Hoe Veolia zorgt voor financiële wendbaarheid tijdens een wereldwijde crisis

Binnen de C-suite is de financefunctie traditioneel langzamer dan andere bedrijfsonderdelen als het gaat om digitale transformatie. Maar nu verschillende macro-economische ontwikkelingen vragen om snellere besluitvorming en beter gebruik van data halen financeleaders wereldwijd hun achterstand in en kiezen ze voor innovatie en nieuwe, flexibelere manieren van werken. 

Yael Leblanc, Group Finance Transformation Director bij Veolia, een internationaal bedrijf in milieuservices gevestigd in Frankrijk, is een van die leaders. Leblanc sprak onlangs met Workday's Frederic Portal, Solution Marketing Director, EMEA Financials, over keuze van Veolia voor finance in de cloud.

Kunt u onze lezers iets vertellen over Veolia en over uw achtergrond in finance?

Veolia is wereldleider in milieuservices op het gebied van water, afval en energie. We hebben ongeveer 171.000 werknemers in meer dan 50 landen, op zo'n 2000 locaties. Het bedrijf had eind 2019 een omzet van 27 miljard euro. 

Ik werk al 12 jaar voor Veolia en ben sinds 2018 Director of Finance Transformation op groepsniveau. Voor Veolia heb ik negen jaar bij een adviesbureau gewerkt.

Kunt u de organisatiestructuur van Veolia beschrijven en vertellen over de factoren die hebben geleid tot een verandering binnen finance?

Als internationale business werken we per op landniveau, behalve in Frankrijk waar we op brancheniveau werken. Elk land heeft zijn eigen unieke managementstructuur en de mogelijkheid om te opereren met een of meer van onze businesses. De financefunctie is de ruggengraat van onze groep en heeft meer dan 4500 mensen aan het werk.

In 2018 hebben we ons transformatieprogramma voor finance gelanceerd, met vier pijlers: talent, organisatie, proces en digitaal. Onze prioriteiten waren om de manier waarop we werkten te vereenvoudigen en om een modernere, efficiëntere en collaboratieve financefunctie te worden. Een belangrijk onderdeel hierbij was het financesysteem dat we gebruiken en het verbeteren van de kwaliteit en betrouwbaarheid van onze data zodat we betere beslissingen konden nemen - in realtime.

Uw transformatieprogramma voor finance liep gelijktijdig met een door IT geleid initiatief om Veolia naar de cloud te verhuizen. Kunt u ons daarover wat meer vertellen?

Ons programma liep parallel aan een internationaal project genaamd 'Move to the Cloud', dat, zoals de naam al zegt, bedoeld was om de infrastructuur achter onze bestaande tools naar de cloud te verplaatsen. Het programma, geleid door ons IT-team, bracht grote veranderingen met zich mee. Zo moesten alle nieuwe tools SaaS zijn, ongeacht de functie. Dit leidde ons naar Workday, omdat we het aantal ERP-systemen binnen de groep hadden, wilden verminderen. Om u een idee te geven, we hadden er meer dan 50!

Als u een project als dit gaat aanbesteden, denk ik dat het heel gemakkelijk is om bij de 'usual suspects' en oudere leveranciers terecht te komen. Maar wat Workday ons liet zien was zeer overtuigend. We waren onder de indruk van de strakke en moderne gebruikersinterface, hoe makkelijk die te gebruiken was en, misschien wel het belangrijkste, hoe het transactiedata en andere data samenbrengt in dashboards die managers, accountants en ander personeel kunnen gebruiken om snelle beslissingen te nemen.

Terwijl ik hier met u in gesprek ben, zijn we nog niet live op Workday. We zitten in de projectfase en we hopen in januari 2021 live te gaan. We kijken uit naar de eerste feedback van onze gebruikers terwijl het project de live-fase ingaat.

Hoe heeft de coronapandemie uw bedrijf beïnvloed en hoe heeft u zich aangepast aan digitaal werken op afstand?

We zijn tijdens de pandemie in alle regio's blijven opereren, met een lichte daling in activiteiten van medio maart tot medio mei, Maar we werken nu weer op een normaal niveau. Het project 'Move to the Cloud' heeft hier zijn waarde echt bewezen, omdat de organisatie zich goed heeft aangepast aan het werken op afstand. Omdat we al naar de cloud waren gegaan en onze werknemers hadden uitgerust met Google Chromebooks, hadden ze allemaal toegang tot onze apps, ongeacht hun locatie. Dit was vooral belangrijk voor het operationele personeel, met name het financeteam.

Ik wil ook nog noemen dat we tijdens de pandemie bezig waren met het uitrollen van Workday Financial Management in het Verenigd Koninkrijk en Frankrijk. We konden hier zonder onderbrekingen mee doorgaan. Die projecten bleven op schema, wat onder de omstandigheden vrij verbazingwekkend is.

Er wordt veel gepraat over hoe het 'nieuwe normaal' eruit zal zien. Hoe ziet u uw organisatie in de nabije toekomst veranderen en welke rol zal digitalisering spelen?

Wat interessant is - en ik denk niet dat we het enige bedrijf zijn dat zo denkt - heeft de crisis onze digitale transformatie juist versneld. Het heeft ons ook geholpen om een aantal van de mensen die zich verzetten tegen verandering, te overtuigen. Ze begrijpen hoe belangrijk dit nu is voor de organisatie. 

In de context van de crisis die we zojuist hebben meegemaakt: digitaal is absoluut noodzakelijk. Een goed voorbeeld hiervan zijn onze activiteiten in China, waar we zijn overgestapt van een 100% handmatige workflow naar een volledig digitaal plannings-, budgetterings- en forecastingproces. We kunnen de toekomst niet voorspellen, maar we hebben nu de instrumenten om ons te helpen plannen voor verandering en onzekerheid, en dat geeft vertrouwen.

Zijn er tips of adviezen voor andere organisaties die aan een soortgelijke reis beginnen?

Afstappen van traditionele ERP-systemen is een zegen, maar die verandering vereist ook een mentaliteits- en cultuuromslag. Bedrijven moeten zorgen dat het glashelder is wat ze willen bereiken. Het begrijpen van hun processen, hoe ze hun managementmodel willen structureren en hoe ze met de business communiceren zijn allemaal belangrijke zaken om rekening mee te houden.