Cosa si intende per xP&A?

xP&A è l'abbreviazione di "pianificazione e analisi estesa" e indica la pratica di estendere la pianificazione finanziaria moderna all'intera azienda. Ma non si tratta di una novità: questo modello esisteva già anni fa con il nome di "pianificazione a livello aziendale".

I responsabili del Finance hanno visto come una pianificazione e analisi moderna serva a potenziare agilità e strategia aziendale e sanno da anni che questo approccio può trasformare anche altri ambiti dell'impresa. Un'esperienza che si rivela tanto più preziosa oggi, quando si tratta di superare le conseguenze della pandemia da COVID-19.

Il ruolo crescente che ha l'estensione delle best practice di FP&A oltre il Finance ha di recente ricevuto il beneplacito ufficiale di Gartner. La relazione "Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions 2020", prodotta dall'illustre società di consulenza, riporta: "Entro il 2024, il 70% dei nuovi progetti di pianificazione e analisi finanziaria diventeranno progetti di pianificazione e analisi estesa (xP&A) e il loro ambito andrà oltre il settore Finance, raggiungendo altre aree di pianificazione e analisi aziendale."*

Noi di Workday possiamo confermare che una pianificazione costante, onnicomprensiva e collaborativa che raggiunga ogni angolo dell'azienda è una prassi non solo esistente, ma in ascesa.

Noi promuoviamo questo approccio fin da quando abbiamo iniziato a illustrare ai clienti i vantaggi di una pianificazione moderna (in termini di piattaforme e processi) negli ambiti della gestione finanziaria, commerciale, operativa e del personale. Le nostre soluzioni per la pianificazione aziendale si distinguono per l'automazione potente, la scalabilità a livello dell'intera impresa, i processi intelligenti assistiti dal machine learning, la disponibilità ininterrotta del cloud e la premiata agevolezza d'uso.

Tutte queste caratteristiche sono integrate nelle soluzioni proposte da Workday fin dalla fase di progettazione. Siamo infatti convinti che i vantaggi della pianificazione aziendale possano concretizzarsi solo se si armonizza la gestione finanziaria con quella operativa in un unico processo unificato e senza intoppi.

Il Finance come coordinatore privilegiato della pianificazione estesa

Il Finance è, per definizione, il custode dei dati aziendali, per cui è naturale che sia questa funzione a dover promuovere la pianificazione a livello dell'intera impresa. Gartner spiega: "Il Finance si trova in una posizione privilegiata per dirigere le attività di pianificazione e analisi finanziaria costante (FP&A) a livello aziendale. I legami del Finance con tutti gli altri ambiti dell'azienda lo mettono in grado di produrre decisioni e risultati di qualità superiore."*

Gartner arriva ad affermare che "entro il 2024, il 50% delle nuove implementazioni, upgrade e sostituzioni nell'ambito della pianificazione e analisi finanziaria proverrà dai fornitori dei dati finanziari principali, per via dell'integrazione superiore che offrono."*

L'integrazione non è mai stata così importante. Se parliamo della gestione operativa, dove i piani vengono aggiornati più spesso e si avvalgono di volumi maggiori di dati, è evidente che conoscere l'impatto finanziario di ciascuna decisione può attenuare il rischio che comporta prendere una decisione piuttosto che un'altra. In più, l'accesso a dati operativi ed effettivi sempre aggiornati può aumentare la fiducia nel CdA nelle previsioni aziendali. E chi non vorrebbe avere un po' più di fiducia nel contesto odierno?

La pianificazione di livello aziendale: i requisiti della xP&A

Mettere a punto una soluzione di pianificazione a livello aziendale non è una passeggiata. È un'attività che richiede tre elementi fondamentali.

Una piattaforma flessibile ed estendibile di modellazione

Chi costruisce modelli servendosi di software tradizionali di pianificazione deve accontentarsi di un numero limitato di dimensioni, o sa fin troppo bene di dover aspettare a lungo per vedere i risultati. Per risolvere il problema e realizzare una modellazione di livello aziendale, abbiamo messo a punto la nostra Elastic Hypercube Technology, un motore rivoluzionario (per cui abbiamo presentato domanda di brevetto) che non costringe l'azienda a scendere a compromessi: la Elastic Hypercube Technology non rallenta la produzione di insight né limita il numero di scenari che si possono esaminare. Ciò significa poter creare modelli per qualsiasi scopo. L'impresa può così mettere a punto modelli e piani a livello di gruppo di lavoro e poi riunire insieme tali piani in un unico modello aziendale onnicomprensivo. È la modellazione nell'era della xP&A.

La capacità di pianificare-attuare-analizzare i processi aziendali senza soluzione di continuità

La pianificazione non è un'attività isolata, specialmente nell'ambito della xP&A. Affinché la pianificazione sia davvero di livello aziendale, i piani devono essere integrati tra loro per produrre una visione d'insieme sull'impresa. La nostra architettura federata consente a ciascuna funzione o unità operativa di avere una propria istanza di pianificazione, e al tempo stesso permette di comporre le tessere del mosaico in un unico piano onnicomprensivo. Grazie alla pianificazione federata è possibile modificare un piano e aggiornare in automatico tutti i piani collegati. Con questo tipo di architettura, è inoltre facile armonizzare la pianificazione con gli applicativi (ad es. di gestione finanziaria o del capitale umano) che servono per attuare i piani, nonché analizzare dati e risultati al fine di migliorare i processi decisionali. La pianificazione di livello aziendale richiede un'unica fonte di dati cui attingano piani e applicativi usati nella fase di pianificazione e attuazione, come accade per le applicazioni di Workday. Come nota Gartner: "Gli applicativi riuniti in una suite si alimentano di dati provenienti da un'unica fonte e hanno in comune gli stessi metadati e dati master. Di conseguenza, la reportistica e governance finanziaria complessiva a livello aziendale ne esce notevolmente rafforzata."*

Semplicità di adozione e uso

Le piattaforme tradizionali di pianificazione sono notoriamente ostiche da implementare e usare. Per questo non sono mai uscite dal reparto Finance: i loro ambienti complessi le hanno condannate a essere appannaggio esclusivo di pochi analisti altamente specializzati. Per passare alla xP&A, si è reso necessario capire che nelle aziende la pianificazione è invece appannaggio di tutti. Pianificare deve pertanto essere semplice. Per fare un esempio di come abbiamo migliorato la fruibilità del sistema citeremo le dashboard attive, presentate quest'anno in occasione di Adaptive Live; queste dashboard, fondendo la pianificazione mediante driver con le analisi interattive, consentono agli utenti di valutare in tempo reale l'impatto delle modifiche che apportano. E le regole di accesso ai dati danno agli amministratori di sistema un controllo assai articolato su quello che gli utenti possono visionare e modificare, facilitando di molto la partecipazione attiva e sicura degli stakeholder alla pianificazione a livello dell'azienda.

Verso la pianificazione di livello aziendale: la xP&A all'opera

Il viaggio verso la pianificazione di livello aziendale parte in genere dal Finance. Molte aziende, dopo aver toccato con mano i risultati in questo ambito, la estendono ad altri reparti quali HR (pianificazione della forza lavoro) e commerciale (pianificazione delle vendite), ricollegando entrambi i piani al modello unico del gruppo. Un ambiente federato di questo tipo fa sì che ciascuna società e funzione possa pianificare come crede, ma che tutti i piani confluiscano poi in un unico piano onnicomprensivo proprio del gruppo. In questo modo l'azienda diventa più agile e competitiva, poiché prende le decisioni fondandosi sui dati e non sulle sensazioni di pancia.

Come emerge dai sondaggi, i clienti che hanno adottato Workday Adaptive Planning sono l'esempio lampante di come la pianificazione di livello aziendale sia il futuro del business. Dando prova di applicazioni classiche della xP&A, hanno esteso la pianificazione moderna ai più svariati ambiti quali il magazzino e la produzione, la modellazione dei tempi di vendita dei rappresentanti e la determinazione dei prezzi dei prodotti. Molti altri usano la nostra soluzione di pianificazione della forza lavoro per modellare il numero ottimale di effettivi, e ancor più sono quelli che si affidano al loro ambiente di pianificazione per ideare una strategia di ritorno in ufficio dopo la recente ondata di sconvolgimenti.

Prendiamo Rubrik, fornitore globale in rapida crescita di soluzioni cloud per la gestione e la protezione dei dati. Rubrik all'inizio ha adottato Workday Adaptive Planning in ambito Finance per snellire la definizione dei budget e velocizzare la chiusura dei conti trimestrali. Avvalendosi di quell'esperienza positiva e con in mente la volontà di migliorare il piano dei ricavi quanto ad accuratezza e speditezza, l'azienda ha esteso l'uso di Workday Adaptive Planning alla gestione finanziaria e operativa del reparto commerciale per automatizzare le prenotazioni, migliorare capacità e produttività dei venditori e pianificare e gestire territori e quote di vendita.

Ajay Sabhlok, Vice President of IT Business Applications presso Rubrik, descrive il passaggio dell'azienda alla pianificazione di livello aziendale come un vero e proprio salto in avanti.

"Automatizzare in modo unificato tutte le attività di pianificazione dell'azienda," dichiara Sabhlok, "significa gettare le basi per la crescita futura."

Alla fine, è proprio in questo che consiste la pianificazione di livello aziendale. In un mondo in cui il futuro è ogni giorno più incerto, l'agilità è vitale per la sopravvivenza. Come già sanno migliaia di clienti di Workday, e come tanti altri operatori del settore stanno cominciando a capire, il Finance è il direttore d'orchestra che deve indicare all'intera azienda come mettere a punto i piani per il futuro. Puoi chiamarla come vuoi (xP&A, pianificazione di livello aziendale o altro), ma una cosa è certa: è questa la pianificazione del futuro.

*Gartner (2020) Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions, Robert Anderson, John Van Decker, 21 febbraio 2020.

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