Migliora la flessibilità con una pianificazione agile del budget

Prevedere, impartire ordini e controllare sono i pilastri della pianificazione tradizionale del budget. Ma in un mondo fortemente condizionato dai cambiamenti, questi principi possono diventare ostacoli. In un contesto di continui sconvolgimenti, i team Finance devono prediligere la flessibilità al controllo e l'adattamento alle previsioni.  

Le aziende sentono la pressione di restare in vantaggio rispetto alla concorrenza, ma velocità e strategia devono andare di pari passo. Un approccio agile aiuta le aziende a prendere con sicurezza le decisioni giuste in risposta ai cambiamenti e ad agire più tempestivamente.

Le aziende agili innovano suddividendo le grandi sfide in problemi gestibili e testando rapidamente le potenziali soluzioni. Individuare rapidamente ciò che funziona e ciò che non funziona consente ai team di stabilire le priorità in base ai successi, e non in virtù di un approccio top-down. Le aziende agili si concentrano anche su un numero minore di iniziative che vengono portate a compimento più rapidamente. Invece di destreggiarsi tra più progetti, i team agili si concentrano costantemente su specifici obiettivi strategici.   

Nel momento in cui le aziende evolvono in questo senso, anche i team Finance devono adeguare il loro approccio alla pianificazione del budget. 

Principi di pianificazione agile del budget

Il segreto per una pianificazione agile del budget vincente è disporre di informazioni accurate aggiornate in tempo reale su ciò che funziona o che non funziona. A volte nuove informazioni indicano che alcune delle iniziative che erano state pianificate devono essere modificate o annullate, due eventualità di gran lunga preferibili all'ostinarsi a portare avanti iniziative che sicuramente non raggiungeranno i risultati sperati, come accade in molte aziende.

Tre principi chiave della pianificazione agile del budget possono aiutare il Finance e l'intera azienda a diventare più adattabile e reattiva.

1. Pianificare per il breve periodo 

I team Finance non possono prevedere il futuro e cercare di farlo comporta molti rischi. Un budget di un anno o più può vincolare un'azienda a una strategia obsoleta, prospettiva che può rivelarsi pericolosa in un contesto economico volatile. Una pianificazione più frequente e con orizzonti temporali più brevi offre invece alle aziende la flessibilità necessaria per reagire rapidamente ai cambiamenti del mercato. 

2. Privilegiare gli obiettivi strategici

Anche se impegnare un team su più progetti può sembrare un approccio efficiente o addirittura necessario, chiedere alle persone di destreggiarsi tra diverse priorità rischia di renderle molto meno produttive. Lo stesso discorso vale per le aziende. Si raggiungono risultati migliori investendo in poche iniziative strategiche a breve termine piuttosto che cercando di fare tutto in una volta. Individuare i progetti più strategici e sequenziare il lavoro consente ai team di raggiungere gli obiettivi più rapidamente e di creare velocemente valore aggiunto. 

3. Creare cicli di feedback rapidi

Per valutare con precisione quali scommesse stanno dando i loro frutti, i team Finance hanno bisogno di un flusso costante di informazioni. Devono sapere i risultati che ci si aspetta da ogni iniziativa e come verrà misurato il successo. I responsabili dei progetti devono definire queste metriche fin dall'inizio e il team Finance deve verificare i progressi almeno mensilmente per evitare spiacevoli sorprese.

Una partnership più forte tra Finance e strategia

Il passaggio alla pianificazione agile del budget è spesso un grande evento che le aziende faticano ad assorbire. Spesso la leadership, CdA incluso, è coinvolta nei processi di pianificazione, budgeting e finanziamento e può pertanto esitare a cambiare dei processi che hanno funzionato bene in passato. 

Per ridurre le difficoltà e l'ansia legati a un cambiamento così significativo, i team Finance possono passare alla pianificazione agile del budget secondo un approccio iterativo. Partire con una sola unità aziendale o settore di finanziamento può dimostrare l'efficacia su scala ridotta e avviare la costruzione del consenso per un'implementazione più ampia in tutta l'azienda. 

Questo processo ha anche il vantaggio di trasformare il team Finance in un partner strategico più solido in grado di offrire alla leadership informazioni e consigli per prendere decisioni migliori per il futuro.