Quando l'azienda tedesca HelloFresh si è trovata di fronte alla necessità di migliorare la propria reattività e il proprio decision-making, ha scelto Workday Adaptive Planning. Dare prova di agilità si è rivelato particolarmente importante in un periodo in cui acquistare kit per la preparazione dei pasti si è imposta come valida alternativa al frequentare ristoranti o supermercati.
La pandemia ha messo alla prova la flessibilità e la resistenza di quasi tutte le aziende. Ma mentre la maggior parte dei ristoranti e di chi opera nella ristorazione si è trovato in difficoltà, tanti hanno scoperto nuove opportunità e hanno utilizzato soluzioni di pianificazione moderne per sfruttarle al massimo.
Una di queste è la tedesca HelloFresh, che consegna meal kit preconfezionati direttamente ai consumatori. Fondata nel 2011, HelloFresh ha ampliato il proprio servizio di consegna di meal kit sbarcando negli Stati Uniti l'anno successivo. Da allora, è diventata la numero uno del mercato statunitense e oggi è presente in 13 paesi di tre diversi continenti.
Nel 2019, HelloFresh ha consegnato più di 280 milioni di pasti in tutto il mondo. Poi è arrivata la pandemia di COVID-19 e, quasi da un giorno all'altro, quello che prima sembrava solo un modo pratico di cucinare i pasti a casa è diventato improvvisamente qualcos'altro: un'alternativa valida e sicura alla cena al ristorante e anche alle visite ai supermercati. La domanda di meal kit è salita alle stelle.
In questo contesto, HelloFresh doveva poter rimanere agile e competitiva e prendere decisioni informate rapidamente. "Questo ambiente dinamico ci impone di agire velocemente e di essere agili" osserva Sander van Vliet, manager FP&A di HelloFresh.
Fortunatamente per HelloFresh, il team FP&A dell'azienda aveva già gettato le basi per creare un ambiente di pianificazione agile prima ancora che il 2020 sconvolgesse l'economia mondiale. Alla fine del 2019, l'azienda ha iniziato a spostare i processi di previsione e pianificazione del budget dai fogli di calcolo a Workday Adaptive Planning.
Il primo obiettivo è stato quello di standardizzare l'inserimento dei dati. In quanto azienda quotata in borsa, HelloFresh aveva bisogno di "un approccio coerente alla pianificazione del budget per affrontare correttamente il mercato" afferma van Vliet. Tale obiettivo si stava rivelando sempre più difficile da raggiungere con i fogli di calcolo, perché i dati chiave erano isolati e questo impediva la collaborazione tra i reparti e i team locali e complicava le attività critiche come l'analisi della varianza. Creare un'unica fonte di informazioni accurata e accessibile a tutti per i dati finanziari e non ha contribuito a raggiungere nuovi livelli di efficienza, collaborazione e fiducia nei numeri.
A questo punto l'azienda era pronta per il passo successivo: "Ci siamo impegnati molto per adottare un conto economico standard uguale per tutti" ricorda van Vliet. "In questo modo le sedi dei diversi paesi sono riuscite a presentare i dati in modo coerente". Da questo punto di vista, Workday Adaptive Planning si è dimostrato immensamente utile: "La possibilità di impostare determinati conti come accessibili in sola lettura o di collegarli tra loro ci permette di indirizzare le sedi dei diversi paesi nella giusta direzione e assicura un invio corretto dei dati".
Van Vliet ha voluto gestire inoltre il problema della gestione delle diverse versioni. "Quando usavamo ancora Excel, era sempre difficile capire: quali sono i dati più recenti? Chi ha eseguito l'ultima modifica? I rigidi protocolli di controllo delle versioni di Workday Adaptive Planning all'interno della moderna soluzione di pianificazione basata sul cloud dell'azienda ci hanno aiutato a lasciarci alle spalle questi problemi".
"Oggi più che mai, avere la possibilità di elaborare previsioni molto più velocemente è di estrema importanza".nbsp
Sander van Vliet
Manager FP&A presso HelloFresh
Il vantaggio commerciale apportato da questi cambiamenti è lampante. "Siamo in grado di far fronte ai cambiamenti del mercato" afferma van Vliet. "Ora più che mai, avere la possibilità di elaborare previsioni molto più velocemente è di estrema importanza".
Van Vliet fa notare che il team si è avvicinato a un approccio di previsione continua. "Abbiamo creato ciò che chiamiamo una previsione dinamica" afferma. "Tutti i membri del team possono apportare modifiche di continuo, in modo che sia disponibile sempre la previsione più recente".
Inoltre, è stata integrata una pianificazione dei budget per funzione, prosegue van Vliet. "Questo ci permette di diventare un vero partner per l'azienda... di riunirci ogni mese e fornire informazioni su budget, importi effettivi e scostamenti, garantendo così una migliore gestione del business".
E non è una strada a senso unico: "Oltre a ciò, possiamo anche sfruttare queste riunioni come occasioni per ricevere gli input che ci servono per migliorare le proiezioni nelle nostre previsioni. Quindi, considero questo cambiamento una vittoria per tutti".
Ora gli obiettivi dell'azienda riguardano l'integrazione dello stato patrimoniale, del flusso di cassa e dei modelli per le spese in conto capitale all'interno di Workday Adaptive Planning. Nel frattempo, altri reparti, tra cui il marketing, hanno chiesto di entrare a far parte dell'ambiente di pianificazione.
Per le aziende che stanno cercando di implementare una soluzione di pianificazione moderna e basata sul cloud come Workday Adaptive Planning van Vliet ha un paio di suggerimento dal team di HelloFresh: costruire una cultura basata sull'autonomia e trovare la strada più semplice. In fin dei conti van Vliet incoraggia le aziende a mantenere le cose semplici chiedendosi: "Qual è il prodotto finale che voglio creare? E come intendo arrivarci?"
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