La tua azienda sta lavorando con più collaboratori esterni, consulenti e collaboratori occasionali? Potrebbe essere il momento di valutare come stai gestendo la tua forza lavoro estesa.
Che sia per soddisfare repentini cambiamenti del settore, colmare gli skill gap o attrarre talenti, molte aziende ricorrono sempre più spesso a collaboratori esterni (lavoratori a tempo determinato, consulenti, collaboratori occasionali e così via). Infatti, il 36% dei lavoratori intervistati nel 2022 si è definito "lavoratore autonomo", rispetto al 27% di uno studio condotto nel 2016. Questa evoluzione sta portando la gestione della forza di lavoro estesa in primo piano nella strategia aziendale.
Molte aziende sono pertanto alla ricerca di una tecnologia che le aiuti a gestire l'intero ciclo di vita dei collaboratori esterni, vale a dire le attività di sourcing, engagement, gestione, fatturazione, reportistica e offboarding. Nel report "Workforce Ecosystems: A New Strategic Approach to the Future of Work" a cura della MIT Sloan Management Review e di Deloitte, si afferma che oggi i manager si sentono spesso schiacciati tra due realtà.
Da una parte c'è una forza lavoro che dipende sempre più da collaboratori esterni e dall'altra ci sono pratiche, sistemi e processi di gestione progettati per i dipendenti.
La soluzione migliore per supportare il cambiamento e l'adattabilità della forza lavoro estesa consiste nell'utilizzare un sistema di gestione dei fornitori (VMS) collegato direttamente al sistema di gestione del capitale umano (HCM). I sistemi VMS hanno il vantaggio di essere strumenti dedicati alla forza lavoro estesa che offrono solide funzionalità di fatturazione, collaborazione con i fornitori e funzioni uniche per il supporto dei collaboratori esterni.
Nella sua forma più semplice, un VMS è una soluzione software che consente di gestire il ciclo di vita della forza lavoro estesa. La maggior parte delle soluzioni VMS prevedono funzionalità basilari come la registrazione e la gestione dei dati dei collaboratori esterni, ma alcune offrono anche altre un'ampia varietà di funzionalità a supporto della forza lavoro estesa, come ad esempio:
Con la progressiva crescita della forza estesa diventa essenziale disporre di un sistema VMS per mettere in atto una strategia di gestione della forza lavoro efficace. Anche se le soluzioni VMS sono spesso utilizzate dal team PMO (gestione dei programmi) o da un provider di servizi gestiti (MSP) per supportare le attività di gestione quotidiane, i dati raccolti possono essere utilizzati da tutta l'azienda. I responsabili dei reparti HR, Finance e IT possono accedere ai dati e analizzarli con facilità per migliorare la pianificazione della forza lavoro e creare una strategia di gestione della forza lavoro interattiva.
Dal report "Global Talent Trends" di Mercer risulta che il 62% delle aziende sta dando all'HR maggiori responsabilità e controllo sui talenti esterni. Poiché i team HR assumono più talenti esterni per colmare importanti skill gap, devono essere in grado di tenere conto dei collaboratori occasionali per la definizione del budget, la pianificazione e le previsioni. Secondo la Society for Human Resource Management, arriva al 68% la percentuale della forza lavoro esterna che non viene presa in considerazione nella pianificazione e nei budget dei talenti.
Molti executive team stanno attualmente cercando una tecnologia in grado di unificare i dati operativi, Finance e HR per modernizzare le strategie aziendali e valutare le esigenze di manodopera esterna in fase di pianificazione. Un VMS può fornire ai team i dati necessari per pianificare la forza lavoro estesa, sia che si tratti di collaboratori occasionali, consulenti o altri lavoratori a tempo determinato. Questi sistemi rappresentano anche una piattaforma per collaborare in modo sicuro con i fornitori, per avere maggiore visibilità sulle loro performance e per promuovere una relazione reciprocamente vantaggiosa.
"I manager oggi si sentono spesso schiacciati tra due realtà. Da una parte c'è una forza lavoro che dipende sempre più da collaboratori esterni."
I sistemi VMS sono inoltre preziosi per creare ecosistemi tecnologici allineati, una priorità assoluta per i manager di tutti i team. Se connesso in modo nativo con un software HCM e finanziario, un sistema VMS può fungere da hub per tutto ciò che riguarda la forza lavoro estesa e fare circolare senza problemi i dati tra i sistemi. In questo modo si ottiene maggiore visibilità sui costi, sul sourcing e sulla pianificazione dei collaboratori esterni e si dà vita a un ecosistema tecnologico semplice e allineato utile per gestire l'intera forza lavoro.
Reportistica e analytics affidabili, così come analisi dettagliate dei costi per i progetti SOW, offrono ai manager un quadro completo delle loro esigenze di manodopera estesa. Dal momento che i manager possono tenere conto dei collaboratori esterni fin dall'inizio piuttosto che considerarli un optional da includere in un secondo tempo, riusciranno a elaborare strategie complessive più efficaci e una migliore pianificazione finanziaria.
I costi di manodopera sono una delle voci di spesa principali associate ai collaboratori esterni. Anche quando acquisiscono informazioni sui collaboratori esterni, molte aziende tendono a utilizzare il loro HCM o altri sistemi che non sono stati progettati specificamente per la forza di lavoro estesa. Senza una visione unificata di tutti i tipi di collaboratori estesi, i team di procurement possono avere difficoltà a monitorarne e gestirne i costi.
La disponibilità di un'unica fonte completa di dati relativi ai collaboratori esterni consente al team di procurement di gestire con efficienza costi e collaboratori. Unificando i dati, la previsione dei costi e delle esigenze diventa un processo semplice, che può essere potenziato da una connessione nativa tra il sistema VMS, l'HCM e il software finanziario.
Una volta che ha creato un'unica base dati per i collaboratori esterni, l'azienda può collegarla alla soluzione HCM e migliorare ulteriormente la sua visibilità. Anziché esaminare separatamente i dati sui dipendenti full-time e sui collaboratori esterni, i manager potranno visualizzare e analizzare i dati sull'intera forza lavoro. Ottenendo una visione end-to-end della spesa totale per la forza lavoro, del resourcing per i progetti SOW e così via, l'executive team può pianificare strategicamente assunzioni e budget.
La connessione di VMS e HCM rappresenta anche un vantaggio significativo per i dipendenti che utilizzano i sistemi ogni giorno. L'eliminazione delle attività di routine e l'aumento dell'efficacia dei dati del sistema consentono di creare pool di talenti accurati per gli hiring manager. L'allineamento dei due sistemi si traduce anche in workflow semplificati che permettono ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro in modo snello ed efficiente.
Se servono soluzioni per ridurre le violazioni di sicurezza quando si impiegano collaboratori esterni, i sistemi VMS offrono workflow semplificati, dal sourcing all'onboarding, che assicurano che ogni fase del ciclo di vita del collaboratore sia stata completata.
I workflow possono essere creati per soddisfare le esigenze specifiche dell'azienda. Indipendentemente dal fatto che la tua necessità sia quella di verificare la conformità dell'incarico o di rimuovere l'accesso dopo l'offboarding, un VMS interagisce con i tuoi sistemi e processi per supportare la forza lavoro esterna.
Man mano che la tua forza lavoro estesa cresce, la tua azienda avrà sempre nuove esigenze in termini di attrezzature e pagamento dei collaboratori. Se il tuo team non è in grado di riconfigurare il VMS o trova il sistema difficile da usare, è possibile che i tuoi dipendenti non vogliano utilizzarlo affatto.
Il VMS giusto per la tua azienda sarà abbastanza intuitivo e flessibile da soddisfare le tue esigenze anche quando il business o il contesto economico cambiano. L'adattamento dei workflow alle esigenze del tuo team si traduce anche in una maggiore agilità e consente di lavorare in modo più smart, senza sovraccarichi. E se questi workflow dovessero cambiare, il team può gestire gli aggiornamenti come meglio credi, con la flessibilità di cui hai bisogno per rimanere agile ben oltre il passaggio a un VMS.
Quando è collegato all'HCM, il sistema VMS offre visibilità completa e funzionalità di automazione con cui ridurre il carico di noiose attività amministrative e gestire l'intera forza lavoro. Ottimizzando le strategie aziendali, continuando a utilizzare collaboratori esterni e usando un sistema VMS avrai tutto ciò di cui hai bisogno per adattarti a qualsiasi nuova esigenza.
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