Pianificazione di scenari: il banco di prova di cui ogni azienda ha bisogno

La pianificazione di scenari prepara le aziende ad affrontare l'incertezza creando un compendio delle potenziali disruption dell'attività. Se eseguita correttamente, rappresenta un approccio strategico per affrontare l'incertezza e visualizzare il futuro, in modo che i team finanziari possano contribuire a rendere l'azienda più agile e dinamica.

La pianificazione degli scenari viene utilizzata dai CFO e dai responsabili Finance per eliminare le congetture ed essere più preparati in tempi di volatilità. Inoltre, può offrire un vantaggio competitivo aiutando le aziende a reagire in modo rapido ai cambiamenti. Se una determinata situazione è stata prevista, le persone dedicheranno il loro tempo ad affrontare e risolvere una crisi piuttosto che ad affannarsi a escogitare un piano. 

Perché è arrivato il momento di pianificare gli scenari

Il momento in cui mettere in campo tutti gli strumenti e le tecnologie disponibili per rispondere ai cambiamenti è adesso. Data la costante incertezza del mondo in cui viviamo, è utile capire che la pianificazione di scenari non consiste nel modellare le probabili cause di una specifica disruption, come ad esempio una pandemia. Questo perché una disruption potrebbe derivare da una serie di cause esterne: un disastro naturale, una crisi del carburante, un crollo della valuta locale, disordini politici, una pandemia... l'elenco è praticamente infinito. In altre parole, è fondamentale creare una pianificazione degli scenari basandosi sugli effetti, non sulle cause.

È quindi importante costruire scenari basati sui probabili impatti ed eseguire simulazioni sulla base di essi. L'esecuzione di scenari "what-if" che prevedono eventualità come la riduzione dei costi o la variazione della domanda aiuta a preparare una serie di piani di emergenza per affrontare gli impatti finanziari, operativi e sul flusso di cassa che potrebbero derivare da svariate disruption.

Un tipico esempio è quello di un cliente di Workday nel settore dell'istruzione superiore che sta elaborando scenari relativi alla didattica online e quindi alla perdita di entrate da vitto e alloggio, alla possibilità che il numero di studenti diminuisca e alle spese associate. Un altro esempio è quello di un'organizzazione sanitaria che ha utilizzato la modellazione multidimensionale basata sui driver per assorbire l'impatto del cambiamento del volume dei pazienti, delle modifiche normative e del crollo dei rimborsi assicurativi.

Indipendentemente dal settore o dal caso d'uso, la pianificazione di scenari multipli consente alle aziende di identificare i fattori di influenza, di modellare scenari in base all'impatto su tali fattori e di affinare la propria capacità di previsione per definire le possibili azioni necessarie in futuro. Si tratta di un banco di prova per una realtà che non si è ancora verificata.

Una pianificazione di scenari che vada oltre il risultato economico

Come fanno queste aziende a prevedere una serie di situazioni future come se avessero una sfera di cristallo? Il segreto è un approccio moderno alla pianificazione.

I moderni processi di pianificazione costante sono alimentati da dati in tempo reale, da una potente automazione e da tecnologie avanzate come il machine learning per aiutare i pianificatori di tutta l'azienda a modellare scenari "what-if" praticamente senza limiti, iterando rapidamente più scenari per identificare i risultati più probabili e le azioni più efficaci. Le piattaforme più avanzate aiutano persino a identificare le previsioni errate, così da poter avere maggiore fiducia negli scenari modellati. Nel frattempo, il monitoraggio dei risultati permette di identificare trend e schemi che potrebbero affinare ulteriormente il modello di scenario.

Integrando nel modello di pianificazione gli input finanziari e non che potrebbero essere influenzati dalle disruption, è possibile tracciare un maggior numero di analogie tra i driver e comprendere meglio come interagiscono. Il tuo piano di risposta sarà più completo, esteso su più reparti e consentirà un'esecuzione più rapida e mosse più precise. La pianificazione riguarda l'aspetto finanziario, la forza lavoro e le vendite.

Processi di pianificazione di scenari

La piattaforma giusta consentirà ai CFO e ai loro team di modellare un numero infinito di scenari, e modellarne un numero sufficiente potrebbe fare la differenza tra successo e fallimento. Assicurati però che questi scenari siano ancorati ai tuoi principali business driver, in modo da evitare di perdere tempo in ricerche di scarso valore che tengono le risorse impegnate a considerare impatti estremamente improbabili. Per fare un esempio estremo e fantasioso, la scoperta di una fonte di energia pressoché gratuita e illimitata riplasmerebbe radicalmente il nostro mondo e sconvolgerebbe interi settori, ma ci sono poche possibilità che ciò accada in tempi brevi.

Tieni comunque conto di un'ampia gamma di risultati, tra cui lo scenario migliore, lo scenario peggiore e il più probabile. Generare una visione a 360 gradi dei potenziali risultati aiuta te e i tuoi leader aziendali a prendere decisioni migliori. Inoltre, lo sviluppo di una forte comunicazione interna per distribuire e diffondere gli scenari in modo rapido e alle persone giuste ti permette di gestire al meglio l'evoluzione delle condizioni e di cambiare rapidamente rotta.

Per avviare il processo di modellazione di scenari "what-if", poni domande che ti aiutino a esplorare a fondo le possibilità di un'interruzione dell'attività, di una guerra dei prezzi, di un calo delle entrate o di qualsiasi altro scenario per cui valga la pena prepararsi:

• Come incidono sulle previsioni dei ricavi i fattori finanziari come i ricavi differiti o i mancati pagamenti? Come influiranno sulla pianificazione della domanda se si verificano potenziali chiusure di sedi o di squilibri a livello di scorte?
• Come bilanciare le esigenze a breve termine della forza lavoro con quelle a lungo termine dell'azienda?
• C'è una carenza di un determinato set di skill che attualmente è molto richiesto e che manca nella tua zona? Come si possono reperire persone con queste competenze?
• Cosa succederebbe se rinunciassi ad assumere fino al prossimo trimestre o addirittura a quello dopo?
• Cosa succede se devi ridurre la retribuzione dei dipendenti o il personale?
• Come modificherai i tuoi obiettivi o i tuoi preventivi e quale sarà l'effetto domino per tutto il reparto vendite?
• Cosa succede se la pipeline di vendita si congela o si riduce?
• Come ti puoi regolare in caso di riduzione delle risorse di vendita e quale sarà l'impatto sulle prenotazioni, sulla produttività e sui costi?
• In che modo la stagionalità influirà su un flusso di cassa già compromesso?

Non diventerai un indovino, ma puoi diventare più preparato

Potresti non essere in grado di prevedere la prossima pandemia, la prossima recessione o l'ultimo progresso tecnologico che rivoluziona il tuo settore, ma se modelli un numero sufficiente degli scenari "what-if" più critici, puoi affrontare le disruption con agilità. E questo potrebbe essere il risultato più prezioso di tutti.