8 manieren om leverancierscontracten beter te managen

Geen enkel bedrijf is een eiland, al helemaal niet in een wereld die steeds meer onderling verbonden is. Om aan de veranderende klantverwachtingen te voldoen, hoogwaardige producten te leveren en de business te schalen, moeten alle bedrijven een beroep doen op een groeiend leveranciersecosysteem. Van kantoorbenodigdheden tot software-implementatie en facilities management, leveranciers zijn essentieel voor zakelijk succes. 

Naarmate bedrijven steeds meer leveranciers nodig hebben om de business vlot te laten draaien, staan leaders van strategische sourcing en procurement voor de uitdaging om leverancierscontracten effectief te organiseren en te managen. 

Hoewel sourcingteams inzien dat een holistische managementstrategie voor leverancierscontracten tijd en geld kan besparen, werken de meeste bedrijven nog steeds met ad-hocprocessen waarbij elk geval apart wordt bekeken. In de veranderende wereld van leveranciersmanagement voldoet de oude aanpak van contractbeheer niet meer. In dit artikel gaan we dieper in op het managen van leverancierscontracten om u en uw team praktische manieren te geven om uw eigen contractmanagement een boost te geven. 

Wat houdt het managen van leverancierscontracten in? 

Management van leverancierscontracten is een integraal onderdeel van het beheer van de contractlevenscyclus. Het is het proces waarmee procurementteams samenwerken met leveranciers om de zakelijke doelstellingen te bereiken. Hoewel contractmanagement volgens velen alleen om het ondertekenen van de documenten draait, gaat het veel verder dan de overeenkomsten zelf. 

Voordat er nog maar over de contracten wordt onderhandeld, moeten leaders van strategische sourcing en procurement eerst de meest geschikte leveranciers zien te vinden. Vaak gebeurt dit via een offerteprocedure (ook wel 'request for proposal' of RFP), waarbij verschillende opties zorgvuldig worden geëvalueerd om de beste partners te vinden. Na het selecteren van een leverancier beginnen de teams met de contractonderhandelingen om een akkoord te bereiken over de benodigde producten of diensten, de duur van de overeenkomst, betalingsvoorwaarden, verlengingsopties en meer.

Nadat de contracten zijn ondertekend, moeten teams voor strategische sourcing de leveranciersprestaties volgen en ervoor zorgen dat leveranciers aan hun contractuele verplichtingen voldoen. Sourcing en procurement moeten ook zicht houden op lopende overeenkomsten, zodat ze niet worden verrast door verlengingen of deadlines. Management van leverancierscontracten was altijd een handmatig proces waarbij contracten los in bureaulades lagen of op verschillende desktops en gedeelde schijven stonden. Met deze ad-hocmethode moesten procurementprofessionals zich vaak door lange e-mailgesprekken en onhandige systemen heen worstelen om cruciale contractgegevens te vinden. Zonder duidelijk inzicht in contractdata lopen veel sourcingteams het risico om hun sterke positie te verliezen en geld te verspillen. 

8 best practices voor het managen van leverancierscontracten 

Strategisch contractmanagement is een cruciaal onderdeel van de puzzel voor procurementleaders die sourcing een belangrijkere rol willen geven in het bedrijf. Wanneer sourcing- en procurementleaders toegang hebben tot hun contractdata, kunnen ze beter hiaten identificeren, besparingskansen zien en de samenwerking met hun strategische leveranciers uitbreiden. Dit zijn slechts enkele manieren waarop u het managen van leverancierscontracten van een tactische oefening in een strategische kans kunt veranderen:

1. Betrek belangrijke stakeholders proactief bij het proces. Partners zoals finance-, tech- en juridische teams worden maar al te vaak te laat bij het contractproces betrokken, wat tot vertragingen in de onderhandelingen of zelfs geschonden overeenkomsten kan leiden. Het is essentieel om vóór de leveranciersonderhandelingen met deze stakeholders op één lijn te komen over de vereisten op het gebied van finance, compliance en dataprivacy waaraan leveranciers moeten voldoen voordat u ermee in zee gaat.  

2. Maak de verwachte prestaties vroeg duidelijk. Om vroegtijdige beëindigingen of ondermaatse samenwerkingen te voorkomen, moet u van tevoren duidelijk zijn over uw prestatieverwachtingen. Door de evaluatiecriteria tijdens de contractfase te delen, kunt u niet alleen leveranciers uitsluiten die niet aan de normen van uw bedrijf voldoen, maar kunt u ook voor transparantie zorgen tussen uw team, uw leveranciers en uw stakeholders. Dergelijke zichtbaarheid creëert sterke, hoogpresterende partnerships. 

3. Centraliseer uw contractdata. Een van de grootste obstakels voor strategisch contractmanagement is het gebrek aan inzicht in leveranciersdata. Procurementleaders moeten alert zijn op aanstaande verlengingen, betalingsvoorwaarden en contractuele verplichtingen om te zien wat eraan zit te komen en te plannen voor de toekomst. Zonder duidelijk inzicht in de toewijzing van resources of de beëindigingsdatums van contracten lopen procurementleaders het risico kritieke besparingskansen mis te lopen. Gecentraliseerde data lost dit probleem op en biedt de benodigde zichtbaarheid om betere contractbeslissingen te nemen en minder onnodige kosten te maken. 

4. Stel een samenwerkingshub samen. Sourcing- en procurementteams zijn de brug tussen het bedrijf en zijn leveranciers. Daardoor vallen ze al snel in de rol van tussenpersoon die informatie doorspeelt van stakeholders naar leveranciers en andersom. Tussenpersoon spelen is echter inefficiënt en betekent dat sourcing en procurement geen tijd hebben voor strategischere initiatieven, zoals het identificeren van ongeplande uitgaven en het evalueren van de leveranciersprestaties. Door een gecentraliseerde communicatiehub te bieden, kan procurement stakeholders direct in contact brengen met leveranciers en ervoor zorgen dat essentiële informatie op het juiste moment bij de juiste personen terechtkomt. 

5. Ontwikkel goedkeuringsworkflows. Contracten komen soms tot stilstand omdat de relevante stakeholders ze nog niet hebben goedgekeurd of zelfs nog niet hebben gezien. Strategische sourcingteams met duidelijk inzicht in de personen die contracten moeten goedkeuren, kunnen tijd besparen met gestandaardiseerde workflows die contracten automatisch doorsturen voor de vereiste goedkeuringen. 

6. Ontwikkel een regelmatig schema voor contractbeoordeling. Wanneer er geen toezicht wordt gehouden op contracten, komen deadlines als een verrassing. Met wekelijkse of maandelijkse contractbeoordelingen heeft uw team beter zicht op zaken die dringend aandacht vereisen en bent u beter voorbereid op aanstaande prestatiebeoordelingen en verlengingen. 

7. Stem het managen van leverancierscontracten af op de bredere bedrijfsdoelen. Sourcing kan een strategischere partner voor de business worden door aan te tonen hoe het contractmanagement direct van invloed is op de bottom line. Procurementleaders die eenvoudig toegang hebben tot data over leverancierscontracten, kunnen op basis daarvan slimmere beslissingen nemen over risicobeperking, resourcetoewijzing en projectprioriteiten. Met meer inzicht in de totale contractuele uitgaven kunnen sourcing- en procurementteams bovendien beter rapporteren over de totale besparingen en kansen identificeren om de leveranciersrelaties in alle bedrijfslijnen te versterken. 

8. Geef sterke relaties prioriteit boven zuinigheid. De consensus onder procurementleaders: kostenbesparing is niet langer het hoogste goed. Om te midden van volatiele supplychains en een ontwrichtende pandemie de bedrijfscontinuïteit te waarborgen, vertrouwden veel teams voor strategische sourcing en procurement op hun sterke leveranciersrelaties. In plaats van op zoek te gaan naar de beste deal voor het bedrijf, moet u kijken naar voorwaarden die wederzijds gunstig zijn om zo duurzame relaties op te bouwen. 

Hoe topbedrijven resultaten boeken met effectief management van leverancierscontracten

Steeds meer bedrijven zien in dat het managementproces voor leveranciersrelaties essentieel is voor hun bredere bedrijfsstrategieën. Om de groeiende business beter te ondersteunen, koos een toonaangevend technologiebedrijf Workday als contractmanagementsysteem. 

Deze technologische innovator heeft meer dan 30 miljoen gebruikers over de hele wereld en beheert duizenden leverancierscontracten om een geweldige service te leveren en de business te schalen. Voordat ze samen met Workday het contractproces digitaliseerden, had het procurementteam van het bedrijf beperkt inzicht in de ruim 3000 internationale contracten. Zonder standaardproces was het voor het sourcingteam extreem moeilijk om strategische partners te identificeren en risico's te beoordelen.

Uiteindelijk koos het technologiebedrijf Workday Strategic Sourcing als contractmanagementsysteem om contractdata te centraliseren, risico's zichtbaarder te maken, samenwerking tussen stakeholders mogelijk te maken en meer kosten te besparen. Met één bron van de waarheid voor contracten kon procurement sterkere leveranciersrelaties opbouwen door consequent aan alle contractuele verplichtingen te voldoen. Daarnaast gaf een contractrepository interne stakeholders meer armslag doordat ze alle benodigde informatie op één plek konden vinden.

Dankzij een digitaal contractsysteem was het procurementteam geen uren meer kwijt aan het zoeken naar informatie en werd er ook nog geld bespaard. Met Workday kon het procurementteam onnodige kosten identificeren en zien welke leveranciersrelaties goed liepen en welke moesten worden herzien. Met behulp van contractdata zorgde het sourcingteam voor ongeveer 100 miljoen dollar aan besparingen. Ook ontwikkelde het team een strategie om 'tail spend' met meer dan de helft te verminderen door eenmalige en sole-sourceleveranciers te evalueren. 

Management van leverancierscontracten verandert 

Het is duidelijk dat conventioneel management van leverancierscontracten niet langer voldoet, nu bedrijven gebruik maken van een steeds grotere leverancierspool. Om de zakelijke doelstellingen te ondersteunen en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen, moeten sourcing- en procurementteams hun contractdata benutten om kosten te besparen, verlengingen en deadlines te volgen en alle contractuele verplichtingen na te komen. 

Zonder een specifieke strategie voor contractmanagement kan cruciale informatie zoals de contractduur, verlengingsdatums en deadlines in alle hectiek verloren gaan. Om dit soort problemen te vermijden, kiezen bedrijven steeds vaker voor digitale systemen voor contractmanagement die data automatisch centraliseren en een samenwerkingshub bieden. 

Dankzij deze verbeterde zichtbaarheid kunnen sourcingteams strategische leveranciers identificeren en relaties in het bedrijf managen. Naast diepere inzichten in leveranciers gaf strategisch contractmanagement sourcing- en procurementprofessionals ook meer zicht op de totale uitgaven van hun bedrijven en de mogelijkheid om hiaten in het leveranciersbestand in te vullen om onnodige kosten te vermijden.

Bent u klaar om uw contractmanagement naar een hoger plan te tillen? Ontdek hoe Workday Supplier Contract Management u kan helpen uw contractdata te centraliseren en direct business impact te realiseren.