.

Torres: Empecemos por la importancia de la adaptabilidad, ya que sé que la agilidad es una de las áreas fundamentales en las que se ha centrado Workday. ¿Qué opina al respecto?

Peleteiro: Creo que tener una gran agilidad y poder reaccionar y adaptarse con bajos tiempos de respuesta siempre ha sido y será una prioridad. Durante la pandemia de COVID, y especialmente durante los tres primeros meses, tuvimos que reaccionar y ayudar a que nuestros clientes también lo hicieran. Fue alentador ver cómo estos reaccionaron ante los retos. Ahora, aunque esperamos que lo peor de la COVID haya quedado atrás, siempre habrá retos: disrupciones en la cadena de suministro, mercados laborales con dificultades o políticas macroeconómicas que afecten a la empresa. Además, hay nuevos competidores que intentan hacer lo mismo que el resto, pero mejor y más rápido, lo que significa que debemos ser capaces de adaptarnos.

¿Cuáles son los principales atributos de la agilidad en aquellas empresas donde hay un buen desempeño?

Según he podido observar en las conversaciones que he mantenido con clientes de Workday y otras empresas, hay una serie de áreas clave que ayudan a mejorar la agilidad. Una de ellas es la optimización del ciclo del análisis, la planificación y la ejecución. Esta permite a los usuarios tomar decisiones de un modo más ágil. Para tomar la decisión más adecuada, hay que tener una visión completa, es decir, ser capaz de combinar los datos operativos de la empresa, los datos financieros y, en muchos casos, los datos del personal, ya que este último normalmente representa el 70 % de los costes de una empresa.

El otro aspecto, lógicamente, es seguir automatizando las cosas. Quizá lo que más ha cambiado en los últimos años es que cada vez hay más casos de uso de automatización que se han probado ampliamente: detección de duplicidades en las facturas, asientos contables incorrectos y detección de pagos a proveedores equivocados. Son casos de uso estándar que se pueden aplicar rápidamente y que permiten a los equipos financieros ahorrar mucho tiempo. Aplicar la agilidad a todo lo que implique modificar y flexibilizar los procesos es fundamental.

¿Conoce ejemplos de empresas que demuestren agilidad?

Creo que los primeros meses de la pandemia de COVID pusieron esto de manifiesto. No cabe duda de que el sufrimiento y la tragedia humana que se vivieron fueron terribles, pero ver cómo nuestros clientes encontraron formas de salir adelante resultó alentador. Workday siempre tiene como objetivo ayudar a nuestros clientes a innovar, pero, sinceramente, dos tercios de nuestras nuevas funcionalidades proceden de ellos, por lo que ellos son quienes de verdad impulsan la innovación. Durante la pandemia, recuerdo que dos o tres universidades estadounidenses actuaron muy rápido con la [nueva capacidad] para registrar las certificaciones de seguridad adecuadas con las que permitir el acceso in situ. Asimismo, una universidad con 20 000 estudiantes creó un modelo híbrido para registrar rápidamente los datos de vacunación e integrarlos con los sistemas por lotes y permitir así el acceso in situ. Lo hicieron en cuatro semanas, y eso se basó en poder cambiar rápidamente los procesos sabiendo que se cuenta con la tecnología necesaria para apoyar esos cambios.

En el sector de la fabricación durante la pandemia, se produjeron picos y caídas sin precedentes en cuanto a la actividad de producción: desde la paralización total hasta la producción que avanzaba a gran velocidad. Hay casos de clientes que tuvieron que crear grupos de trabajo de emergencia para optimizar los recursos y los costes relacionados. Esto requiere que los equipos de finanzas, recursos humanos y otros líderes empresariales colaboren de forma más estrecha a fin de agilizar el proceso de planificación. Pasaron de tener procesos de planificación trimestrales a semanales. En algunos casos, tenían que volver a planificar cada semana. Ahora mismo, se encuentran en una situación de máxima demanda. De repente, hay que volver a planificar, replantearse la asignación de personal permanente y temporal, y considerar distintas variables para lograr una verdadera optimización.

¿Qué opinan Workday y sus clientes sobre el trabajo híbrido y cómo afecta a las operaciones empresariales?

Creo que este es uno de los temas más interesantes porque afecta a casi todas las empresas. Muchos empleados no van a volver a la oficina, [y algunos] en realidad nunca han estado en ella porque empezaron como teletrabajadores. Es probable que hayamos duplicado el tamaño de la empresa desde la COVID, por lo que muchos empleados no han pisado nunca una oficina de Workday.

Básicamente, nos basamos en dos principios. Uno es la gran flexibilidad en cuanto a cómo enfocamos la vuelta a la oficina. Y lo adaptamos de dos maneras. Una según el rol, porque pensamos que no todos los tipos de trabajo tienen los mismos requisitos en cuanto al lugar en el que deben estar los compañeros de trabajo. Y también según la ubicación, porque hay muchas posibilidades al respecto. Por lo general, hemos evitado dar indicaciones muy estrictas para decirle a alguien dónde debe trabajar. Nos centramos mucho más en ayudar a los mánagers a identificar lo que llamamos "los momentos que importan". Ese es el tipo de actividades que se realizan con mayor eficacia en la oficina.

Uno de nuestros objetivos es tener la menor rotación posible porque no queremos perder buenos empleados, y además resulta muy caro. Lo que hemos observado es que hay una correlación muy importante entre la retención de los empleados y tres factores fundamentales. Uno es la percepción de las oportunidades profesionales. El segundo es la percepción del empleado sobre su desarrollo y la formación que recibe. Y el tercero son las conexiones que tiene un empleado. Naturalmente, ha habido una menor interacción, dado que la gente no ha estado en la oficina, así que es algo en lo que nos centramos activamente para mejorar.

Como acaba de mencionar, retener a los empleados y mantenerlos contentos supone todo un reto en este nuevo mundo. ¿Qué opina Workday sobre la implicación del empleado y la retención del talento?

Creo que la implicación del empleado es un aspecto muy importante y debe llevarse a cabo de la manera correcta. En Workday, cada semana enviamos a nuestros empleados varias preguntas que responden de forma anónima. De este modo, conseguimos información muy detallada y valiosa que nos permite medir sus sentimientos y qué es lo que realmente les preocupa. Utilizamos Workday Peakon Employee Voice y, debido a cómo está estructurado, permite que se escuche a los empleados y que los comentarios lleguen hasta oídos del equipo de liderazgo sénior. 

Eso es muy importante y afecta directamente a nuestra forma de planificar. Hay que escuchar activamente para que los empleados se impliquen con éxito. Por ejemplo, un equipo de personas en Londres tiene una realidad diferente a la de un equipo en Dublín, y esa experiencia es muy distinta a la de un equipo en Salt Lake City. Contar con un mecanismo para escuchar, así como con los datos e insights necesarios para hacer realidad esas opiniones, es la clave del éxito de la implicación del empleado.