3 manieren waarop Ralph Lauren het inkoopproces versnelt

Als toonaangevend luxemerk is het de missie van Ralph Lauren om mensen te laten dromen van een beter leven, met authenticiteit en tijdloze stijl. Met een omzet van meer dan 6 miljard dollar is het inkoopteam bij Ralph Lauren verantwoordelijk voor de inkoop van alle merken van het bedrijf op meer dan 600 locaties. Om altijd aan de vraag te kunnen voldoen moet het team volledig inzicht hebben in alle leveranciers, contracten en lopende aanvragen.

Juan Ahmad, Global Procurement Leader bij Ralph Lauren, deelde tijdens Conversations for a Changing World zijn inzichten over het leiden van een inkoopafdeling van wereldklasse bij het Fortune 500-bedrijf.

Ahmad en zijn team beheren meer dan 1 miljard dollar aan indirecte uitgaven en ondersteunen de strategische besluitvorming voor marketing, IT, HR en andere afdelingen. Maar, het veroveren van die spreekwoordelijke plaats aan tafel ging niet van de ene dag op de andere. Het team is bijna vier jaar bezig geweest met een inkooptransformatie, wat zijn vruchten heeft afgeworpen tijdens de eerste onrustige maanden van de pandemie.

Volgens een recent onderzoek van Deloitte naar de rol van Chief Procurement Officer (CPO) ondergaat de inkoopfunctie een ingrijpende transformatie. Mede veroorzaakt door verstoringen in de supplychain en de arbeidsmarkt zijn CPO's hun prioriteiten aan het bijstellen om inkoop naar een hoger plan te tillen. Volgens Deloitte geeft 78% van de ondervraagde CPO's aan dat het verbeteren van de operationele efficiëntie hun hoogste prioriteit is, terwijl 82% van de respondenten tot 20% van hun tijd besteedt aan risicobeperking en compliance. Opmerkelijk is dat 70% van de hoogpresterende inkoopafdelingen vaker betrokken is bij de strategische besluitvorming dan hun minder goed presterende tegenhangers.

Om de prestaties van het inkoopteam te kunnen verbeteren moest Ralph Lauren technologie inzetten, zodat het meer kon doen met minder resources. Tijdens 'Conversations for a Changing World' deelde Ahmad drie best practices om meer waarde toe te voegen aan de business.

Efficiëntie verhogen via automatisering en gestroomlijnde samenwerking

Zoals veel retailers had Ralph Lauren tijdens de pandemie te maken met tekorten in de bevoorrading, verstoorde waardeketens en winkelsluitingen. Vanwege de lockdowns daalden de consumentenbestedingen in 2020. Hierdoor kwamen budgetten in de knel en moest het team met creatieve oplossingen komen om de belangrijkste doelstellingen toch te halen. Tijdens zijn sessie gaf Ahmad inkoopmanagers het advies om hun doelstellingen beter af te stemmen op de bedrijfsstrategie om buy-in te krijgen en sourcing tot een succes te maken.

Om processen te stroomlijnen investeerde Ahmad in technologie die handmatige taken zoals data-invoer en rapportages automatiseerde. Op die manier kreeg zijn team meer tijd voor strategische initiatieven zoals bedrijfscontinuïteitsplanning en kostenbesparingen. Ook investeerde Ahmad in een proactieve benadering van spendmanagement, om zo een totaalbeeld te krijgen van de contractuele verplichtingen en aanstaande renewals. Tot slot heeft Ahmad ervoor gezorgd dat zijn team op eenduidige wijze kan opereren door het centraliseren van samenwerking in één system of record.

Risico's beperken dankzij sterke leveranciersrelaties

Risicomanagement is een steeds belangrijkere rol gaan spelen in de strategische bedrijfsplanning. Uit een recent onderzoek getiteld 'Managing Procurement Risk', gesponsord door Workday en uitgevoerd door Harvard Business Review Analytic Services, bleek dat 95% van de bedrijven te maken kreeg met een verstoorde supplychain als gevolg van de pandemie. Ralph Lauren was geen uitzondering. Voor Ahmad was de stabiliteit van de supplychain een topprioriteit. Risicobeheersing alleen was niet genoeg. Ahmad en zijn team hadden een manier nodig om op potentiële risico's te anticiperen voordat ze de activiteiten konden ontregelen.

Hoe hij dat voor elkaar kreeg? Door sterke partnerschappen aan te gaan met zijn strategische leveranciers. Al voor 2020 besteedden Ahmad en zijn team veel tijd aan het opbouwen van relaties met leveranciers. Tijdens de turbulente pandemie kon Ahmad dankzij deze sterke relaties koers houden en het bedrijf vooruithelpen. Om deze partnerschappen aan te gaan, pleit Ahmad voor open communicatie met leveranciers. Door het optimaliseren van de samenwerking met partners kunnen inkoopmanagers proactief plannen voor mogelijke disruptie.

Inzichten die de strategische besluitvorming stimuleren

De rol van inkoop is aan het veranderen en teams moeten in staat zijn om op te treden als strategische adviseurs voor de business. Voor het inkoopteam bij Ralph Lauren vroeg dit om "zowel bottom-up als top-down aanpassingen", zei Ahmad. Nauw samenwerken met stakeholders om de waarde van inkoop aan te tonen was een belangrijke eerste stap om een plaats aan tafel te krijgen.

Het is ook belangrijk om de visie en de doelen van het inkoopteam duidelijk te maken aan stakeholders, zei Ahmad. Als je de waarde van je team kunt aantonen en stakeholders duidelijk maakt hoe je ze bij hun zakelijke doelstellingen kunt helpen, zorg je voor een stevige vertrouwensbasis en versterk je de strategische samenwerking. 

Meer weten over de inkooptransformatie bij Ralph Lauren? Bekijk de volledige sessie met Juan Ahmad op Conversations for a Changing World.